中小企業経営のための情報発信ブログ３５１：時間管理と集中力、決断力

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「ビジョナリー・カンパニー」の著者として有名なジム・コリンズが、スタートアップや中小企業向けに「ビジョナリー・カンパニーＺＥＲＯ」を書いています。その中で、コリンズは、「偉大なリーダーは集中し、仕事ではなく時間を管理する」と言っています。

１．偉大なリーダーは集中する

　すべてのことをやれる人間はいませんし、組織も同じです。

　優秀なリーダーは集中し、優先課題を最小限に絞って一つずつ、わき目もふらず専念します。偉大な企業を目指す組織も同じです。

　優先順位を決めて、順位の高いものから一度に一つのことに集中することです。一度に一つずつ集中しなければ、様々な問題を同時に抱えてパニックになってしまいます。重要なのは、一度に一つのことに集中することです。

　そうは言っても、ビジネスにおいて「やるべきこと」が一つしかないということはあり得ません。当然複数の「やるべきこと」があります。その場合でも優先順位を決めて「今やるべきこと」に集中し、そのほかのことは頭の外に追いやることです。「今やるべきこと」が終わってから「次にやるべきこと」に取り組めばいいのです。

２．仕事ではなく、時間を管理する

　時間は、誰でも１日２４時間しかありません。経営資源の中で時間以外は調達したり内製したりできますが、一人の人間の時間を調達したり内製したりはできません。

　仕事は無限ですが、時間は有限です。時間には限りがあるのに、仕事はどんどん増えていきます。生産的になるためには、仕事ではなく、時間を管理することが重要です。

　「私は何をなすべきか」ではなく「私はどのように時間を使うべきか」が重要な問いになるのです。

　組織のリーダーであるならば、やらなければならない仕事の量はどんどん増えていきます。やるべきことの優先順位を付け、その一部を部下に回しても、リーダーにしかできない仕事はどんどん増えてきます。

　コリンズは「『仕事が完了する』という概念は間違っている」と言っています。仕事がうまくいけばいくほど増えていき、いつまで経っても仕事は終わりません。終わるのは一つ一つの仕事にしかすぎません。「仕事が完了する」というのはミクロ的な視点で見た概念にしかすぎず、マクロ的な視点でみれば仕事が終わるどころか増えているのです。「いつかは仕事は終わる」といった間違った考えが、いつまで経っても仕事は終わらず逆に増えていくことでノイローゼを引き起こすのです。

　多くの人は仕事を管理していますが、十分に時間管理ができているとは言えません。有効に使える時間はたくさんあるはずです。時間を賢く管理すれば、毎日まだ活用されていない生産的時間がたっぷりと見つかるはずです。

　コリンズは「実際何に時間を使っているか」を調べることを勧めています。定期的にスケジュールをチェックし、どこに時間を割いているかを分析するのです。最優先事項にきちんと時間を使っているか、重要でない事項に気を取られそちらに無駄な時間を使っていないかを調べるのです。重要でない事項に気を取られているということは優先事項に集中できていないということです。集中できていないということは無駄な時間を費やしているということです。集中できれば短時間に終わらせることができ時間の余裕ができ次の優先事項に取り組む時間が生まれます。一つひとつに集中できれば働く時間を減らすこともできるのです。

３．重要なのは決断力

　時間管理をするためには、優先事項を決めなければなりません。その際、何が重要なのかという問題と向き合わなければならないのです。優先事項のリストからどれを外すか、どのような順位付けを行うのか、簡単なようで削ることも優先順位を付けることもなかなか難しいものです。最後は、エイヤーと決断するしかありません。

　優先事項を決める際に数十個のものを選ぶことはできません。できれば３個、多くても５個までです。それ以上の優先事項を決めてもすべて出来るわけがありません。多くの優先事項を決めてしまうから集中できなくなるのです。そして、結局はどれもが中途半端で終わってしまいます。

　ここで重要なのは決断することです。思い切った決断で、優先事項を大幅に削るのです。削った事項については、リーダー自身がやる必要はありません。それらは部下に任せればいいのです。

　リーダーの役割は、部下に仕事をさせてチームを率いていくことです。何でも自分でやろうとするから時間が足りなくなるのです。優先順位を決めて重要な仕事のみひとつずつ集中して行えば時間は作ることはできます。優先順位の低い事項はリストから外して部下に任せればいいのです。それによって部下も成長します。