～受付メール・通知・ログ記録を自動化｜初心者向けコード付き～
Googleフォームに回答が届くたびに、受付完了メールを手作業で送っていませんか？
本記事では、Googleフォームの回答直後に、
・回答者へ受付完了メールを自動返信
・管理者へ回答内容を自動通知
・送信結果やエラーをシートへ記録
する仕組みを、Google Apps Script（GAS）で作ります。
コードは全文掲載しています。基本的にはコピーして貼り付け、設定シートへ会社名や通知先を入力すれば使える構成です。
問い合わせ受付、セミナー申込み、資料請求、アンケート、予約希望、社内申請などに利用できます。
【本記事に含まれるもの】
・完成版GASコード
・初期設定の手順
・メール本文の変更方法
・フォーム送信トリガーの設定
・二重送信を防ぐ仕組み
・送信ログの作成
・テスト方法
・よくあるエラーと対処法
・安全に運用するための注意点
Googleフォームは使えるけれど、GASは初めてという方にも分かるよう、画面操作の順番に沿って説明します。
Googleフォームの返信と通知を自動化する完全ガイド
はじめに
Googleフォームは、問い合わせ、申込み、アンケート、社内申請などを手軽に受け付けられる便利なツールです。
回答内容をGoogleスプレッドシートへ保存することもできます。
しかし、実際に運用してみると、フォームを作っただけでは解決しない作業が残ります。
例えば、次のような作業です。
・回答者へ受付完了メールを送る
・担当者へ新しい回答を知らせる
・回答内容をメールへコピーする
・正常にメールが送られたか確認する
・返信済みかどうか記録する
回答件数が少ないうちは、手作業でも対応できます。
しかし、忙しい日に回答を見落としたり、受付メールの送信を忘れたりすると、相手を不安にさせてしまいます。
そこで本記事では、
Googleフォームへの回答をきっかけに、返信と通知を自動実行する仕組み
を作ります。
この仕組みでできること
完成すると、次の流れが自動で実行されます。
1．利用者がGoogleフォームを送信
2．回答内容がスプレッドシートへ保存
3．回答者へ受付完了メールを送信
4．管理者へ新規回答の通知メールを送信
5．送信結果を「送信ログ」シートへ記録
メールには、フォームで入力された名前、日時、問い合わせ内容などを自動で差し込めます。
同じ回答に対してメールが何度も送られないよう、二重送信を防ぐ処理も入れています。
向いている用途
この仕組みは、次のようなフォームに向いています。
・問い合わせ受付
・セミナーやイベントの申込み
・資料請求
・アンケート
・予約希望受付
・採用応募
・備品申請
・修理依頼
・休暇申請
・社内問い合わせ
予約フォームに使う場合、自動返信は「予約確定」ではなく、
「予約希望を受け付けました」
という内容にしてください。
在庫や空き状況を人が確認する必要がある業務では、自動的に確定したと伝えないことが重要です。
この仕組みが向いていないケース
次のような用途では、専用システムや専門家への相談をおすすめします。
・非常に大量のメールを送信する
・複雑な会員認証が必要
・決済と連動する
・厳密な権限管理が必要
・医療情報など特に機密性の高い情報を扱う
・一時的な停止も許されない基幹業務
・回答によって何十種類もの処理へ分岐する
GASには、実行時間やメール送信数などGoogle側の利用制限があります。
送信可能数はアカウントや利用状況によって異なり、コード上ではMailApp.getRemainingDailyQuota()を使って、その時点の残り送信可能数を確認できます。
ここまで無料公開部分
以下から、実際の設定手順と完成コードです。
～受付メール・通知・ログ記録を自動化｜初心者向けコード付き～
Googleフォームに回答が届くたびに、受付完了メールを手作業で送っていませんか？
本記事では、Googleフォームの回答直後に、
・回答者へ受付完了メールを自動返信
・管理者へ回答内容を自動通知
・送信結果やエラーをシートへ記録
する仕組みを、Google Apps Script（GAS）で作ります。
コードは全文掲載しています。基本的にはコピーして貼り付け、設定シートへ会社名や通知先を入力すれば使える構成です。
問い合わせ受付、セミナー申込み、資料請求、アンケート、予約希望、社内申請などに利用できます。
【本記事に含まれるもの】
・完成版GASコード
・初期設定の手順
・メール本文の変更方法
・フォーム送信トリガーの設定
・二重送信を防ぐ仕組み
・送信ログの作成
・テスト方法
・よくあるエラーと対処法
・安全に運用するための注意点
Googleフォームは使えるけれど、GASは初めてという方にも分かるよう、画面操作の順番に沿って説明します。
Googleフォームの返信と通知を自動化する完全ガイド
はじめに
Googleフォームは、問い合わせ、申込み、アンケート、社内申請などを手軽に受け付けられる便利なツールです。
回答内容をGoogleスプレッドシートへ保存することもできます。
しかし、実際に運用してみると、フォームを作っただけでは解決しない作業が残ります。
例えば、次のような作業です。
・回答者へ受付完了メールを送る
・担当者へ新しい回答を知らせる
・回答内容をメールへコピーする
・正常にメールが送られたか確認する
・返信済みかどうか記録する
回答件数が少ないうちは、手作業でも対応できます。
しかし、忙しい日に回答を見落としたり、受付メールの送信を忘れたりすると、相手を不安にさせてしまいます。
そこで本記事では、
Googleフォームへの回答をきっかけに、返信と通知を自動実行する仕組み
を作ります。
この仕組みでできること
完成すると、次の流れが自動で実行されます。
1．利用者がGoogleフォームを送信
2．回答内容がスプレッドシートへ保存
3．回答者へ受付完了メールを送信
4．管理者へ新規回答の通知メールを送信
5．送信結果を「送信ログ」シートへ記録
メールには、フォームで入力された名前、日時、問い合わせ内容などを自動で差し込めます。
同じ回答に対してメールが何度も送られないよう、二重送信を防ぐ処理も入れています。
向いている用途
この仕組みは、次のようなフォームに向いています。
・問い合わせ受付
・セミナーやイベントの申込み
・資料請求
・アンケート
・予約希望受付
・採用応募
・備品申請
・修理依頼
・休暇申請
・社内問い合わせ
予約フォームに使う場合、自動返信は「予約確定」ではなく、
「予約希望を受け付けました」
という内容にしてください。
在庫や空き状況を人が確認する必要がある業務では、自動的に確定したと伝えないことが重要です。
この仕組みが向いていないケース
次のような用途では、専用システムや専門家への相談をおすすめします。
・非常に大量のメールを送信する
・複雑な会員認証が必要
・決済と連動する
・厳密な権限管理が必要
・医療情報など特に機密性の高い情報を扱う
・一時的な停止も許されない基幹業務
・回答によって何十種類もの処理へ分岐する
GASには、実行時間やメール送信数などGoogle側の利用制限があります。
送信可能数はアカウントや利用状況によって異なり、コード上では
MailApp.getRemainingDailyQuota()を使って、その時点の残り送信可能数を確認できます。ここまで無料公開部分
以下から、実際の設定手順と完成コードです。