毎日やっているPC作業の中には、実は自動化できるものがかなりあります。
たとえば、
毎回同じフォルダにファイルを移動する。
Excelやスプレッドシートに同じ形式で入力する。
メールから必要な情報を抜き出す。
PDFの名前を変更する。
画像を決まったサイズに変換する。
Webサイトを開いて、同じ場所の情報を確認する。
請求書を整理する。
売上データをまとめる。
定型文を作る。
日報を作る。
こういう作業です。
ひとつひとつは小さいかもしれません。
でも、毎日やっているとかなり時間を使います。
1回5分の作業でも、毎日やれば1ヶ月で約2時間半。
1回15分なら、1ヶ月で7時間以上。
複数の作業が重なると、かなり大きな時間になります。
しかも、こういう作業は疲れます。
頭を使うというより、同じことを繰り返す。
ミスしないように気をつける。
確認して、コピーして、貼り付けて、保存する。
また確認する。
地味ですが、かなり消耗します。
この記事では、そういったPC作業の中で「自動化できる可能性が高いもの」を100個紹介します。
ただの「できること一覧」ではなく、
自動化しやすさ。
効果。
向いている人。
特に向いているケース。
注意点。
を付けて紹介します。
自分の作業に近いものを探しながら読んでみてください。
完全に同じ作業がなくても大丈夫です。
「似たような作業をしている」
「この部分だけ自動化できそう」
「これは自分の仕事にも当てはまりそう」
と思えるものがあれば、自動化できる可能性があります。
自動化できる作業の特徴
まず、自動化しやすい作業には特徴があります。
一番わかりやすいのは、同じ手順を何度も繰り返している作業です。
毎回同じファイルを開く。
同じ場所からデータを取る。
同じ形式で名前を変える。
同じ文章を作る。
同じ表に転記する。
こういう作業は、自動化できる可能性が高いです。
次に、ルールが決まっている作業です。
たとえば、
ファイル名に日付を入れる。
金額が1万円以上なら別のシートに移す。
メール件名に「請求書」が入っていたら保存する。
画像を横幅1200pxにそろえる。
CSVを読み込んで月別に集計する。
このように条件やルールが決まっている作業は、自動化に向いています。
逆に、毎回判断が大きく変わる作業や、人間の感覚がかなり必要な作業は完全自動化が難しいこともあります。
ただし、その場合でも「一部だけ自動化」はできます。
全部を自動化しなくてもいいです。
作業のうち、面倒な部分だけ自動化する。
確認だけ人間がやる。
最終判断だけ人間がする。
これだけでもかなり楽になります。
自動化は難しいものだけではない
自動化と聞くと、かなり難しいものを想像するかもしれません。
AI。
プログラミング。
ロボット。
システム開発。
業務改善。
確かに、大きな自動化には専門知識が必要です。
でも、実際にはもっと小さな自動化もたくさんあります。
ファイル名を一括変更する。
Excelの転記を自動化する。
メールの内容を表にまとめる。
画像を一括変換する。
毎朝見るWebページを自動で開く。
スクリーンショットを日付フォルダに保存する。
このくらいの作業でも、十分に自動化です。
そして、こういう小さい自動化ほど効果が出やすいです。
なぜなら、日常的に何度も発生するからです。
一度作ってしまえば、あとは何度でも使えます。
自動化を考える時の3つの質問
自分の作業が自動化できるか考える時は、次の3つを確認するとわかりやすいです。
1. 同じ作業を何度もしているか
毎日、毎週、毎月、同じ作業をしているなら、自動化の候補です。
頻度が高いほど効果も大きくなります。
たとえば、月1回だけの作業でも、毎回1時間かかるなら自動化する価値があります。
毎日5分の作業なら、かなり価値があります。
2. 手順を説明できるか
「まずこれを開いて、次にここをコピーして、この形式で保存する」
このように手順を説明できるなら、自動化できる可能性があります。
人に説明できる作業は、プログラムにも説明しやすいです。
逆に、「その時の雰囲気で判断する」「なんとなく見て決める」作業は少し難しくなります。
ただ、その場合でも補助ツールとして作れることがあります。
3. 入力と出力が決まっているか
自動化では、何を入れて、何を出すのかが大事です。
入力は、Excel、CSV、PDF、メール、画像、Webページなどです。
出力は、集計表、整理済みファイル、変換後画像、文章、レポートなどです。
入力と出力がはっきりしているほど、自動化しやすくなります。
自動化を依頼する時に伝えると良いこと
