【1分で読める】指示、報告、連絡、相談解説　指示編

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ビジネス・マーケティング

〇社会人の基本は「指示、報告、連絡、相談」

社会人の仕事は上司や取引先からの指示に始まって、報告に終わります。しかし指示を誤って理解し、受け取ってしまうと、大きなトラブルに生むことになります。

正確に指示を受け取るにはどうすればいいのでしょうか？

指示を受けた時、メモする事は多いと思います。その際に上司から言われた内容を全てメモする事は大変です。その為、ポイントを押さえてメモすることが重要です。

ここでは「５W３H」を意識してメモを取るようにしてみましょう。

この５W３Hに沿ってメモをしていくと、指示の中に足りない情報や疑問点が明確なってきます。

また余談ですが、メモを取ることの意味です。もちろん指示を的確に理解する他にも、熱心に話を聞いているという上司へのアピールにもなります。またトラブルが生じた場合、メモがどの内容を間違って理解していたのか等、メモを取ることは案外メリットが大きいと言えます。積極的に行ってきましょう。

指示を聞きメモに取ったら、次は要点の復唱確認をします。これは指示の理解が間違っていないかを確認する大切な作業です。メモによって分かってきた不明確な情報や不足している情報、疑問点がある場合など、ここで一緒に質問しておきましょう。

・提出期日や値段、数量など数字に関する事

・書類名、商品名、人名、取引先など固有名詞に関する事

・指示の目的を確認する事　　等々

先ほども言いましたが、指示を間違ったまま理解し行動すると、結果として大きなトラブルに発展します。分からない事を聞いたり、確認したりする事は、最初はとても恥ずかしさを感じますが、不明確な部分をそのままにしたり、分かったふりをすると、必ず大きなミスに繋がります。

ですので、最初は恥ずかしさを感じていても、一歩踏み出して聞いてみましょう。ミスをして怒られる恥ずかしさに比べれば、なんてことはありません。

次回は、連絡について概要を説明します。