【メール】上手な断り方テンプレート

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ビジネス・マーケティング

この記事は以下のように考えている方におすすめです。

・断るのが苦手で悩んでいる

・断りにくい誘いをどう断るのが良いのか悩んでいる

・誘われづらくなるような断り方はしたくない

断る訓練でイエスマンから卒業する。

が今回の裏テーマです。

黄金のテンプレート

相手に不快感を与えない断り方
① 感謝する
② 断る理由と謝罪を伝える
③ 次を匂わせる

今回の記事はビジネスメールというよりか、ラインやショートメールをイメージした事例検討となっています。

たとえば、日時が指定されたお誘いで考えてみましょう。日時が指定されていると断りやすいかもしれませんね。

あなたには先約が入っています。

仲のいい友達なので、角が立たないような伝え方をしたいと考えたあなたはこう返信してしまいます。

残念ながらその日は予定が入っていて・・

これだけの短い返事を受け取った友達は、どう感じるでしょうか？誘ったことに罪悪感を感じてしまいそうです。

友達から誘われなくなっては寂しいので、少し修正してみます。

誘ってくれてありがとう。伝えにくいのだけど別の約束があって・・一緒に行けなくてとても残念です。

ここでは絵文字がなくて固い感じになってしまいますが、この返事に絵文字が加わると柔らかい表現になりますね。【感謝→理由＋感情】で文を組み立てます。

この後のやりとりでは自分のターンでメールが終わるとベストですね。

・またしばらくしたら連絡させてね。
・次はこちらから連絡させてください。

このような文があると、誘ったほうも安心できるのではないでしょうか。

次は話し言葉でも考えてみます。お相手は苦手なママ友や昔の会社の苦手な先輩に置き換えても良いでしょう。

いつも相手が言ってほしそうな言葉をつい口走ってしまうあなたは、普段からご近所さんに気に入られています。ご近所さんには盆踊りの練習に誘われたとしましょう。

メールならこの一言で終わらせられるでしょうか。

お誘いいただきありがとうございます。参加したかったのですが、あいにく仕事の都合がつけられず参加できません。せっかくお誘いいただいたのに申し訳ございません。

【感謝→理由→お詫び】です。理由をすべて伝える必要もありません。

話し言葉なら...

その日はちょっとですねぇ...

です。

その日はちょっと......親（家族）に聞いてみます。

時間かせぎする場合は、きちんと理由を考えて結論を伝えます。

めんどうな人から信頼される必要はありません。好印象を与えず、悪印象も与えないのがポイント。

ただし、ご近所や親族など切っても切れない関係にある場合は、断り方に充分気をつけたほうが良いですね。

CatchyというAIツールの手を借りてみるのも良さそうです。2022年12月現在、期間限定記事で「誘いを断る」「帰省を断る」といったテーマで文章作成を試すことができます。

文章の基本形を身につけて、さっと自分の頭で構成が考えられるようになると一番良いですね！！