社員にAIのアカウントを配る。
ここまでは、わりと早く決まります。
月に数千円で、反対する人もあまりいないので。
詰まるのは、配ったあとです。
使う人と使わない人に分かれる。
使う人は、何を入れていいか分からないまま入れている。
使わない人は、何に使えばいいか分からないまま放っている。
で、半年たって「結局どれくらい役に立ったの」と聞かれて、誰も答えられない。
これは社員のせいではなくて、配る前に決めておくことが決まっていないと起きやすい、と考えています。
（ここに書いたのは、導入のときに起こりやすいつまずきの例です）
書いている人のこと
EC支援の会社で、管理部門（経理・財務・人事労務・法務・情シス）を統括する役員を務めました。
なので、この記事は「AIに詳しい人の使い方」ではなく、「決める側が先に決めておくこと」の話です。
配る前に決めることは、10個ある
先に一覧だけ出します。
前半で10個全部の中身を書きます。
後半には、自社用に書き込んで使う判断表と、社員に送る通知の文面を置いています。
何のために配るか（目的を1つに絞る）
誰に配るか（全員か、先に一部か）
どのAIを使うか（会社が認めたもの1つに絞る）
入れてよい情報・ダメな情報
任せてよい仕事・任せない仕事
出す前に誰が確かめるか
入れてしまったときの連絡先
お金の上限
何をもって「効いた」とするか
いつ見直すか
1. 何のために配るか
「生産性を上げるため」だと、たぶん何も起きません。
広すぎて、社員が自分の仕事のどこで使えばいいか決められないので。
おすすめは、1つに絞ることです。
「毎月の会議資料の下書きを、AIに作らせる」くらいの粒度で。
1つに絞ると、使い方を教える人も、効いたかどうかを見る人も決まります。
広げるのは、その1つが回ってからで遅くないと思っています。
2. 誰に配るか
全員に一斉に配るより、先に3〜5人に配るほうが進みやすいです。
選ぶのは「AIに詳しい人」ではなく、「1で決めた仕事を毎月やっている人」です。
詳しい人だけに渡すと、試すことが目的からずれやすいので。
3. どのAIを使うか
会社として認めるAIとアカウントを1つ決めます。
選ぶときは、契約と設定で次を確かめます。
入れた内容を学習に使うかどうか、どれくらい保存されて、どう消せるか、誰が使っているかを管理できるか、ほかのサービスとつながるか。
そのうえで、「それ以外は仕事に使わない」と決めます。
個人のアカウントに会社の情報を入れられると、あとで履歴を消しても、保存された内容の扱いを会社が管理できるとは限りません。
4. 入れてよい情報・ダメな情報
ここが一番大事です。
3つの段に分けておくと、社員が迷いません。
使ってよい: 公開済みの情報や架空のデータのうち、個人情報・秘密の情報が無いことを確かめたもの
情報管理の責任者に確認: 社内の数字、未発表の計画、自社の契約書（上司の了解だけでは入れない）
ダメ: 取引先から預かった情報（契約書を含む）、お客さんと社員の個人情報、パスワード
2つ気をつけたいことがあります。
名前や数字を消しても、中身から取引先や人が分かることがあります。消しただけでは「使ってよい」になりません。
社内で全員が見てよい情報でも、外のAIに入れてよいかは別に決めます。
「迷ったら入れない」まで書いておきます。
使っていいものを増やすより、入れない情報を先に決めるほうが、事故は減ります。
なお、これは導入の最初に置く社内ルールの例です。法律で一律に決まっている一覧ではありません。
5. 任せてよい仕事・任せない仕事
下書き・要約・調べもの・計算の手伝いは、本人の判断で使ってよい。
社外に出すものと数字の判断は、上司が読んでから。
人の評価と採用、法律と税金の結論は、AIに決めさせない。
もう1つ、AIに自動で送らせたり、払わせたりしない。
これも、配る前に書いておきます。
6. 出す前に誰が確かめるか
AIは、もっともらしい間違いを書きます。
なので役割を3つに分けて決めます。
