司法書士の現場に“第二のチーム”を──急成長する法務事務所がココナラアシストで描く、次の成長曲線

個人から法人まで幅広く法務支援を行い、大阪から東京・横浜・京都へ拠点を広げるなど急成長しているのが、司法書士法人・行政書士Hana法務事務所です。「司法書士＝紙と電話」という従来のイメージを覆し、同事務所ではDX化の先駆けとしてLINE相談やeKYC、ペーパーレス化を積極的に導入。お客さまがより気軽に、安心して相談できる環境づくりにも力を入れながら、社内の業務効率化も実現してきました。

そんなHana法務事務所が1年半前に導入したのが、さまざまなスキルを持つ100万人から最適なアシスタントを紹介する「ココナラアシスト」です。当初は1名からスタートし、現在では8名のアシスタントが稼働。顧客情報の登録や法的書類の作成補助、労務サポート、督促補助、架電対応など、幅広い業務を支えています。

「人を増やすのではなく、“チームの力を広げる”という感覚」。そう語るのは、同事務所で総務・人事を担当する秋吉美穂さん。急速な成長の裏で、どのようにして“第二のチーム”を築き上げてきたのか。その実践と工夫を伺いました。

「リーガルサポートを、もっと身近に」を体現するサービスを展開

本日はよろしくお願いします。まず、Hana法務事務所について教えてください。

会社・法人の設立から不動産登記、相続借金問題の解決まで法人・個人問わず幅広い法的サービスを提供しています。2019年の法人化以降事業が拡大し、東京・横浜・京都にも支店を構え、スタッフはグループ全体で70人を超えるまでになりました。

事務所の特徴はどのようなところにありますか？

「法律をもっと身近に、相談しやすくする」ことを大切にしています。法務事務所というと「電話しづらい」「書類が多くて難しそう」といったイメージを持たれがちですが、そうした不安をなくし、お客さまが安心して相談できる環境づくりに力を入れてきました。

その一環として、利便性を高めるDX化を積極的に進めています。例えばLINEでのやりとりを導入し、いつでもメッセージで相談や確認ができるようにしました。書類の郵送や電話の待ち時間といった手間を省き、必要な情報をスマホで完結できるようにしています。実際に「気軽に相談できるようになった」「出張中でもやりとりできて助かる」といった声を多くいただいています。

また、eKYC（オンライン本人確認）等のシステムをさまざま活用することで、以前よりスピーディーに契約や手続きを完了できる仕組みも整えました。夜勤などで時間の制約がある方や、家族に知られたくない事情を抱える方など、これまで相談をためらっていたお客さまにもより柔軟に対応できる体制を構築しています。

1名から8名へ。オンラインの“第二のチーム”が生まれるまで

ココナラアシストを導入されたきっかけを教えてください。

背景には「事務の重要性が増した」ことと、「適材を採用することの難しさ」の両方があります。 

私たちのような事務所では、顧客情報の登録、日々のお問合せへの一次対応、裁判所や金融機関とのやりとりなど、専門的な裏方業務が非常に多く発生します。司法書士の先生が直接対応すべき案件を支えるためには、事務職の存在が欠かせません。
ところが、事業拡大とともに案件数が急増し、「専門性を持ちながら正確に処理できる事務人材」の確保が課題になっていたんです。

しかし、正社員の事務職を募集するといつも多数の応募が集まるものの、その多くは求めるスキルとマッチしません。教育にも時間がかかり、せっかく採用しても定着が難しいという悩みを抱えていました。

「それなら、必要な時間とスキルだけ確保できる仕組みを探そう」と考えました。複数のサービスを比較した結果、最もスピーディーに人を見つけられたのがココナラアシストでした。相談からわずか2週間で稼働が始まり、専門性を持ったアシスタントの方にすぐ実務をお願いできたんです。

現在はどのような業務を任せているのでしょうか。

最初は経理補助やデータ入力などの定型的な仕事だけでしたが、いまでは顧客情報の登録、労務・人事・採用・総務サポート、メールやLINEの巡回業務、各種書類の作成補助、架電補助など、幅広い領域で活躍してもらっています。

特に印象的だったのは、破産・再生などの書類作成の経験が豊富な専門性の高い方をマッチングしてもらえたことです。司法書士事務所・行政書士事務所の業務では、法律知識に加えて実務経験が必要。そんな人材を全国から見つけてくれるのが、ココナラアシストのすごいところだと思います。

