不動産業界特有の慣習による業務負担を、効率的に改善したココナラアシスト活用事例

本格的な人口減少や高齢化に伴い、ニュースになることも少なくない「空き家問題」。それを解決するために日々取り組んでいるのが、名古屋に本社を置く株式会社不二興産です。 

日々全国からさまざまな不動産再生の相談や情報が届く中、一つの問題がありました。それにより、業務負担がなかなか減らない状況に……。今回はそんな問題を解決すべくココナラアシストを活用された人事総務部の鈴木さんにお話をお伺いしました。 

「課題の多い」物件の再生を数多く手がける

本日はよろしくお願いいたします。まずは御社の事業について教えてください 

創業以来一貫して、不動産の再生事業を中心に活動しています。日本は本格的な人口減少に突入しており、2000年代以降「空き家問題」が世の中の関心事としてしばしば取り上げられるようになりました。不動産再生とはマンションやアパートなどで築年数が経ち、空室率が目立ってきている物件を持つオーナー様に対し、入居率を高めるためのサービスのことを言います。当社ではマンションやアパートの買い取り、再生、コンサルティング、建物管理など幅広くサービスを提供しています。

確かに「空き家問題」は本当によく目にしますね。
それに伴い、御社への相談も増えてきているのでしょうか？

はい、年々増えてきています。最近では特に「二極化」が顕著になってきている印象です。都会の新しい物件はどんどんと埋まっていく一方、郊外や築年数の古い物件は非常に厳しい環境にあるのです。ただ、都会だからといって全ての物件が人気というわけではありません。都会はニーズがあるため、どんどん新しい物件が立ち上がっています。そのため、郊外だと「古い物件」とされる定義が築10年から20年であるのに対し、都会ですと築5年ほどで古いという扱いを受けてしまうケースもあるのです。 

都会は都会で課題があるのですね……。
そういった中で、御社の強みはどこにあるのでしょうか？

大きく二つあります。一つは特に「課題の多い」物件に対する実績を多く積んでいることです。当社が手がけた物件は全国にあり、その中には地方や郊外に位置するものも数多くあります。またかなり築年数が経過して、再生が難しいと思われるような物件も多く手がけているため、幅広い課題に対処できるのが強みであると考えています。 

もう一つはオーナー様目線でコンサルティングができることです。当社は不動産再生事業の中でも珍しく建物管理の事業も行っており、大家さんの目線でリノベーションし、そのまま継続して建物管理を行うことができるのです。 

不動産業界特有の業務における課題とは

続いて、ココナラアシスト利用のきっかけについて教えてください

先ほどお話しさせていただきました通り、課題を持ったオーナーさんからの依頼や問い合わせが増えてきているのが現状です。そのような物件情報は全国の不動産業者から送られてくるのですが、データファイルだけでなくFAXで届くこともありますし、中には手書きというケースもあります。フォーマットが一定ではないため、データ管理を行うためには全て社内でリスト入力を行わなければならないのです。これまでは正社員が対応していたのですが、残業も増えてしまうためどうにかしなければならないという課題を持っていました。 

ただ、比較的単純作業なので1名正社員を採用するほどではないと感じており、ほかの解決策がないのかと調べている中で業務委託のサービスがあることを知り、まとめて問い合わせを入れることにしました。 

その際さまざまなサービスをご覧いただいたとお伺いしましたが、なぜココナラアシストを選んでいただいたのでしょうか？ 

まずはトライアルという感覚だったので、連絡をいただいた各社の提案の中からコストの観点で2社に絞り、最終的にココナラアシストを選びました。理由としては、お一人が継続して対応していただける「マンツーマン型」に魅力を感じたためです。お一人に対応していただく方がコミュニケーションしやすいですし、経験を積んでいただくことで効率が上がるのではないかと考えました。 

候補者の中からどのようにして採用を決めたのでしょうか？ 

ココナラアシストの担当者から3名候補を挙げていただき、面接を経て1名の方に決めました。PC入力などの基本的なスキルに関しては、ココナラアシストからの紹介ということで問題なく対応可能な方だろうと考えていたので、そのほかの視点で面接をしました。 

まずはコミュニケーション能力です。社員とのやり取りも多く発生するため、オンラインでも問題なくコミュニケーションが取れるかどうか。今回お願いした方は、その点に関して非常に優れていると感じました。また、その方は普段から物件情報を見るのが好きで、専門用語を多く知っていたのです。不動産業界は同じものでも表現が違うケースがあります。例えば簡単なもので言えば、構造の用語で「コンクリート造り」と「RC構造」、広さの表現も「平米」「㎡」といったものがそれに当たります。今回お願いした方はこれらの用語にも明るかったので、スムーズに進行できるのではないかと考えました。

コミュニケーションはどのような形で行ったのでしょうか？ 

基本はチャットで行っています。オリエンの際には社員が作成した作業マニュアルを元に説明し、作業に入っていただきました。実はこのマニュアル、社員が独自の判断で作成してくれていたのですが、作業が明確になっていたので初動からスムーズに入ることができ、本当に助かりました。

業務委託アシスタントの導入を業務の整理・マニュアルづくりのきっかけに 

契約から３カ月ほど経過していますが、感想などをお聞かせください。

非常に満足しています。特にありがたいと感じたのが、開始早々にアシスタントさんご自身で入力しやすいフォーマットを作っていただいたことです。あまり良い言い方ではないですが、オンラインの業務委託アシスタントは時給制、しかもリモートなので手を抜こうと思えばできてしまいますよね。しかし、今回お願いした方は自らコストパフォーマンスを意識し、行動に移していただけたのです。ご本人には直接お会いしたことはありませんが、「会社の仲間」という感覚で接することができています。 

今回このように非常に良い経験を積めたので、私の所属する人事総務部やほかの部署でも活用できないかということを議論し始めています。効果や効率を考えてということももちろんですが、社員の急な休職や退職というリスクも考えなければなりません。その時のヘッジ策として新たな人事の選択肢を手に入れられたことは大きいと感じています。

ありがとうございます。
最後に、ココナラアシストの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。

当社が今まで使っていなかった理由は、そもそも詳しく知らなかったことと、業務委託という形でお任せして本当に大丈夫なのか？と感じたからでした。業務委託というとどうしても「これだけ」というような提携のサービスで時間や内容に制約があり、使い方が難しいのではないかという印象を持っていたのです。 

ただ、今回初めてサービスを利用して、こんなにも柔軟に当社の課題に合わせた人材を紹介いただき、内容を整理いただいたことで、そのような印象はなくなりました。私から言えるのは、「悩んだらまずは使ってみたらどうか」ということです。期間は指定できますし、取り組んでいく中で内容は調整すれば良い。もし本当に機能していないと感じられたらやめることも難しくありません。 

「どのように業務の要件定義をしていいか分からないし、マニュアルもないから頼みにくい」と考える方も多いと思います。だとしたら、このようなサービスを利用するタイミングでマニュアル作りにチャレンジされてみてはいかがでしょうか。それも業務を整理する良いきっかけにもなると思っています。でもなかなか時間的にも内容的にも難しいということもあるので、業務マニュアルを作るサービスをココナラで提供してくれたら私も使いたいですね（笑）。 

 株式会社不二興産
設立　　：2000年8月
事業内容：収益不動産再生事業、コンサルティング事業、建物管理事業
URL　　：https://fuji-kosan.jp/

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