配慮したいメール送信のタイミング

記事

ビジネス・マーケティング

しばしば職場で話題となるのが、メールの送信時間です。

「こんな早朝に...」
「深夜2時！？」
「金曜の夕方に依頼メールかぁ...（明日、明後日は休日なのに）」

送信時間によってはこんな印象を持たれることも。

色々な事情があるので一概に言うことはできません。今回は、送信のタイミングを気にするといい場合もあるという話題です。

それでは具体的に見ていきましょう。

ケーススタディ１：メールをスマホに転送している場合がある

緊急性のあるメールかどうかを確認するため、転送システムを使っている場合があります。ココナラではアプリに通知が来ます。

早朝や深夜にメールが鳴ると、

「読まなければ」

「返信しなければ」

と、どうしても通知が気になってしまいます。

就業時間外だからといって無視できない性分の方もいらっしゃることでしょう。相手が顧客であれば尚更です。

したがって、よほど緊急性のある内容を除いて、9:00~17:00の間に送信したほうが無難であると考えます。

フリーランスの場合、会社員に比べると働いている時間が長い場合があります。相手が出してくるメールの時間帯を見て9:00〜17:00以外の時間帯に送信しても良いかどうか判断するのもありでしょう。

私自身、びっくりマークの多いメール、とても長いメールなど、深夜ならではのメールをもらったことがあります。受け取ったほうは「深夜まで頑張っているんだなあ」と思います。

ただ、個人的には

・こちらのメールのせいで睡眠を削らせてしまって申し訳ない。
・深夜まで働いているけど体を壊さないかな？
・深夜帰る間際にどうしてもこの件を片付けたかったのかな（やっつけ感）

といった印象も同時に抱きます。どちらかといえば、あまり良い印象を持たない場合もあるのです。

いくつも仕事を抱えていると、その日の仕事はその日中に片付けたい。その気持ちもよくわかります。

月〜金で仕事をしていると、金曜日に持っているボール（タスク）を相手に渡して、土日はスッキリと過ごしたいという気持ちになりませんか？

私が以前、火曜・金曜の週２日で働いていたとき、火曜に承認をもらって金曜にメールを送ることがしばしばありました。金曜にメールして火曜に返信を確認し、また金曜に返信する。

短時間勤務なので仕方がなかったですが、もしかしたら相手は「いつも金曜だな。週明けまで忘れないようにしなくては。」というストレスを感じていたかもしれません。

一番の失敗の思い出は、上司からどうしても年末に送ってほしいと言われ渋々送ったメールで若干の炎上を経験したことです。その時は上司の指示をもっと強く断ればよかったと後悔しました。

一度は「年末にこんなメールもらっても嬉しくないですよ」と断ったんですけどね。

返信は文字を打ったり、内容を考えたり、相手の貴重な時間をいただいていることになります。

ずーっと机の前で仕事をしている方ばかりではありません。パソコンに向かうのは夜だけだったり、業後に副業したり。家で育児や介護をしている場合だってあることでしょう。

相手をムッとさせたとしても指摘されないことはこちらのブログにも書きました。

個人的に、メールは電話と違って、お互いの都合がいい時に送受信できるのがメリットと考えています。

仮に相手が何も言わなかったとしても、メール送信のタイミングを気に留めておく。さりげなく心配りができる人でありたいものです。心配りは仕事のしやすさにきっとつながりますよ。