外構会社の仕事では、現場や打ち合わせ以外にも、意外と多くの「文章を考える仕事」があります。
Instagramを更新したいけれど、何を投稿すればいいのか思いつかない。
施工写真はたくさんあるのに、ホームページへ掲載する施工事例を書くところまで手が回らない。
お問い合わせへの返信内容は決まっているのに、失礼のない文章に整えようとすると時間がかかる。
一つひとつはそれほど大きな仕事ではなくても、毎日の業務の中に積み重なると、かなりの時間を使います。
そんな「考える時間」を減らすために活用できるのが、ChatGPTです。
ただ、実際に使ってみると、
「何を入力すればいいのか分からない」
「思っていたような文章にならない」
「なんとなくAIが書いたような文章になる」
「外構会社の仕事を分かっていない回答が返ってくる」
と感じることもあるのではないでしょうか。
ChatGPTは、ただ「文章を書いて」とお願いするだけでも文章を作ってくれます。
でも、どんな情報を渡し、どのようにお願いするかによって、返ってくる回答は大きく変わります。
この記事では、外構会社の日々の業務ですぐ使えるように、
の3つに絞って、具体的な使い方とコピペ用プロンプトをまとめました。
「ChatGPTは使ったことがない」という方でも、順番に使える内容にしています。
第1章｜外構会社の仕事にChatGPTはどう使える？
ChatGPTというと、
「AIに仕事を任せる」
というイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、外構会社で最初からすべての業務をAIに任せる必要はありません。
むしろ最初は、
「自分でやっている仕事を、一緒に考えてもらう」
くらいの使い方がおすすめです。
たとえば、施工写真をInstagramへ投稿するとします。
写真は決まっている。
施工内容も分かっている。
お客様に伝えたいポイントもある。
それでも、いざ投稿しようとすると、
「最初の一文をどうしよう」
「どこまで説明したらいいかな」
「この文章だと固すぎるかな」
と考えて、なかなか投稿できないことがあります。
そんなときに、
「この施工内容をInstagramで紹介したい。一般のお客様にも分かりやすい投稿文を一緒に考えて」
とChatGPTに相談できます。
ゼロから文章を考えるのではなく、自分が持っている情報をChatGPTに整理してもらい、たたき台を作ってもらうイメージです。
外構会社なら、こんな業務に使えます
Instagramの投稿を考える
施工写真はあるけれど文章が思いつかないときに、施工内容やこだわったポイントを伝えて投稿文を作ってもらえます。
投稿ネタをまとめて考えたり、すでに書いた文章を読みやすく整えたりすることもできます。
施工事例を書く
ホームページの施工事例も、ChatGPTを活用しやすい業務のひとつです。
施工エリア、工事内容、お客様のご要望、施工のポイントなど、分かっている情報を整理して渡すことで、施工事例の文章を作るためのたたき台にできます。
「施工写真はたまっているのに、文章を書く時間がない」というときにも活用できます。
お客様へのメール返信を考える
お問い合わせへの返信、現地調査の日程調整、見積書の送付、お断りやお詫びなど、メールにもさまざまな場面があります。
伝える内容自体は決まっていても、
「この言い方で失礼ではないかな」
「もう少し柔らかくしたい」
と悩むことがあります。
そんなときも、伝えたい内容を箇条書きでChatGPTに渡して、返信文を一緒に考えることができます。
ChatGPTに任せるのは「判断」ではなく「考えるサポート」
ここは、この記事を読み進める前に知っておいてほしいポイントです。
ChatGPTは便利ですが、何でも正しく判断してくれるわけではありません。
たとえば、
「この工事はいくらでできますか？」
「この施工方法で問題ありませんか？」
「この商品はこの場所に設置できますか？」
といった内容を、ChatGPTの回答だけで判断するのはおすすめできません。
現場の状況、商品の仕様、自社の価格、施工方法などは、実際の情報を確認する必要があります。
この記事で紹介するのは、そうした専門的な判断をAIに任せる方法ではありません。
会社側が持っている正しい情報をもとに、文章を考えたり、情報を整理したりするためにChatGPTを使う方法です。
この線引きをしておくと、日々の業務にも取り入れやすくなります。
第2章｜ChatGPTを使う前に知っておきたい「伝え方」
ChatGPTを使って、
「なんだか思っていた回答と違う」
となる原因のひとつが、ChatGPTに渡している情報の少なさです。
たとえば、
外構会社のInstagram投稿を書いて。
これだけでも文章は作れます。
ただ、ChatGPTからすると、
どんな会社なのか。
どんな施工なのか。
誰に見てもらいたいのか。
何を伝えたいのか。
どんな雰囲気の文章がいいのか。
ほとんど分からない状態です。
