■この記事で整理できること
この記事では、上司から曖昧な指示を受けたときに、
・上司が実際に言ったこと
・自分が理解したこと
・自分が推測で補っていること
を分けて整理する。
そのうえで、
・何を上司に確認する必要があるのか
・自分は、どのように仕事を進めようと考えているのか
・その内容を、上司へどのように短く伝えるのか
を、『上司への確認準備シート』を使って言葉にしていく。
この記事では、
「何を聞けばいいのか分からない」
という状態から、自分の理解と確認したいことを整理し、
上司へ伝える短い確認文を作るまでの手順を紹介する。
また、上司に確認しても必要な答えを得られない場合に、
指示や確認した内容を記録する方法や、
部下の努力だけでは解決できない場合の考え方も取り上げる。
目次
無料部分
・この記事を書いた理由
・この記事で扱う事例について
・「早めにやっといて」と言われた部下
・なぜ、聞き返せないのか
・この記事で目指すこと
有料部分
・曖昧な指示を整理する『上司への確認準備シート』
・『上司への確認準備シート』の記入欄
・「これ、早めにやっといて」を整理する
・「あんまりやりすぎないで」を整理する
・確認する内容を増やしすぎない
・聞き返しても、解決しない場合
・まとめ
・参考にした情報
■この記事を書いた理由
私は、信用金庫に20年以上勤務してきた。
営業店では、上司から指示を受けて仕事をする立場を経験した。
その後は本部で勤務し、管理職として、
仕事を依頼したり、相手に内容を伝えたりする立場も経験した。
信用金庫を退職したあとも、
解体会社、不動産会社、出版社、広告代理店など、
異なる業種の職場で働いてきた。
職場が変われば、仕事の進め方も、指示の伝え方も変わる。
上司の言葉を聞いて、
「何を、どこまでやればよいのだろう」
と迷うこともあれば、自分が伝えた内容を、
相手が違う意味で受け取ることもある。
今回、上司から曖昧な指示を受けた人が、どのようなことに悩んでいるのかを知るため、Q&Aサイトに投稿された複数の相談と回答を読んだ。
そこには、
「これ、早めにやっといて」
「あんまりやりすぎないで」
といった指示を受け、
期限や優先順位、
作業する範囲が分からずに悩む人がいた。
回答の中には、
「分からなければ、上司に確認すればよい」
「自分の考えを示したうえで、上司に聞けばよい」
という助言が見られた。
もちろん、確認することは大切だ。
しかし、悩んでいる本人は、
「何が分からないのかを、うまく説明できない」
「何度も聞くと、仕事ができないと思われそうで怖い」
という、さらに手前の段階で立ち止まっていることがある。
そこでこの記事では、曖昧な指示を受けたときに、
「上司から実際に言われたこと」
「自分が理解したこと」
「自分が推測で補っていること」
を分けて整理し、
上司へ確認したい内容を短い言葉にするための
『上司への確認準備シート』を作った。
■この記事で扱う事例について
ここから紹介するのは、私自身や、
特定の相談者に起きた出来事を、
そのまま書いたものではない。
Q&Aサイトで見られた複数の悩みに共通する要素をもとに、
この記事のために組み立てた架空事例である。
特定の職場や個人を批判するためではなく、
読者が一つの場面を追いながら、
自分の状況を整理する方法を理解できるようにするために作った。
なお、架空事例を組み立てる際に参考にした相談と回答は、
記事の末尾に記載している。
まずは、上司から曖昧な指示を受けた部下が、
どのようなことに戸惑うのかを見ていこう。
■「早めにやっといて」と言われた部下
ある職場で、上司が部下に仕事を頼んだ。
「これ、早めにやっといて」
部下は反射的に、
「分かりました」
と答えた。
ところが、いったん元の仕事に戻ると、いくつもの疑問が浮かんでくる。
「早めって、今日中という意味だろうか」
「いま進めている仕事より、こちらを先にした方がいいのか」
「どこまで終われば、完了したことになるのか」
「途中で一度、確認してもらった方がいいのか」
聞き返した方がいいとは思う。
しかし、忙しそうな上司に、もう一度声をかけるのは気が重い。
細かいことまで質問したら、
「それくらい、自分で考えて」
と思われるかもしれない。
仕事ができない部下だと、思われたくもない。
結局、自分なりに判断して仕事を進める。
すると、あとになって上司から、
「こっちを先にやってほしかったんだけど」
