知識と経験が蓄積される「マンツーマン型」アシスタントを活用し、特殊な業界のWebサイト運用でもスムーズな引き継ぎを実現 

長年にわたり、日本で課題となっている介護問題。介護保険制度が開始された2000年にサービス提供を開始し、全国の介護事業者向けにさまざまなサービスを通じて課題解決に取り組んでいるのが株式会社日本ケアコミュニケーションズです。 

同社はサービスの提供に加え、セミナー情報やコラムなどの情報発信も積極的に行なっています。その情報発信用Webサイトの運用サポートを依頼したのが「ココナラアシスト」。マーケティング・セールス部でサイト運営を担当しているの洞（ほら）加奈子さんにお話をお伺いしました。 

唯一のWeb運用担当者の休職がきっかけで、スキルを持った外部人材の活用を決断

本日はよろしくお願いします。まず御社の事業内容について教えてください 

訪問介護・看護やデイサービス、介護老人施設などを運営している介護事業者向けに、業界シェアNo.1の国保連伝送サービスである「ケアネットメッセンジャー」をはじめ、介護請求システムの「キャンビルネオ」、訪問看護ソフトの「ココナース」、居宅介護支援事業所ソフトの「ケアマネくん」などの業務ソフトをクラウドサービスで提供しています。お客様は全国にわたり、サービスによっては30,000を超える事業者にご利用いただいています。 

今回ココナラアシストをご利用いただいたきっかけを教えてください

コーポレートサイトの制作・運用担当者が休職に入ることがきっかけでした。もともと1名で運用をしていたので、社内で対応しようと思っても1から学ばなければならず、現実的ではありませんでした。また、新たに社員を採用するほどの業務量ではなかったため、派遣社員や業務委託の活用を選択肢として考えることにしました。その時々で業務量の波があるため、派遣社員だと毎日何かしら仕事を依頼しなければいけない、ということが逆にプレッシャーになってしまうのではないかと考え、業務委託を優先してアシスタント探しを検討することにしたのです。

業務委託を利用するのは、今回が初めてだったのですか？

はい、これまで開発部門で外部の方を活用するケースはあったのですが、今回のように業務を一部切り分けて依頼する、ということは過去ありませんでした。 
そのため、意外と難しかったのが業務内容の定義でした。サイトの運営・運用というざっくりとした依頼事項はあったのですが、どういうことをやってもらいたいか、どういうスキルが必要であるかということの整理があまりできておらず……。とりあえず「業務委託」でウェブ検索をして、ヒットした数社にお話を聞くことにしたんです。 

アシスタントに知識と経験が蓄積される「マンツーマン型」が決め手に

複数社候補がある中、ココナラアシストを選んでいただいた理由を教えていただけますか？

コスト面でマッチすることが大前提で、さらに「マンツーマン型」で働いていただけることが決め手でした。当社のセキュリティの規定上、参画してくださる方が使用するパソコンは当社から提供するものに限定しており、仮にチーム型での対応になってしまうと複数人に貸与しなければなりません。また、介護業界についてある程度理解してもらいたいという思いがあり、仕組みや用語はもちろんですが、細かな部分を伝えていくためには継続して特定の方に学んでいただく方が効果的と考え、ココナラアシストを利用することにしました。 

その後、どのような形でアシスタントを選んでいったのですか？

依頼する前に一番悩んでいたのが「どういう募集要項にすれば適切な人に来てもらえるか？」ということでした。先ほどもお話しした通り、Webサイトを運営してもらいたいという大まかな要件はあったのですが、具体的にどのようなことをやっていただき、それにはどのようなスキルが必要なのかということが明確にされていなかったので……。それを自分たちで可視化するのは、時間的にも知識的にも難しいと感じていました。 

そこでココナラアシストの担当者に丁寧にヒアリングしていただき、具体的な要件定義を行なっていく中で、非常にマッチしていると感じられる候補者を複数名ご紹介いただくことができました。 

面接では経歴やご自身のポートフォリオをご紹介いただくとともに、実際に当社で運用している画面を見ていただくことで、作業の意図や内容を理解していただけるかの確認をしました。 

前任者が休職されるとのことでしたが、引き継ぎなどはうまくいきましたか？

面接で具体的なお話ができたことで、今回の要件に最適な方に依頼することができたと感じています。引き継ぎ期間は2週間ほどしかありませんでしたが、スムーズに概要を掴んでいただけ、今や即戦力として活躍していただいています。社内で新たな担当を任命する場合には、Webサイト運用の基本情報まで教育しなければならなかったので、とても助かりました。 

現在は私が窓口となり、適宜作業を依頼するようにしています。基本的にはチャットでの作業進行、必要に応じてWebミーティングや電話でコミュニケーションを取っているのですが、当社は現在リモートワークを推奨していることもあり、不都合はほとんど感じていません。

経験者をアサインできたことでスムーズな引き継ぎにつながったのですね。
実際に業務が進んでからの感想なども教えてください。

私もWebサイト運用は専門ではないので、なかなか依頼事項を明確にできない時もあり、「こんな感じのことがしたいのですが……」と漠然としたお願いになってしまうケースもあります。そんな時でも「他社ですと、このような形でやっていますよ」と新たな方法を教えてくれるんです。こういった面でも、外部の視点を入れていくのは非常に重要だなと感じました。 

外部人材とともに働くことで、社員の成長にもつながる 

それでは、最後にココナラアシストをご利用いただいた感想をお願いします。

社員の休職に伴う穴埋めのような形で依頼をさせていただきましたが、今後も同様のことが起こりうること、また一人に負荷をかけることなく、外部人材を活用しながらその負荷を分散させることは業務の流れを止めないためのリスクヘッジとして重要だと感じました。本当はもっと色々と企画したい、コンテンツを増やしていきたいと思っていたのですが、現状の社内リソースではなかなか推進できなかったので、これからは作業進行にもご協力いただきつつ、社内で企画を活性化させていきたいと考えています。 

また、何より学びになったのは、社員のスキルアップにつながる可能性があることに気づけたということです。外部の方はさまざまな経験を積んでおり、社内にいるだけでは知ることのできない多くの知見を持っているので、一緒に働くことで社員にとっても学びのある非常に良い機会になるのではと感じました。 

ココナラアシストにはさまざまなスキルを持っている方がいらっしゃるので、今後もCRMツールの運用や月末に単発で発生する事務作業など、我々の部署に限らず業務として切り分けられる内容に関しては活用を検討していきたいですね。 

 株式会社日本ケアコミュニケーションズ 
設立　　　：2003年7月11日（サービス提供開始：2000年4月）
事業内容　：介護・医療・福祉分野における情報サービス
公式サイト： https://www.care-com.co.jp/