Google FormやMicrosoft Formsを使ってアンケートや社内ヒアリングを作成したことがある方は多いでしょう。しかし、Microsoft Formsの真価は“単なる情報収集”にとどまりません。Microsoft 365との高い互換性を活かせば、収集したデータをリアルタイムで可視化したり、チーム内に自動通知したりするなど、業務をよりスマートに進める仕組みが構築できます。
本記事では、Microsoft Forms × Excel Online × Teamsを使った「業務が一気にスマート化する3つの連携術」をわかりやすくご紹介します。
1)Formサイトへのアクセス不要！Excelへの回答自動反映
回答内容を確認しようと毎回Formsのサイトへアクセスしていませんか？サイトにアクセスせずとも指定のExcelに都度回答を反映させることができます。
しかもこのExcelはTeamsにそのまま埋め込めるので、関係メンバー全員が“その場”で回答状況を確認可能。ちょっとした面倒を減らしながら、スマートな情報共有が実現できます。
2）回答が届いたらTeamsに即通知🔔確認漏れゼロを目指すならこの設定
回答内容をExcelで確認できるようになると、今度は「新しい回答がされたか」を知るためにExcelを定期的にチェックする…それすら面倒に感じる方もいるのではないでしょうか。
そんなときに便利なのが、Power Automateによる自動通知の仕組みです。
Formsに新しい回答が届くたびに、Outlook、Teamsのチャネルやグループチャットへ「○○さんが回答しました」といった通知を自動で送信できるため、最新状況をすぐに把握し、必要に応じた対応につなげることが可能になります。
通知メッセージには回答の要点や重要項目も自由にカスタマイズして添えることができるのでFormsやExcelを開く手間なく、情報の流れが止まらない環境をつくれます。
3）📈Formsだけでは見えない傾向も！Excelでクロス集計＆グラフ化を実現
無料で使えて便利なMicrosoft Formsですが、複数項目を掛け合わせたクロス集計には対応しておらず、分析には限界があります。
そこで活躍するのが、1）で作成したFormsと連携したExcel Onlineです。回答内容をピポッドで集計することで、性別×年代の傾向や部署別の回答比較など、項目を掛け合わせた視点から分析が可能になります。さらにグラフで視覚的に整理すれば、報告や会議資料への展開もスムーズです。
しかも回答が増えた際も、ワンクリックでピポッドとグラフは自動的に最新状態に反映されるため、再設定の手間は不要。
集めたデータが自動で反映・整理される仕組みがあれば、あとは見るだけ・活かすだけ。作業に追われることなく、本当に必要な判断や対応に集中できる環境が整います。
▼ここからは上記3つの活用術を実際に設定するための手順を動画で解説！
Google FormやMicrosoft Formsを使ってアンケートや社内ヒアリングを作成したことがある方は多いでしょう。しかし、Microsoft Formsの真価は“単なる情報収集”にとどまりません。Microsoft 365との高い互換性を活かせば、収集したデータをリアルタイムで可視化したり、チーム内に自動通知したりするなど、業務をよりスマートに進める仕組みが構築できます。
本記事では、Microsoft Forms × Excel Online × Teamsを使った「業務が一気にスマート化する3つの連携術」をわかりやすくご紹介します。
1)Formサイトへのアクセス不要！Excelへの回答自動反映
回答内容を確認しようと毎回Formsのサイトへアクセスしていませんか？サイトにアクセスせずとも指定のExcelに都度回答を反映させることができます。
しかもこのExcelはTeamsにそのまま埋め込めるので、関係メンバー全員が“その場”で回答状況を確認可能。ちょっとした面倒を減らしながら、スマートな情報共有が実現できます。
2）回答が届いたらTeamsに即通知🔔確認漏れゼロを目指すならこの設定
回答内容をExcelで確認できるようになると、今度は「新しい回答がされたか」を知るためにExcelを定期的にチェックする…それすら面倒に感じる方もいるのではないでしょうか。
そんなときに便利なのが、Power Automateによる自動通知の仕組みです。
Formsに新しい回答が届くたびに、Outlook、Teamsのチャネルやグループチャットへ「○○さんが回答しました」といった通知を自動で送信できるため、最新状況をすぐに把握し、必要に応じた対応につなげることが可能になります。
通知メッセージには回答の要点や重要項目も自由にカスタマイズして添えることができるのでFormsやExcelを開く手間なく、情報の流れが止まらない環境をつくれます。
3）📈Formsだけでは見えない傾向も！Excelでクロス集計＆グラフ化を実現
無料で使えて便利なMicrosoft Formsですが、複数項目を掛け合わせたクロス集計には対応しておらず、分析には限界があります。
そこで活躍するのが、1）で作成したFormsと連携したExcel Onlineです。回答内容をピポッドで集計することで、性別×年代の傾向や部署別の回答比較など、項目を掛け合わせた視点から分析が可能になります。さらにグラフで視覚的に整理すれば、報告や会議資料への展開もスムーズです。
しかも回答が増えた際も、ワンクリックでピポッドとグラフは自動的に最新状態に反映されるため、再設定の手間は不要。
集めたデータが自動で反映・整理される仕組みがあれば、あとは見るだけ・活かすだけ。作業に追われることなく、本当に必要な判断や対応に集中できる環境が整います。
▼ここからは上記3つの活用術を実際に設定するための手順を動画で解説！