そのため、一般的な内容になりやすくなります。
そこで意識したいのが、次の5つです。
① 何をしてほしいのか
まずは、ChatGPTにお願いする仕事を伝えます。
たとえば、
「Instagramの投稿文を作ってください」
「施工事例の文章を作ってください」
「お客様へのメール返信を考えてください」
などです。
② 誰に向けた文章なのか
同じ内容でも、読む相手によって文章は変わります。
たとえばInstagramなら、
「これから新築外構を検討している一般のお客様」
と伝えるだけでも、専門業者向けの文章とは書き方が変わります。
③ 元になる情報
ここは特に重要です。
施工事例なら、
施工エリア
工事内容
お客様のご要望
使用した商品
工夫したポイント
など。
メールなら、
どんな問い合わせが届いたか
相手に何を伝えたいか
日程や金額などの必要事項
などを伝えます。
ChatGPTが知らない情報を想像で補わなくてもいいように、分かっている事実をこちらから渡すことが大切です。
④ どんな文章にしたいのか
「丁寧に」だけではなく、
「丁寧だけれど、堅すぎない文章」
「外構を初めて検討する人にも分かりやすく」
「営業っぽくしすぎない」
など、希望する雰囲気も伝えられます。
⑤ やってほしくないこと
意外と大切なのがこれです。
たとえば施工事例なら、
提供していない商品名、寸法、金額、施工方法などを推測して追加しないでください。
と伝えておく。
Instagramなら、
大げさな表現や、事実として確認できない効果は書かないでください。
と指定することもできます。
「何を書いてほしいか」だけでなく、「何を書いてほしくないか」まで伝える。
これだけでも回答を調整しやすくなります。
プロンプトとは？
この記事では、このあと何度も「プロンプト」という言葉が出てきます。
難しそうに聞こえますが、簡単にいうと、
ChatGPTに「何をしてほしいか」を伝える指示文
のことです。
毎回、
「何てお願いしたらいいんだろう」
と考える必要はありません。
この記事では、外構会社の実際の業務を想定したプロンプトを用意しています。
基本的には、
プロンプトをコピー
↓
【 】の中を自社の情報に変更
↓
ChatGPTへ送信
という流れで使えるようにします。
この記事でできるようになること
この先では、具体的な業務ごとにプロンプトを紹介していきます。
Instagramでは、施工写真から投稿文を作ったり、投稿ネタを考えたり、書いた文章を整えたり。
施工事例では、工事情報を読みやすい施工事例へまとめたり、タイトルを考えたり、既存の記事を整えたり。
メールでは、お問い合わせへの返信から、日程調整、見積書送付、お断り、お詫び、送信前の文章チェックまで扱います。
さらに、
「回答が長すぎる」
「文章がAIっぽい」
「もう少し柔らかくしたい」
「営業っぽくしたくない」
といったときに使える追加指示もまとめます。
ChatGPTから最初に出てきた回答を、そのまま使う必要はありません。
「ここをもう少しこうしてほしい」と伝えながら、一緒に完成させていく。
この感覚が分かると、ChatGPTはぐっと使いやすくなります。
ここから実践編です
ここまで、ChatGPTを外構会社の仕事に取り入れるときの基本的な考え方を紹介してきました。
ここからは、実際の業務で使える形にしていきます。
まずは、外構会社の情報発信で利用する機会の多いInstagramから。
次章では、
施工写真から投稿文を作る
投稿ネタを考える
Before／Afterを紹介する
外構商品を紹介する
お役立ち投稿を作る
投稿文を自然に整える
ハッシュタグを考える
投稿企画をまとめて考える
といった場面ごとに、そのままコピーして使えるプロンプトを紹介します。
プロンプトを載せるだけではなく、
「どこを書き換えるのか」「どんな情報を入れればいいのか」「思った回答にならないときはどうするのか」
まで、実際の使い方と一緒に説明していきます。
第3章｜Instagram実践編｜外構会社ですぐ使えるプロンプト8選
ここからは、実際の業務で使えるプロンプトを紹介します。
最初のテーマは、外構会社のInstagram運用です。
施工写真はあるのに投稿文が思いつかない。投稿したいけれど、毎回似たような内容になってしまう。何を投稿すればいいのか考えているうちに、更新が止まってしまう。
そんなときは、投稿そのものをChatGPTに丸投げするのではなく、自社が持っている施工情報や伝えたい内容を渡して、文章を一緒に作る使い方がおすすめです。
この章では、よくある8つの場面に分けて紹介します。
【 】の部分を自社の内容に書き換えて、そのままChatGPTへ送ってみてください。
1｜施工写真からInstagramの投稿文を作る
こんなときに使います
施工写真は撮影したものの、
「この施工をどう紹介したらいいんだろう」
と手が止まっているときに使えるプロンプトです。