と言われてしまう。
部下の側には、
「だったら、最初から具体的に言ってほしかった」
という不満が残る。
同時に、
「自分の理解力が足りなかったのだろうか」
という不安も残る。
上司の指示が曖昧だったのか。
自分の確認が足りなかったのか。
それとも、その両方なのか。
答えが分からないまま、次に同じような指示を受けたときも、
「分かりました」
と答えてしまう。
■なぜ、聞き返せないのか
分からないことがあるなら、上司に聞けばいい。
外から見れば、そう思うかもしれない。
しかし、実際の職場では、簡単に聞き返せないこともある。
上司が忙しそうで、話しかけるタイミングが見つからない。
以前、質問したときに、
「そんなことまで聞くの？」
という反応をされた。
質問した内容を、強い口調で否定されたことがある。
何度も聞き返すと、仕事ができないと思われそうで怖い。
そもそも、自分が何を分かっていないのかを、うまく言葉にできない。
そのため、
「とりあえず、やってみよう」
と、自分の推測で仕事を進めてしまう。
しかし、推測した内容と上司の考えが違えば、やり直しになる。
だからといって、指示を受けるたびに、
「期限はいつですか」
「何を優先すればいいですか」
「どこまでやればいいですか」
と、思いついたことをすべて質問すればよいわけでもない。
忙しい上司に、いくつもの質問を一度に投げれば、必要な答えを得られないこともある。
大切なのは、質問する勇気だけではない。
上司へ声をかける前に、
自分は何を理解していて、何を推測で補い、何が分かっていないのか
を整理することだ。
■この記事で目指すこと
この記事は、曖昧な指示をする上司を変えるためのものではない。
上司との関係が、必ず良くなると約束するものでもない。
目指すのは、
上司から言われたことと、
自分が推測で補ったことを分け、
仕事を進めるために確認したい内容を、
短い言葉にすること
だ。
「何を聞けばいいのか分からない」
という状態のまま、上司へ質問するのではない。
まず、自分の頭の中を整理する。
そのうえで、今回の仕事を進めるために、
本当に必要なことだけを確認する。
そのための『上司への確認準備シート』を、ここから用意する。
■この記事で整理できること
この記事では、上司から曖昧な指示を受けたときに、
・上司が実際に言ったこと
・自分が理解したこと
・自分が推測で補っていること
を分けて整理する。
そのうえで、
・何を上司に確認する必要があるのか
・自分は、どのように仕事を進めようと考えているのか
・その内容を、上司へどのように短く伝えるのか
を、『上司への確認準備シート』を使って言葉にしていく。
この記事では、
「何を聞けばいいのか分からない」
という状態から、自分の理解と確認したいことを整理し、
上司へ伝える短い確認文を作るまでの手順を紹介する。
また、上司に確認しても必要な答えを得られない場合に、
指示や確認した内容を記録する方法や、
部下の努力だけでは解決できない場合の考え方も取り上げる。
目次
無料部分
・この記事を書いた理由
・この記事で扱う事例について
・「早めにやっといて」と言われた部下
・なぜ、聞き返せないのか
・この記事で目指すこと
有料部分
・曖昧な指示を整理する『上司への確認準備シート』
・『上司への確認準備シート』の記入欄
・「これ、早めにやっといて」を整理する
・「あんまりやりすぎないで」を整理する
・確認する内容を増やしすぎない
・聞き返しても、解決しない場合
・まとめ
・参考にした情報
■この記事を書いた理由
私は、信用金庫に20年以上勤務してきた。
営業店では、上司から指示を受けて仕事をする立場を経験した。
その後は本部で勤務し、管理職として、
仕事を依頼したり、相手に内容を伝えたりする立場も経験した。
信用金庫を退職したあとも、
解体会社、不動産会社、出版社、広告代理店など、
異なる業種の職場で働いてきた。
職場が変われば、仕事の進め方も、指示の伝え方も変わる。
上司の言葉を聞いて、
「何を、どこまでやればよいのだろう」
と迷うこともあれば、自分が伝えた内容を、
相手が違う意味で受け取ることもある。
今回、上司から曖昧な指示を受けた人が、どのようなことに悩んでいるのかを知るため、Q&Aサイトに投稿された複数の相談と回答を読んだ。
そこには、
「これ、早めにやっといて」
「あんまりやりすぎないで」
といった指示を受け、
期限や優先順位、
