総会職人に感謝
記事ビジネス・マーケティング
久しぶりの投稿になってしまいました。
5月や6月は毎年のことですが、本当に忙しいです。
企業や団体は総会シーズンですね。
そんな総会の準備やら、運営などに忙殺されておりました。
いつも総会で思うことは、この準備に関わっていただいた方々へのことです。
総会準備に関わっていただいた方々へ感謝です。
感謝を込めて書こうと思います。
総会準備をする、プロフェッショナルを私は「総会職人」と敬意を込めて呼ばせていただきます。
いるんです。まれに職人のようにみごとな準備をする職人。
総会というのは、何も問題がなければ・・・所謂シャンシャン総会であれば1時間以内に終わると思います。
このたった1時間で終わる総会のため、準備にはおそらく短くても半年くらいはかけていると思います。
部門によっては、もちろん1年、長いと2年かけているところもあるかもしれませんが、総務系方々は、半年から1年くらいという方、私の周りも多いです。
私も総会の準備は7月くらいから始めます。
ちなみに、1年とか2年かけて行う準備というのは、大概の場合は定款変更などの大きな変更を伴うものが多いですね。
私の過去最長記録は4年かかりました。このお話はまた後日。
具体的に準備といいますと
総会前年の11月頃から、総会日程を調整していきます。これは、役員さんたちや関係部署の予定を一日でも早くおさえるためでもあります。
日程が決まったら、総会の議事録を作成します。
え？議事録って総会が終わってから作るんじゃないの？と思われるかた多いかもしれませんが、私はどんな会議でも議事録は先に作ることをおすすめします。
議事録ができると、総会議案が確定するからですね。
だいたい総会って
・年度の事業報告、決算報告
・今年度の事業計画、予算案
・役員報酬
・役員退職慰労金
・役員選出
細かくはもっとありますが、こんな感じ。上場企業も議案の名称は違うかもしれませんが、概ね同じですね。
そうすると、総会前年の12月くらいには議案が役員会で決議されます。
これはどこの会社、団体も同じだと思いますが、総会前年の7月くらいからは翌年度の予算取りのために、様々な予算取り見積をしますね。
例えば
・翌年度の仕入れ計画
・数年かけてすすめる案件
・総務系ですと修繕や機器入れ替え
・採用計画の予算
もうあげればきりがありませんが、今年度の業務をやりつつ来年度のことも考えますね。そう考えますと、ざっくり年の半分くらいは翌年の準備をしているんですね。
1月には予算編成や事業計画の仕分けをやって、2月には概ね予算案を役員会で決議。
3月には事業計画案が確定。
4月には前年度の事業報告が確定、5月には決算報告（ここで四半期とか半期で決算を区切っているところは楽なんですよね）。
5月最大に大変なのが、総会の台本作りと想定質問集。台本は、ほぼほぼ毎年おなじようなことを話すのでなんとかなるんですけど、難しいのが想定質問集。
国会中継ってテレビでも見ることができますけど、あれって事前に明日はこういう質問するから、ちゃんと回答してね的なことをもらって、官僚が徹夜で準備するから、大臣は棒読みできるのですけど、一般的な総会って、事前質問って受けていません。ここで総会職人が腕を振るいます。
だいたいですけど、過去の質問、意見は公式な総会議事録には記載されませんが、なんらかの形で記録されています。動画、録音、などから、総会発言記録かならず残されているもので、いつ、誰が、どんな質問、誰がどんな回答をすべて残しています（私は残しています）。あの人がきたら、こんな質問するかもなぁ・・・と想像するので、5月の連休明けは毎日午前様です。休みなんかありません。
これは私も経験ありますが、資料作りしている段階で、突っ込みどころ満載の総会になりそうだなというのは、火を見るより簡単にわかってきます。ようするに炎上です。なので、時には演習総会と称して、事前にリハーサルをする場合もあります。そのときは、役員にも遠慮無く総会職人が質問をします。本当に、かなり過酷な質問をしたりします。そうすると、案外ボヤくらいで終わったりします。
5月下旬には総会当日。
で、総会が終われば、株主に総会の報告書や配当金支払い、諸官庁に提出する書類の準備を6月いっぱいかけてやる。
え、6月いっぱい・・・少し上に戻ると、「総会の準備は7月くらいから始めます」なんて書いています。
そうなんです、総会の準備って年がら年中やっています。
もちろん、繁忙期はありますが、気がついてみますと、年中ということになります。
一番忙しいのは3月年度末からで、先にも書きましたが、5月の大型連休なんて本当は休みたいのですけど、結局は毎年総会の準備をしています。
で、大型連休中にかぎって、行政や法的に確認しないといけない事案がでてきてしまうと、まじで困り、とりあえずネットで確認。連休明けに朝9時に速攻で担当部署に確認とかとか。
このようなことを会社の陰でやっている、総務の部署に総会職人のような人がいるかもしれません。
総会職人に感謝。
会社にこういう総会職人がいるおかげで、出来事としてはたった数時間の総会が円滑に終わっているのだと、心からそう思います。
私の上司は見事な総会職人でした。私はまだまだ遠く及びませんが、ようやく背中が見えてきたかな。