写真だけを渡すのではなく、分かっている施工情報も一緒に伝えるのがポイントです。
コピペ用プロンプト
外構会社の仕事では、現場や打ち合わせ以外にも、意外と多くの「文章を考える仕事」があります。
Instagramを更新したいけれど、何を投稿すればいいのか思いつかない。
施工写真はたくさんあるのに、ホームページへ掲載する施工事例を書くところまで手が回らない。
お問い合わせへの返信内容は決まっているのに、失礼のない文章に整えようとすると時間がかかる。
一つひとつはそれほど大きな仕事ではなくても、毎日の業務の中に積み重なると、かなりの時間を使います。
そんな「考える時間」を減らすために活用できるのが、ChatGPTです。
ただ、実際に使ってみると、
「何を入力すればいいのか分からない」
「思っていたような文章にならない」
「なんとなくAIが書いたような文章になる」
「外構会社の仕事を分かっていない回答が返ってくる」
と感じることもあるのではないでしょうか。
ChatGPTは、ただ「文章を書いて」とお願いするだけでも文章を作ってくれます。
でも、どんな情報を渡し、どのようにお願いするかによって、返ってくる回答は大きく変わります。
この記事では、外構会社の日々の業務ですぐ使えるように、
Instagram運用
施工事例作成
メール返信
の3つに絞って、具体的な使い方とコピペ用プロンプトをまとめました。
「ChatGPTは使ったことがない」という方でも、順番に使える内容にしています。
第1章｜外構会社の仕事にChatGPTはどう使える？
ChatGPTというと、
「AIに仕事を任せる」
というイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、外構会社で最初からすべての業務をAIに任せる必要はありません。
むしろ最初は、
「自分でやっている仕事を、一緒に考えてもらう」
くらいの使い方がおすすめです。
たとえば、施工写真をInstagramへ投稿するとします。
写真は決まっている。
施工内容も分かっている。
お客様に伝えたいポイントもある。
それでも、いざ投稿しようとすると、
「最初の一文をどうしよう」
「どこまで説明したらいいかな」
「この文章だと固すぎるかな」
と考えて、なかなか投稿できないことがあります。
そんなときに、
「この施工内容をInstagramで紹介したい。一般のお客様にも分かりやすい投稿文を一緒に考えて」
とChatGPTに相談できます。
ゼロから文章を考えるのではなく、自分が持っている情報をChatGPTに整理してもらい、たたき台を作ってもらうイメージです。
外構会社なら、こんな業務に使えます
Instagramの投稿を考える
施工写真はあるけれど文章が思いつかないときに、施工内容やこだわったポイントを伝えて投稿文を作ってもらえます。
投稿ネタをまとめて考えたり、すでに書いた文章を読みやすく整えたりすることもできます。
施工事例を書く
ホームページの施工事例も、ChatGPTを活用しやすい業務のひとつです。
施工エリア、工事内容、お客様のご要望、施工のポイントなど、分かっている情報を整理して渡すことで、施工事例の文章を作るためのたたき台にできます。
「施工写真はたまっているのに、文章を書く時間がない」というときにも活用できます。
お客様へのメール返信を考える
お問い合わせへの返信、現地調査の日程調整、見積書の送付、お断りやお詫びなど、メールにもさまざまな場面があります。
伝える内容自体は決まっていても、
「この言い方で失礼ではないかな」
「もう少し柔らかくしたい」
と悩むことがあります。
そんなときも、伝えたい内容を箇条書きでChatGPTに渡して、返信文を一緒に考えることができます。
ChatGPTに任せるのは「判断」ではなく「考えるサポート」
ここは、この記事を読み進める前に知っておいてほしいポイントです。
ChatGPTは便利ですが、何でも正しく判断してくれるわけではありません。
たとえば、
「この工事はいくらでできますか？」
「この施工方法で問題ありませんか？」
「この商品はこの場所に設置できますか？」
といった内容を、ChatGPTの回答だけで判断するのはおすすめできません。
現場の状況、商品の仕様、自社の価格、施工方法などは、実際の情報を確認する必要があります。
この記事で紹介するのは、そうした専門的な判断をAIに任せる方法ではありません。
会社側が持っている正しい情報をもとに、文章を考えたり、情報を整理したりするためにChatGPTを使う方法です。
この線引きをしておくと、日々の業務にも取り入れやすくなります。
第2章｜ChatGPTを使う前に知っておきたい「伝え方」
ChatGPTを使って、
「なんだか思っていた回答と違う」
となる原因のひとつが、ChatGPTに渡している情報の少なさです。
たとえば、
これだけでも文章は作れます。
ただ、ChatGPTからすると、
どんな会社なのか。
どんな施工なのか。
誰に見てもらいたいのか。
