Excel業務を外注する前に決めておく7つのこと（そのまま使える発注テンプレ付き）

この記事について

Excelやスプレッドシートの作業を外注したのに、思っていたものと違うものが上がってきた。あるいは納品されたけれど、翌月には動かなくなった。こうした失敗は、技術力ではなく発注時の決めごとが足りないことが原因で起きます。

業務自動化の受託をしていて感じるのは、うまくいく案件とそうでない案件の差が、着手前の30分でほぼ決まっているということです。逆に言えば、発注する側が7つの項目を先に決めておけば、失敗の大半は防げます。

この記事に載せたのは、その7項目と、そのままコピーして発注文に使えるテンプレートです。外注する側の視点で書いているので、どの業者に頼む場合でも使えます。

無料部分では「なぜ失敗するのか」の構造まで、有料部分では7項目の具体的な決め方とテンプレート本文を用意しました。

なぜ「思っていたものと違う」が起きるのか

原因は3つに分けられます。

1つ目は、作業の全体像が共有されていないこと。 発注側は「毎月の集計を自動化してほしい」と伝えます。受注側はその一文から作ります。ところが実際には、集計の前にファイルを3か所からダウンロードする手順があり、集計の後に部署ごとに分けて送る作業がある。ここが抜けると、真ん中だけが自動化された、使いどころのない仕組みが出来上がります。

2つ目は、例外の存在が伝わっていないこと。 実務のデータには必ず例外があります。月末だけ形式が変わる、特定の店舗だけ項目が1つ多い、年に一度だけ手入力が入る。こうした例外は、発注側にとっては当たり前すぎて説明されません。しかし自動化にとっては、そこが最大の難所です。

3つ目は、引き継ぎを前提にしていないこと。 作った本人だけが直せる状態で納品されると、担当が変わった瞬間に誰も触れなくなります。半年後に「もう使っていません」となる案件の大半がこれです。

この3つは、いずれも発注時に決めておけば防げます。技術の問題ではありません。

先に決めておく7項目

ここから先が本題です。7つの項目それぞれについて、何を決めるのか、どう伝えるのか、そして決めなかった場合に何が起きるのかを具体的に書きます。最後に、7項目をそのまま埋めるだけで発注文になるテンプレートを付けています。