資料作成で注意すべきポイント7選

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やみくもに資料を作っていませんか？

なんとなく調べたことや書きたいことを並べるだけになっていませんか？

資料を作成するときに注意すべきポイントがあります。順番に見ていきましょう。

メッセージを考える

　その資料を作る目的（メッセージ）をはっきりさせましょう。

　自分の知識自慢大会ではありません。自分が言いたいことではなく、相手に伝えたいことや相手に理解してほしいことを見極めることが大事です。

　この資料を読んだ相手にどうしてほしいのか考えましょう。意思決定をしてほしい場合は、意思決定に必要な情報と意思決定の方針提案を入れましょう。　

　就活でのプレゼン資料の場合は、自分の魅力を伝え、自分を採用するとこんなにいいことがありますよというアピールがメッセージとなるでしょう。

　多くの場合、ストーリー型が理解しやすいとされています。　背景、分析、課題、結論（提案）という順番でセクションを作ります。

　注意すべき点として、この段階でセクションの中身について具体的に資料を作ってはいけません。この段階で細かい内容を作り始めてしまうと、不要な資料を作ってしまう可能性があるため時間のムダとなってしまいます。

　考えた構成を並べてみましょう。目次やアジェンダと呼ばれるものです。資料の最初に目次を入れると読み手はどんな内容か事前に心の準備ができるので理解しやすくなります。

　また目次を自分で見直してみることで、不要な内容や足りない部分を見つけることができます。

　カレーを作る際、お肉やニンジンを切った後でジャガイモを買いに行きますか？最初に材料を全部揃えますよね。資料作成も同じです。まずは材料集めです。

　まだまだ資料を作ってはいけません。目次の内容から必要となりそうな情報を集めます。データや画像、主張や根拠を集めます。引用をお忘れなく。

集めた情報を並べてみて、自分の資料の主張に合うかどうか、自分が言いたいことの補強となるかどうかを考えます。

　構成と必要な材料がそろったので、ここからやっと資料を作り始めます。

　集中して一息で作ってしまいましょう。途中で足りない情報があった場合は、とりあえずその部分は保留して他の部分を全部作ってください。

　いちいち中断して資料探しの旅に出てしまうと、どんどん脱線してしまいます。そして期限内に終わらなくなります。

　めでたく完成した資料。ですがまだ完成ではありません。一晩寝かせます。

人間、自分が作ったものに愛着を持つ傾向があります。苦労して作った資料は完璧に見えてしまうものです。

　そこで一晩寝かせて、一度愛着をリセットして、客観的に見直しましょう。誤字脱字のチェック、分かりにくい言い回しを直しましょう。時間に余裕がある場合は、構成を見直してみるのも良いでしょう。

　一人で考え込むとドツボにはまってしまい、重要なポイントを見逃してしまいがちです。また、本ブログに書ききれない内容やノウハウもたくさんあります。添削サービスを出品していますので、気になる方はご覧いただけますと幸いです。