自動化を誰かに依頼する場合、次の情報があるとかなりスムーズです。
今どんな作業をしているか。
どのくらい時間がかかっているか。
どのくらいの頻度で発生するか。
使っているファイル形式。
入力データの例。
完成形の例。
絶対に守りたいルール。
多少ズレてもよい部分。
WindowsかMacか。
ExcelかGoogleスプレッドシートか。
ブラウザは何を使っているか。
特に大事なのは、「作業前の状態」と「作業後の状態」です。
たとえば、
作業前：請求書PDFがフォルダに大量に入っている。
作業後：取引先名と日付ごとにファイル名を変更し、月別フォルダに整理したい。
このように説明できると、自動化しやすくなります。
完全自動化と半自動化
自動化には、完全自動化と半自動化があります。
完全自動化は、人間がほとんど操作しなくても終わるものです。
たとえば、フォルダに入れたCSVを自動で読み込み、集計表を作って保存するようなものです。
一方、半自動化は、人間が一部操作するものです。
ボタンを押す。
ファイルを選ぶ。
結果を確認する。
最後だけ手動で送信する。
個人的には、最初は半自動化で十分だと思います。
いきなり全部を自動化しようとすると、作るのが大変になります。
まずは一番面倒な部分だけ自動化する。
確認は人間がする。
問題なければ少しずつ自動化範囲を広げる。
この方が失敗しにくいです。
有料部分で紹介する内容
ここから先では、PC作業の自動化実例を100個紹介します。
ただの「できること一覧」ではなく、それぞれに、
自動化しやすさ。
効果。
向いている人。
特に向いているケース。
注意点。
を付けています。
自分の作業に近いものを探しながら読んでみてください。
完全に同じ作業がなくても大丈夫です。
「似たような作業をしている」
「この部分だけ自動化できそう」
「これは自分の仕事にも当てはまりそう」
と思えるものがあれば、自動化できる可能性があります。
効果：作業時間・ミス削減への期待度
大＝繰り返し頻度が高いほど大きな削減が期待できる
中＝一定の削減効果が期待できる
小＝便利だが削減時間は比較的小さい
◎：比較的自動化しやすい
○：条件次第で自動化しやすい
△：人間確認や外部サービス条件が必要になりやすい
毎日やっているPC作業の中には、実は自動化できるものがかなりあります。
たとえば、
毎回同じフォルダにファイルを移動する。
Excelやスプレッドシートに同じ形式で入力する。
メールから必要な情報を抜き出す。
PDFの名前を変更する。
画像を決まったサイズに変換する。
Webサイトを開いて、同じ場所の情報を確認する。
請求書を整理する。
売上データをまとめる。
定型文を作る。
日報を作る。
こういう作業です。
ひとつひとつは小さいかもしれません。
でも、毎日やっているとかなり時間を使います。
1回5分の作業でも、毎日やれば1ヶ月で約2時間半。
1回15分なら、1ヶ月で7時間以上。
複数の作業が重なると、かなり大きな時間になります。
しかも、こういう作業は疲れます。
頭を使うというより、同じことを繰り返す。
ミスしないように気をつける。
確認して、コピーして、貼り付けて、保存する。
また確認する。
地味ですが、かなり消耗します。
この記事では、そういったPC作業の中で「自動化できる可能性が高いもの」を100個紹介します。
ただの「できること一覧」ではなく、
自動化しやすさ。
効果。
向いている人。
特に向いているケース。
注意点。
を付けて紹介します。
自分の作業に近いものを探しながら読んでみてください。
完全に同じ作業がなくても大丈夫です。
「似たような作業をしている」
「この部分だけ自動化できそう」
「これは自分の仕事にも当てはまりそう」
と思えるものがあれば、自動化できる可能性があります。
自動化できる作業の特徴
まず、自動化しやすい作業には特徴があります。
一番わかりやすいのは、同じ手順を何度も繰り返している作業です。
毎回同じファイルを開く。
同じ場所からデータを取る。
同じ形式で名前を変える。
同じ文章を作る。
同じ表に転記する。
こういう作業は、自動化できる可能性が高いです。
次に、ルールが決まっている作業です。
たとえば、
ファイル名に日付を入れる。
金額が1万円以上なら別のシートに移す。
メール件名に「請求書」が入っていたら保存する。
画像を横幅1200pxにそろえる。
CSVを読み込んで月別に集計する。
このように条件やルールが決まっている作業は、自動化に向いています。