まず確かめる基本は、数字、人名と社名と日付、元の資料に無いことが足されていないか、の3つです。
そのうえで用途に合わせて、元の資料や一次情報との照合、抜け漏れ、秘密の情報が混ざっていないか、他人の権利を侵していないかも見ます。
7. 入れてしまったときの連絡先
入れてはいけないものを入れる人は、必ず出ます。
そのときに隠されるのが一番困ります。
連絡先を1つ決めて、「気づいたらすぐ連絡する」「連絡した人を責めない」と書いておく。
連絡では、使ったAI、入れた時刻、情報の種類、ほかの人と共有したかを伝えてもらいます。
受けた側は、使うのを止める、記録を残す、サービス側への削除の依頼、必要な報告や通知をするかどうかを判断します。
8. お金の上限
月額の契約だけなら上限は決めやすいです。
気をつけたいのは、使った分だけ払う仕組みのAIを、誰かが仕事の自動化につないだときです。
「1か月いくらまで」「超えそうなら誰に言うか」を先に決めておきます。
9. 何をもって「効いた」とするか
配る前に決めないと、あとから決められません。
1で決めた仕事について、「いま何時間かかっているか」を配る前に測っておく。
できれば同じくらいの仕事で何回か測ります。
3か月後に同じ測り方でもう一度測ります。
時間は、AIへの指示や確かめ直しにかかった分も含めます。
あわせて、出来上がりの質と、かかったお金も並べて見ます。
10. いつ見直すか
AIの機能や利用の条件は変わります。
ルールは半年に1回見直す前提で、日付を先に決めておきます。
大きな変更や事故があったときは、その時点でも見直します。
ここまでが、配る前に決める10個の中身です。
ここから先は、この10個を自社用に埋めるための材料です。
社員にAIのアカウントを配る。
ここまでは、わりと早く決まります。
月に数千円で、反対する人もあまりいないので。
詰まるのは、配ったあとです。
使う人と使わない人に分かれる。
使う人は、何を入れていいか分からないまま入れている。
使わない人は、何に使えばいいか分からないまま放っている。
で、半年たって「結局どれくらい役に立ったの」と聞かれて、誰も答えられない。
これは社員のせいではなくて、配る前に決めておくことが決まっていないと起きやすい、と考えています。
（ここに書いたのは、導入のときに起こりやすいつまずきの例です）
書いている人のこと
EC支援の会社で、管理部門（経理・財務・人事労務・法務・情シス）を統括する役員を務めました。
なので、この記事は「AIに詳しい人の使い方」ではなく、「決める側が先に決めておくこと」の話です。
配る前に決めることは、10個ある
先に一覧だけ出します。
前半で10個全部の中身を書きます。
後半には、自社用に書き込んで使う判断表と、社員に送る通知の文面を置いています。
何のために配るか（目的を1つに絞る）
誰に配るか（全員か、先に一部か）
どのAIを使うか（会社が認めたもの1つに絞る）
入れてよい情報・ダメな情報
任せてよい仕事・任せない仕事
出す前に誰が確かめるか
入れてしまったときの連絡先
お金の上限
何をもって「効いた」とするか
いつ見直すか
1. 何のために配るか
「生産性を上げるため」だと、たぶん何も起きません。
広すぎて、社員が自分の仕事のどこで使えばいいか決められないので。
おすすめは、1つに絞ることです。
「毎月の会議資料の下書きを、AIに作らせる」くらいの粒度で。
1つに絞ると、使い方を教える人も、効いたかどうかを見る人も決まります。
広げるのは、その1つが回ってからで遅くないと思っています。
2. 誰に配るか
全員に一斉に配るより、先に3〜5人に配るほうが進みやすいです。
選ぶのは「AIに詳しい人」ではなく、「1で決めた仕事を毎月やっている人」です。
詳しい人だけに渡すと、試すことが目的からずれやすいので。
3. どのAIを使うか
会社として認めるAIとアカウントを1つ決めます。
選ぶときは、契約と設定で次を確かめます。