作業する範囲が分からずに悩む人がいた。
回答の中には、
「分からなければ、上司に確認すればよい」
「自分の考えを示したうえで、上司に聞けばよい」
という助言が見られた。
もちろん、確認することは大切だ。
しかし、悩んでいる本人は、
「何が分からないのかを、うまく説明できない」
「何度も聞くと、仕事ができないと思われそうで怖い」
という、さらに手前の段階で立ち止まっていることがある。
そこでこの記事では、曖昧な指示を受けたときに、
「上司から実際に言われたこと」
「自分が理解したこと」
「自分が推測で補っていること」
を分けて整理し、
上司へ確認したい内容を短い言葉にするための
『上司への確認準備シート』を作った。
■この記事で扱う事例について
ここから紹介するのは、私自身や、
特定の相談者に起きた出来事を、
そのまま書いたものではない。
Q&Aサイトで見られた複数の悩みに共通する要素をもとに、
この記事のために組み立てた架空事例である。
特定の職場や個人を批判するためではなく、
読者が一つの場面を追いながら、
自分の状況を整理する方法を理解できるようにするために作った。
なお、架空事例を組み立てる際に参考にした相談と回答は、
記事の末尾に記載している。
まずは、上司から曖昧な指示を受けた部下が、
どのようなことに戸惑うのかを見ていこう。
■「早めにやっといて」と言われた部下
ある職場で、上司が部下に仕事を頼んだ。
「これ、早めにやっといて」
部下は反射的に、
「分かりました」
と答えた。
ところが、いったん元の仕事に戻ると、いくつもの疑問が浮かんでくる。
「早めって、今日中という意味だろうか」
「いま進めている仕事より、こちらを先にした方がいいのか」
「どこまで終われば、完了したことになるのか」
「途中で一度、確認してもらった方がいいのか」
聞き返した方がいいとは思う。
しかし、忙しそうな上司に、もう一度声をかけるのは気が重い。
細かいことまで質問したら、
「それくらい、自分で考えて」
と思われるかもしれない。
仕事ができない部下だと、思われたくもない。
結局、自分なりに判断して仕事を進める。
すると、あとになって上司から、
「こっちを先にやってほしかったんだけど」
と言われてしまう。
部下の側には、
「だったら、最初から具体的に言ってほしかった」
という不満が残る。
同時に、
「自分の理解力が足りなかったのだろうか」
という不安も残る。
上司の指示が曖昧だったのか。
自分の確認が足りなかったのか。
それとも、その両方なのか。
答えが分からないまま、次に同じような指示を受けたときも、
「分かりました」
と答えてしまう。
■なぜ、聞き返せないのか
分からないことがあるなら、上司に聞けばいい。
外から見れば、そう思うかもしれない。
しかし、実際の職場では、簡単に聞き返せないこともある。
上司が忙しそうで、話しかけるタイミングが見つからない。
以前、質問したときに、
「そんなことまで聞くの？」
という反応をされた。
質問した内容を、強い口調で否定されたことがある。
何度も聞き返すと、仕事ができないと思われそうで怖い。
そもそも、自分が何を分かっていないのかを、うまく言葉にできない。
そのため、
「とりあえず、やってみよう」
と、自分の推測で仕事を進めてしまう。
しかし、推測した内容と上司の考えが違えば、やり直しになる。
だからといって、指示を受けるたびに、
「期限はいつですか」
「何を優先すればいいですか」
「どこまでやればいいですか」
と、思いついたことをすべて質問すればよいわけでもない。
忙しい上司に、いくつもの質問を一度に投げれば、必要な答えを得られないこともある。
大切なのは、質問する勇気だけではない。
上司へ声をかける前に、
自分は何を理解していて、何を推測で補い、何が分かっていないのか
を整理することだ。
■この記事で目指すこと
この記事は、曖昧な指示をする上司を変えるためのものではない。
上司との関係が、必ず良くなると約束するものでもない。
目指すのは、
上司から言われたことと、
自分が推測で補ったことを分け、
仕事を進めるために確認したい内容を、
短い言葉にすること
だ。
「何を聞けばいいのか分からない」
という状態のまま、上司へ質問するのではない。
まず、自分の頭の中を整理する。
そのうえで、今回の仕事を進めるために、
本当に必要なことだけを確認する。
そのための『上司への確認準備シート』を、ここから用意する。