逆に、毎回判断が大きく変わる作業や、人間の感覚がかなり必要な作業は完全自動化が難しいこともあります。
ただし、その場合でも「一部だけ自動化」はできます。
全部を自動化しなくてもいいです。
作業のうち、面倒な部分だけ自動化する。
確認だけ人間がやる。
最終判断だけ人間がする。
これだけでもかなり楽になります。
自動化は難しいものだけではない
自動化と聞くと、かなり難しいものを想像するかもしれません。
AI。
プログラミング。
ロボット。
システム開発。
業務改善。
確かに、大きな自動化には専門知識が必要です。
でも、実際にはもっと小さな自動化もたくさんあります。
ファイル名を一括変更する。
Excelの転記を自動化する。
メールの内容を表にまとめる。
画像を一括変換する。
毎朝見るWebページを自動で開く。
スクリーンショットを日付フォルダに保存する。
このくらいの作業でも、十分に自動化です。
そして、こういう小さい自動化ほど効果が出やすいです。
なぜなら、日常的に何度も発生するからです。
一度作ってしまえば、あとは何度でも使えます。
自動化を考える時の3つの質問
自分の作業が自動化できるか考える時は、次の3つを確認するとわかりやすいです。
1. 同じ作業を何度もしているか
毎日、毎週、毎月、同じ作業をしているなら、自動化の候補です。
頻度が高いほど効果も大きくなります。
たとえば、月1回だけの作業でも、毎回1時間かかるなら自動化する価値があります。
毎日5分の作業なら、かなり価値があります。
2. 手順を説明できるか
「まずこれを開いて、次にここをコピーして、この形式で保存する」
このように手順を説明できるなら、自動化できる可能性があります。
人に説明できる作業は、プログラムにも説明しやすいです。
逆に、「その時の雰囲気で判断する」「なんとなく見て決める」作業は少し難しくなります。
ただ、その場合でも補助ツールとして作れることがあります。
3. 入力と出力が決まっているか
自動化では、何を入れて、何を出すのかが大事です。
入力は、Excel、CSV、PDF、メール、画像、Webページなどです。
出力は、集計表、整理済みファイル、変換後画像、文章、レポートなどです。
入力と出力がはっきりしているほど、自動化しやすくなります。
自動化を依頼する時に伝えると良いこと
自動化を誰かに依頼する場合、次の情報があるとかなりスムーズです。
今どんな作業をしているか。
どのくらい時間がかかっているか。
どのくらいの頻度で発生するか。
使っているファイル形式。
入力データの例。
完成形の例。
絶対に守りたいルール。
多少ズレてもよい部分。
WindowsかMacか。
ExcelかGoogleスプレッドシートか。
ブラウザは何を使っているか。
特に大事なのは、「作業前の状態」と「作業後の状態」です。
たとえば、
作業前：請求書PDFがフォルダに大量に入っている。
作業後：取引先名と日付ごとにファイル名を変更し、月別フォルダに整理したい。
このように説明できると、自動化しやすくなります。
完全自動化と半自動化
自動化には、完全自動化と半自動化があります。
完全自動化は、人間がほとんど操作しなくても終わるものです。
たとえば、フォルダに入れたCSVを自動で読み込み、集計表を作って保存するようなものです。
一方、半自動化は、人間が一部操作するものです。
ボタンを押す。
ファイルを選ぶ。
結果を確認する。
最後だけ手動で送信する。
個人的には、最初は半自動化で十分だと思います。
いきなり全部を自動化しようとすると、作るのが大変になります。
まずは一番面倒な部分だけ自動化する。
確認は人間がする。
問題なければ少しずつ自動化範囲を広げる。
この方が失敗しにくいです。
有料部分で紹介する内容
ここから先では、PC作業の自動化実例を100個紹介します。
ただの「できること一覧」ではなく、それぞれに、
自動化しやすさ。
効果。
向いている人。
特に向いているケース。
注意点。
を付けています。
自分の作業に近いものを探しながら読んでみてください。
完全に同じ作業がなくても大丈夫です。
「似たような作業をしている」
「この部分だけ自動化できそう」
「これは自分の仕事にも当てはまりそう」
と思えるものがあれば、自動化できる可能性があります。
効果：作業時間・ミス削減への期待度
大＝繰り返し頻度が高いほど大きな削減が期待できる
中＝一定の削減効果が期待できる
小＝便利だが削減時間は比較的小さい
◎：比較的自動化しやすい
○：条件次第で自動化しやすい
△：人間確認や外部サービス条件が必要になりやすい