5月や6月は毎年のことですが、本当に忙しいです。
企業や団体は総会シーズンですね。
そんな総会の準備やら、運営などに忙殺されておりました。
いつも総会で思うことは、この準備に関わっていただいた方々へのことです。
総会準備に関わっていただいた方々へ感謝です。
感謝を込めて書こうと思います。
総会準備をする、プロフェッショナルを私は「総会職人」と敬意を込めて呼ばせていただきます。
いるんです。まれに職人のようにみごとな準備をする職人。
総会というのは、何も問題がなければ・・・所謂シャンシャン総会であれば1時間以内に終わると思います。
このたった1時間で終わる総会のため、準備にはおそらく短くても半年くらいはかけていると思います。
部門によっては、もちろん1年、長いと2年かけているところもあるかもしれませんが、総務系方々は、半年から1年くらいという方、私の周りも多いです。
私も総会の準備は7月くらいから始めます。
ちなみに、1年とか2年かけて行う準備というのは、大概の場合は定款変更などの大きな変更を伴うものが多いですね。
私の過去最長記録は4年かかりました。このお話はまた後日。
具体的に準備といいますと
総会前年の11月頃から、総会日程を調整していきます。これは、役員さんたちや関係部署の予定を一日でも早くおさえるためでもあります。
日程が決まったら、総会の議事録を作成します。
え？議事録って総会が終わってから作るんじゃないの？と思われるかた多いかもしれませんが、私はどんな会議でも議事録は先に作ることをおすすめします。
議事録ができると、総会議案が確定するからですね。
だいたい総会って
・年度の事業報告、決算報告
・今年度の事業計画、予算案
・役員報酬
・役員退職慰労金
・役員選出
細かくはもっとありますが、こんな感じ。上場企業も議案の名称は違うかもしれませんが、概ね同じですね。
そうすると、総会前年の12月くらいには議案が役員会で決議されます。
これはどこの会社、団体も同じだと思いますが、総会前年の7月くらいからは翌年度の予算取りのために、様々な予算取り見積をしますね。
例えば
・翌年度の仕入れ計画
・数年かけてすすめる案件
・総務系ですと修繕や機器入れ替え
・採用計画の予算
もうあげればきりがありませんが、今年度の業務をやりつつ来年度のことも考えますね。そう考えますと、ざっくり年の半分くらいは翌年の準備をしているんですね。
1月には予算編成や事業計画の仕分けをやって、2月には概ね予算案を役員会で決議。
3月には事業計画案が確定。
4月には前年度の事業報告が確定、5月には決算報告（ここで四半期とか半期で決算を区切っているところは楽なんですよね）。
5月最大に大変なのが、総会の台本作りと想定質問集。台本は、ほぼほぼ毎年おなじようなことを話すのでなんとかなるんですけど、難しいのが想定質問集。
国会中継ってテレビでも見ることができますけど、あれって事前に明日はこういう質問するから、ちゃんと回答してね的なことをもらって、官僚が徹夜で準備するから、大臣は棒読みできるのですけど、一般的な総会って、事前質問って受けていません。ここで総会職人が腕を振るいます。
だいたいですけど、過去の質問、意見は公式な総会議事録には記載されませんが、なんらかの形で記録されています。動画、録音、などから、総会発言記録かならず残されているもので、いつ、誰が、どんな質問、誰がどんな回答をすべて残しています（私は残しています）。あの人がきたら、こんな質問するかもなぁ・・・と想像するので、5月の連休明けは毎日午前様です。休みなんかありません。
これは私も経験ありますが、資料作りしている段階で、突っ込みどころ満載の総会になりそうだなというのは、火を見るより簡単にわかってきます。ようするに炎上です。なので、時には演習総会と称して、事前にリハーサルをする場合もあります。そのときは、役員にも遠慮無く総会職人が質問をします。本当に、かなり過酷な質問をしたりします。そうすると、案外ボヤくらいで終わったりします。
5月下旬には総会当日。
で、総会が終われば、株主に総会の報告書や配当金支払い、諸官庁に提出する書類の準備を6月いっぱいかけてやる。
え、6月いっぱい・・・少し上に戻ると、「総会の準備は7月くらいから始めます」なんて書いています。
そうなんです、総会の準備って年がら年中やっています。
もちろん、繁忙期はありますが、気がついてみますと、年中ということになります。
一番忙しいのは3月年度末からで、先にも書きましたが、5月の大型連休なんて本当は休みたいのですけど、結局は毎年総会の準備をしています。
で、大型連休中にかぎって、行政や法的に確認しないといけない事案がでてきてしまうと、まじで困り、とりあえずネットで確認。連休明けに朝9時に速攻で担当部署に確認とかとか。
このようなことを会社の陰でやっている、総務の部署に総会職人のような人がいるかもしれません。
総会職人に感謝。
会社にこういう総会職人がいるおかげで、出来事としてはたった数時間の総会が円滑に終わっているのだと、心からそう思います。
私の上司は見事な総会職人でした。私はまだまだ遠く及びませんが、ようやく背中が見えてきたかな。