何を伝えたいのか。
どんな雰囲気の文章がいいのか。
ほとんど分からない状態です。
そのため、一般的な内容になりやすくなります。
そこで意識したいのが、次の5つです。
① 何をしてほしいのか
まずは、ChatGPTにお願いする仕事を伝えます。
たとえば、
「Instagramの投稿文を作ってください」
「施工事例の文章を作ってください」
「お客様へのメール返信を考えてください」
などです。
② 誰に向けた文章なのか
同じ内容でも、読む相手によって文章は変わります。
たとえばInstagramなら、
「これから新築外構を検討している一般のお客様」
と伝えるだけでも、専門業者向けの文章とは書き方が変わります。
③ 元になる情報
ここは特に重要です。
施工事例なら、
施工エリア
工事内容
お客様のご要望
使用した商品
工夫したポイント
など。
メールなら、
どんな問い合わせが届いたか
相手に何を伝えたいか
日程や金額などの必要事項
などを伝えます。
ChatGPTが知らない情報を想像で補わなくてもいいように、分かっている事実をこちらから渡すことが大切です。
④ どんな文章にしたいのか
「丁寧に」だけではなく、
「丁寧だけれど、堅すぎない文章」
「外構を初めて検討する人にも分かりやすく」
「営業っぽくしすぎない」
など、希望する雰囲気も伝えられます。
⑤ やってほしくないこと
意外と大切なのがこれです。
たとえば施工事例なら、
と伝えておく。
Instagramなら、
と指定することもできます。
「何を書いてほしいか」だけでなく、「何を書いてほしくないか」まで伝える。
これだけでも回答を調整しやすくなります。
プロンプトとは？
この記事では、このあと何度も「プロンプト」という言葉が出てきます。
難しそうに聞こえますが、簡単にいうと、
ChatGPTに「何をしてほしいか」を伝える指示文
のことです。
毎回、
「何てお願いしたらいいんだろう」
と考える必要はありません。
この記事では、外構会社の実際の業務を想定したプロンプトを用意しています。
基本的には、
プロンプトをコピー
↓
【 】の中を自社の情報に変更
↓
ChatGPTへ送信
という流れで使えるようにします。
この記事でできるようになること
この先では、具体的な業務ごとにプロンプトを紹介していきます。
Instagramでは、施工写真から投稿文を作ったり、投稿ネタを考えたり、書いた文章を整えたり。
施工事例では、工事情報を読みやすい施工事例へまとめたり、タイトルを考えたり、既存の記事を整えたり。
メールでは、お問い合わせへの返信から、日程調整、見積書送付、お断り、お詫び、送信前の文章チェックまで扱います。
さらに、
「回答が長すぎる」
「文章がAIっぽい」
「もう少し柔らかくしたい」
「営業っぽくしたくない」
といったときに使える追加指示もまとめます。
ChatGPTから最初に出てきた回答を、そのまま使う必要はありません。
「ここをもう少しこうしてほしい」と伝えながら、一緒に完成させていく。
この感覚が分かると、ChatGPTはぐっと使いやすくなります。
ここから実践編です
ここまで、ChatGPTを外構会社の仕事に取り入れるときの基本的な考え方を紹介してきました。
ここからは、実際の業務で使える形にしていきます。
まずは、外構会社の情報発信で利用する機会の多いInstagramから。
次章では、
施工写真から投稿文を作る
投稿ネタを考える
Before／Afterを紹介する
外構商品を紹介する
お役立ち投稿を作る
投稿文を自然に整える
ハッシュタグを考える
投稿企画をまとめて考える
といった場面ごとに、そのままコピーして使えるプロンプトを紹介します。
プロンプトを載せるだけではなく、
「どこを書き換えるのか」「どんな情報を入れればいいのか」「思った回答にならないときはどうするのか」
まで、実際の使い方と一緒に説明していきます。
第3章｜Instagram実践編｜外構会社ですぐ使えるプロンプト8選
ここからは、実際の業務で使えるプロンプトを紹介します。
最初のテーマは、外構会社のInstagram運用です。
施工写真はあるのに投稿文が思いつかない。投稿したいけれど、毎回似たような内容になってしまう。何を投稿すればいいのか考えているうちに、更新が止まってしまう。
そんなときは、投稿そのものをChatGPTに丸投げするのではなく、自社が持っている施工情報や伝えたい内容を渡して、文章を一緒に作る使い方がおすすめです。
この章では、よくある8つの場面に分けて紹介します。
【 】の部分を自社の内容に書き換えて、そのままChatGPTへ送ってみてください。
1｜施工写真からInstagramの投稿文を作る
こんなときに使います
施工写真は撮影したものの、
「この施工をどう紹介したらいいんだろう」
と手が止まっているときに使えるプロンプトです。
写真だけを渡すのではなく、分かっている施工情報も一緒に伝えるのがポイントです。
コピペ用プロンプト