請求・入金照合の「未入金」は未払い確定ではありません｜架空の制作例

請求一覧と入金明細を見比べて、「金額が違う行」「同じ番号が複数ある行」を探す作業。結果に印を付けるだけでは、その後に何を確認すればよいか分かりにくいことがあります。

そこで、照合結果と一緒に「なぜその判定になったか」を残します。ここでは、実際の顧客情報を使わない架空の例で、納品する確認表の考え方をご紹介します。

■ 請求4行・入金3行の小さな例

説明用の架空データです。請求A〜Dはそれぞれ10,000円。両方のファイルで同じ番号を使い、請求1行と入金1行を照合します。キーの重複や入力不備はない設定です。

・A：入金10,000円、期限内 → 入金済

・B：入金10,000円、期限後 → 期日後入金

・C：入金9,500円 → 金額差異

・D：受領した入金明細に同じ番号がない → 未入金

請求は4行・合計40,000円、入金は3行・合計29,500円。判定も4行です。この数値は説明用で、実際の売上や顧客の取引ではありません。

■ 判定と、まだ分からないことを分ける

Cの差額は500円です。ただし、金額だけでは手数料なのか、一部入金なのか、入力違いなのかは分かりません。理由を推測して入金済みに変更せず、確認が必要な行として残します。

Dの「未入金」は、受領した明細内に一致する番号がないという意味です。明細の対象期間や抜け漏れなどを確認する前に、現実の未払いが確定したとは扱いません。

また、Bは期限後ですが入金がある行です。「期日後入金」と「未入金」は区別します。合計額の差だけで未払い残高を確定しないことも大切です。

■ 合計が合っていても、自動で入金済みにはしない例

別の架空例として、請求22,000円に対し、同じキーの入金11,000円が2行あったとします。合計は一致しますが、基本の1対1の照合条件を満たしません。「重複候補」として確認対象にし、分割入金や二重入金とは断定しません。

キーの空欄、請求側のキー重複、読み取れない日付、数値でない金額などは「入力不備」として通常の判定から分けます。空欄を推測で埋めたり、勝手にデータを修正したりはしません。

■ お渡しするもの

請求一覧と入金明細の必要列、今回分の照合結果、確認理由、採用した照合ルール、件数・金額合計の検査記録をExcelにまとめます。

対象は、ExcelまたはCSVの各1ファイル・各100データ行まで、共通キー1種類、JPY、1対1、金額完全一致の照合です。納品は今回分の確認表で、翌月のデータを差し替えて繰り返し使うツールではありません。

会計・税務判断、仕訳作成、入金催促、銀行や会計ソフトへの接続は含みません。分割・合算入金、手数料控除、相殺などは基本範囲外です。対応できるかを購入前に確認します。

■ まずはデータ本体ではなく、列名と件数から

見積り相談では、次の情報をお知らせください。

1. 照合したい対象期間と目的

2. 請求一覧・入金明細それぞれの列名と行数

3. 両方に入っている共通キーの列名

4. 分割・合算入金や手数料控除の有無

5. 希望納品日と利用するExcel環境

6. 必要に応じて、個人情報・機密情報を含まない架空の数行サンプル

生の氏名・住所・連絡先・口座番号や機密資料は送らないでください。照合キーに置換が必要な場合は、両ファイルで対応する同じ仮IDを使います。やり取りとファイル送付はココナラ内で行います。

「この2つの表で照合できるか」から、サービスページの見積り相談で確認できます。料金・納期・修正範囲はサービスページの最新条件をご確認ください。

請求一覧と入金明細を照合し確認表にまとめます

https://coconala.com/services/4444277