問い合わせ返信を10分から2分へ｜そのまま使えるChatGPT指示書

問い合わせ返信は、丁寧さを意識するほど長くなり、結論や次の行動が埋もれがちです。AIへ「丁寧に返信して」とだけ頼むと、過剰な敬語や勝手な約束も混ざります。

このコンテンツでは、長い説明を毎回書かずに済むよう、入力欄と禁止事項まで固定した指示書を提供します。AIへ貼る前に個人情報・機密情報を伏せ、出力後は必ず人が確認してください。

先に用意する情報

• 相手の名前・会社名（必要な場合のみ）

• 問い合わせ本文

• こちらで確認できた事実

• 今回伝える結論

• 相手にお願いする次の行動

• 回答期限または次回連絡日

情報が欠けている状態でAIへ補完させると、自然な嘘が混ざります。不明な項目は空欄にせず「未定」「要確認」と書きます。