メールでやんわり催促するには

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ビジネス・マーケティング

日々のメールで言いづらいことを書くとき、少しためらいませんか。たとえば相手からの返信を催促するとき。

やんわり催促するポイント

相手から返信が来ないと、ついこんなことが頭に浮かびます。

「どうして返信をくれないのだろう。」

「怒っている？それとも忘れている？」

「送ったメールが届いていなかったらどうしよう。」

今だと実はコロナ感染でしばらく会社を休んでいた、なんてことも珍しくありません。また、何らかの原因でメールが迷惑メールboxに放りこまれていて、相手が未確認だったケースもあります。

メールの文章に特殊なURLが入っていたり、添付ファイルの容量が大きかったりしたときに迷惑メール扱いになることがあるようです。

いずれにせよ、相手のいろいろな事情を想像しながらメール文を作ります。想像できれば、思いやりのあるメール文が出来るもの。

・〇〇の件ですが、その後いかがでしょうか。
・行き違いがありましたら申し訳ございません。
・念のため先日のメールを再送しますのでご確認をお願いします。
・このメールを読まれましたら一度ご返信をいただけますと幸いです。

意識するのはアサーションです。「なんで早く返事をくれないの！？」という感情はいったん横に置いて、その場にふさわしい表現を選びます。

あちら側に落ち度がある場合は「しまった！」と思うので、わざわざ強気なメールを送る必要はありません。仮に相手に落ち度がなければ関係悪化につながりかねませんので、くれぐれも上から目線にならないようにします。

感情そのままに連絡すると相手の返信が余計に来なくなるだけです。あくまで低姿勢で。ときに逆の立場になることもありますし・・。

アサーション：
相手の立場を尊重しながら自分の率直な意見を伝えるコミュニケーション。

メールで催促した途端、焦った相手から電話がかかってきてしまうことがあります。電話ではお互いのやりとりが残らないため、文面で残したいこともあるでしょう。

では、もし電話がかかってきてしまった場合、どうすればよいでしょうか。

・少し先のことですので、お電話でお話した内容をメールで送らせていただきます。
・大事なことですので（覚えを兼ねて）今お話した内容をメールで送らせていただきます。

電話の最後にこう伝える。仮に電話で伝えられなかったとしても、この文言をメールで伝えてしまって良いと思います。

相手は「念押しされた」「わざわざメールしなくても・・」と感じるかもしれませんが、伝え方さえ間違えなければ大丈夫。

過去に「言った／言わない」でモメたご経験のある方には、文面で残す大切さに共感いただけるのではないでしょうか。とくに金額、期日が関わるような内容は聞き違いもゼロではありません。

「電話だけで終わらせて大丈夫かな・・？」と少しでも不安になったら、同僚か上司に相談してみるのが一番です。

「そんなこと言われた覚えがない」「いつそんなこと頼まれましたか？」と反論されたとき、メールで残してあれば「○月○日にお伝えしました」「○月○日にご依頼しました」と、証拠が示せます。

催促するときは、返信を催促したいメールを添付する（転送メールに催促文面を書く）のが無難です。Outlookメールなら、メールを「名前をつけて保存」という技が可能なので、保存したファイルを添付して送ることもできます。

・やりとりした内容が互いの上司に承認されていなかった。

・会話したものの、実は互いの認識がずれていた。

・会話内容を忘れてしまった。

このようなトラブルは、できるだけ避けたいもの。情報をマンツーマンで共有するのがちょっと心許ないときもメールが活躍します。

ある程度は催促の定形文があるので、使いまわすと良いでしょう。私は他のスタッフが誰かに送った催促メールを保存しておいて、やんわり催促する言い回しを真似ています。

「報連相」の報告と連絡を同時にこなしてくれるメール。書き慣れるまでには時間がかかりますが、未来の自分を救ってくれることがきっとあるでしょう。

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