かなり細かな業務があり「任せ方」もポイントになるかと思いますが、工夫されたことはありますか？

最初に取り組んだのは、「自分の仕事をすべて棚卸しする」ことです。スプレッドシートに細かい工程を書き出し、手順をテキストや画像でマニュアル化していきました。

その結果、最終的に約300本ものミニマニュアルが完成。大変でしたが、業務を外に出すために整理する過程で、むしろ「自分たちの強み」や「社内の非効率な部分」がはっきり見えるようになりました。外部に任せるというより、「チームの形をアップデートする」感覚に近かったですね。

オンラインでのやり取りに難しさはありませんでしたか？

もちろん最初は手探りでしたが、初回に必ずZoomで顔を合わせることを徹底しています。単に業務説明をするだけでなく、事務所の理念や社内ルール、判断基準など背景まで共有することで、誤解やズレを防げるようになりました。

また、日報での業務共有と、私・現場リーダー・アシスタントの三者間での定期確認を行い、進捗や改善点を見える化しています。

最初は「説明に手間がかかる」と感じることもありますが、マニュアルや運用の仕組みを整えれば、あとは驚くほどスムーズ。「完璧な準備をしてから始める」より、「やりながら整える」ことが何より大事だと実感しています。

机もPCもいらない。可動性がもたらした「固定費」からの解放

導入してから、どんな変化がありましたか？

一番大きかったのは「可動性」が生まれたことです。例えば産休・育休の代替や繁忙期の波に合わせて、必要なときだけ時間単位で依頼できる柔軟さは大きなメリットでした。

また、正社員を一人採用すると机や椅子、パソコンの準備、通勤費、社会保険など、目に見えないコストが次々に発生します。ですが、ココナラアシストならそうした固定費は一切不要です。トライ＆エラーを重ねながら最適化できる「試せる採用」が可能になりました。

結果として、正社員はコア業務に集中できるようになり、サポート体制の強化とともに各部門の生産性が一段上がったと感じています。

人事面での効果も大きそうですね。

はい。タスク単位での成果が数値化できるようになったことで、評価や業務の見える化が進みました。正社員の評価はどうしても感覚的になりがちですが、外部に委託したタスクは「どの業務を、どの時間で、どの品質で行うか」が明確です。合意形成もしやすく、フェアな評価がしやすくなったと思います。

また、外部に業務を分担したことで、社内の不公平感が減ったのも大きな変化でした。以前は「なぜうちの部署だけ忙しい」「自分ばかり負担が重い」といった声もありましたが、今は各部門に1人ずつアシスタントを配置。業務量の偏りが減り、自然とチームの雰囲気も良くなりました。

「人を増やす」ではなく「負担を平準化する」。その発想の転換が、結果的に組織全体の安心感と生産性を生んだのだと思います。

「外に出すことで、内側が整う」──成長企業のこれから

今後の展望を教えてください。

今後は、営業支援やWeb運用、動画制作といった「創造的な領域」にも活用していきたいと考えています。

新しい取り組みを始めるとき、どうしても「人員が揃ってから」と慎重になりがちですが、その間にチャンスを逃してしまうことも多いんです。だからこそ、これからは最初から「ココナラアシスト込み」でプロジェクトを設計することで、スピード感を持って動いていきたいと思っています。

「リソースを揃えてから動く」のではなく、「動きながら最適化する」。そんな柔軟な組織を目指したいですね。

導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

ココナラアシストは「挑戦のハードルを下げてくれる仕組み」だと思います。月10万円程度で人を雇うのは難しくても、ココナラアシストなら「試す」ことができます。最初から完璧な体制を整える必要はありません。小さく始めて、やりながら整えていけばいいんです。

人手不足の時代だからこそ、「外部の力をどう使うか」が企業の成長スピードを左右します。多くの企業が「人がいないから進められない」と立ち止まってしまいますが、ココナラアシストを導入して「前に進みながら考える」体制にチャレンジしてみてはいかがでしょうか？

 司法書士法人・行政書士Hana法務事務所
設立　　　：2019年10月
事業内容　：不動産登記、会社・法人設立、債務整理・借金問題、相続放棄・遺産相続手続、成年後見 など
公式サイト： https://hana-legal.com/

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