在宅勤務を業務効率化したい場合にやるべきこと。

こんばんは！かじぱぱです。

花粉量が去年の約2.7倍、過去4番目の多さということをニュースで見ましたが、もろにその影響を受けて花粉症に悩まされています…(笑)

今回の記事は、在宅勤務を業務効率化したい場合にやるべきことについてお話していきます。

在宅勤務は業務効率化が難しい

最近では、働き方改革やコロナ禍による感染症対策の推進によって、在宅勤務を導入している企業が多くなりました。

しかし、在宅勤務での生産性をあげ、業務効率化を図るのは容易なことではありません。

業務効率化が難しくなっている要因をいくつか紹介します。

モチベーションの維持が難しい

オフィス勤務では、上司や同僚の目もあるため緊張感をもって仕事ができますが、在宅勤務だと周りの目がないのでモチベーションの維持が難しくなります。

また、オフィス勤務ではスーツに着替えることによって、オン・オフの切り替えができますが、在宅勤務の場合では、プライベートと仕事の区別がつきにくいため、モチベーションの維持が難しくなります。

コミュニケーション不足

業務でわからない点などがあった場合、オンラインミーティングやチャットなどでやり取りしなければなりません。

問題解決までに時間がかかってしまったり、タイミングが合わなかったりなどのコミュニケーション不足によって、業務効率化が停滞してしまいます。

在宅勤務の環境整備不足

在宅勤務の環境が整っていないと業務効率が下がってしまいます。

簡易的な机や椅子を使っていたり、周りの生活音などがあると集中力も低下してしまうでしょう。

また、雑誌やテレビなどの誘惑もあるので、作業環境を整えることは重要となります。

業務がマイペースになりがち

在宅勤務では、スケジュール管理がうまくできずマイペースな業務になってしまいがちです。

そのため、進捗を把握しながらうまく予定をたてるようにすることが大切です。

ミスを少なくして、業務がマイペースになってしまうのを防げます。

生活リズムの変化による業務効率の低下

在宅勤務では、時間の配分が非常に難しくなります。

テレビや漫画、動画がすぐに見れるような状況だったり、ソファやベットなどもあったりするため作業効率が下がってしまうこともあります。

在宅勤務を業務効率化するためのコツ

在宅勤務を業務効率化するためのコツは、おもに下記の3つです。

・在宅勤務の環境整備

・作業時間の管理徹底

・適宜休憩をはさむ

それぞれ順番に解説します。

在宅勤務の環境整備

在宅勤務を業務効率化するには環境整備が必要となってきます。

環境整備のためにおすすめなツールを紹介します。

・ウェブ会議システム

・クラウドストレージ

・ビジネスチャット、グループウェアツール

・資料の電子化ツール

業務を快適に行えるようにこういったツールを用意しておくと良いでしょう。

作業時間の管理徹底

個人での作業でもチームでの作業でも、時間管理の徹底は重要となります。

時間のメリハリをつけたり、スケジュール管理について共有することで業務効率化につながります。

・TimeCrowd

・Toggl

これらの時間管理ツールを使用することでさらにスムーズに業務がおこなえます。

適宜休憩をはさむ

在宅勤務の場合、時間を調整しながら適宜休憩をはさむようにしましょう。

作業時間の管理をしながらオフィス勤務と同じように、お昼休憩や定期的な休憩をとることでメリハリがつきます。

また、在宅勤務では運動不足になりやすくなるため、散歩やストレッチなどを適度におこなうようにしましょう。

適度な運動をすることで集中力も高まり、業務効率化にもつながります。

この記事はどなたかの参考になれば幸いです。