社員の同じ質問をAIに答えさせる前に作る「答え帳」の型と、AIへの指示文

社員から「有給はどう取るの」「休むときはだれに連絡するの」と、社内の質問が何度も来ることはありませんか。社長がいないときに「社長ならどう考えるかな」と社員が迷うこともあります。1つずつは短い質問でも、社長や総務の方が毎回答えていると、まとまった時間が取れなくなります。

こうした質問をAIに答えさせる仕組みは、LINEやチャットの道具とつなげば作れます。ただ、仕組みより先に用意したいのが、AIに読ませる「答え帳」です。答え帳がないまま始めると、AIは会社の決まりを知らないので、それらしい答えを作ってしまうことがあります。

この記事は、社員の質問に答えるAIを作るときに私たちが使っている質問の用紙をもとに、「答え帳」の作り方と、AIへの指示文の型をまとめたものです。お客様向けではなく、社員向けの答え帳の話です。

【こんな方に】

・社長や総務の方で、社員から同じ質問を何度も受けている方

・AIに社内の質問を答えさせたいが、お給料や人のことまで話されるのが心配な方

・社長の考え方を、社員が迷ったときの目安として伝えたい方

【言葉の説明】

・理念：会社が何のためにあるかを書いた言葉

・人事：だれがやめる・だれがどの役につく・だれがどこへ移る、といった話

・昇格：会社の中で、役や立場が上がること

・手当：お給料に足して出るお金

【この記事で手に入るもの】

・答え帳に書くことの一覧（8つの見出し）と、そのまま写して使える型

・AIに「答えてよいこと」「答えないこと」「人に回すこと」を分けて伝える指示文の型

・始めたあとに、答え帳を育てていく見直しのやり方

【使う物】

・文書を作れる道具（Googleドキュメント・Wordなど）

・文書を読ませて答えさせられるAI（LINEやチャットとつなぐ方法は、使っている道具によってちがいます）

【この記事に入っていないこと】

・LINEとAIをつなぐ設定の手順

・プログラムの文