入れた内容を学習に使うかどうか、どれくらい保存されて、どう消せるか、誰が使っているかを管理できるか、ほかのサービスとつながるか。
そのうえで、「それ以外は仕事に使わない」と決めます。
個人のアカウントに会社の情報を入れられると、あとで履歴を消しても、保存された内容の扱いを会社が管理できるとは限りません。
4. 入れてよい情報・ダメな情報
ここが一番大事です。
3つの段に分けておくと、社員が迷いません。
使ってよい: 公開済みの情報や架空のデータのうち、個人情報・秘密の情報が無いことを確かめたもの
情報管理の責任者に確認: 社内の数字、未発表の計画、自社の契約書（上司の了解だけでは入れない）
ダメ: 取引先から預かった情報（契約書を含む）、お客さんと社員の個人情報、パスワード
2つ気をつけたいことがあります。
名前や数字を消しても、中身から取引先や人が分かることがあります。消しただけでは「使ってよい」になりません。
社内で全員が見てよい情報でも、外のAIに入れてよいかは別に決めます。
「迷ったら入れない」まで書いておきます。
使っていいものを増やすより、入れない情報を先に決めるほうが、事故は減ります。
なお、これは導入の最初に置く社内ルールの例です。法律で一律に決まっている一覧ではありません。
5. 任せてよい仕事・任せない仕事
下書き・要約・調べもの・計算の手伝いは、本人の判断で使ってよい。
社外に出すものと数字の判断は、上司が読んでから。
人の評価と採用、法律と税金の結論は、AIに決めさせない。
もう1つ、AIに自動で送らせたり、払わせたりしない。
これも、配る前に書いておきます。
6. 出す前に誰が確かめるか
AIは、もっともらしい間違いを書きます。
なので役割を3つに分けて決めます。
書いた人: 中身を確かめる
上司: 社外に出すものや大事な判断に使うものを、用途に合わせて承認する
情報管理の責任者: ルールと、事故が起きたときの対応を持つ
まず確かめる基本は、数字、人名と社名と日付、元の資料に無いことが足されていないか、の3つです。
そのうえで用途に合わせて、元の資料や一次情報との照合、抜け漏れ、秘密の情報が混ざっていないか、他人の権利を侵していないかも見ます。
7. 入れてしまったときの連絡先
入れてはいけないものを入れる人は、必ず出ます。
そのときに隠されるのが一番困ります。
連絡先を1つ決めて、「気づいたらすぐ連絡する」「連絡した人を責めない」と書いておく。
連絡では、使ったAI、入れた時刻、情報の種類、ほかの人と共有したかを伝えてもらいます。
受けた側は、使うのを止める、記録を残す、サービス側への削除の依頼、必要な報告や通知をするかどうかを判断します。
8. お金の上限
月額の契約だけなら上限は決めやすいです。
気をつけたいのは、使った分だけ払う仕組みのAIを、誰かが仕事の自動化につないだときです。
「1か月いくらまで」「超えそうなら誰に言うか」を先に決めておきます。
9. 何をもって「効いた」とするか
配る前に決めないと、あとから決められません。
1で決めた仕事について、「いま何時間かかっているか」を配る前に測っておく。
できれば同じくらいの仕事で何回か測ります。
3か月後に同じ測り方でもう一度測ります。
時間は、AIへの指示や確かめ直しにかかった分も含めます。
あわせて、出来上がりの質と、かかったお金も並べて見ます。
10. いつ見直すか
AIの機能や利用の条件は変わります。
ルールは半年に1回見直す前提で、日付を先に決めておきます。
大きな変更や事故があったときは、その時点でも見直します。
ここまでが、配る前に決める10個の中身です。
ここから先は、この10個を自社用に埋めるための材料です。
10個をまとめた判断表（社長が書く欄つき）
社員に送る通知の文面（そのまま貼れる形・全員向けと先行メンバー向けの2本）
入れてよい情報の早見表（業種別に足すときの例つき）
3か月後に「効いたか」を見るための記録の型
この10個を、AIに自社用に直させる頼み方