部下の説明が要領を得ない

マネージャーとして誰もが日常的に遭遇していることと思います。

こういった場面では「もう少し要点をまとめて話してほしい」と思いますよね。

ということで、今回は「要領を得ない説明」について考えてみます。

説明が要領を得ない原因

何故要領を得ないのか？ということですが、原因としては大きく2つ考えられます。

1、単にメンバーの要約する能力が不十分

2、状況が複雑すぎて要約し辛い

殆どのケースはミックスだと思いますが、1は主にマネージャー側が思っている原因で、2はメンバー側の言い分であることが多いです。

マネージャーとメンバーのよくある対立軸

また、このようなことは、営業部門に特に多く、例えば、

→「業績が上がらない」

→となれば当然「説明を求められる」

→しかし説明が「要領を得ない」

といったお決まりのパターンです。

マネージャーの心境としては、

「市場や顧客のことが分かっていないのに売れるわけがない！」

であり、

メンバーの心境としては、

営業現場の状況は千錯万綜であり「そんなに簡単なものではないんだ！」

ということでしょう。

現実は常に複雑奇怪

多くのマネージャーの方は、そのメンバーの要約する能力を問題視し、評価を下げる方向の印象を持つことでしょう。

しかし、果たしてそれは正しいことでしょうか？

確かに要約の上手なメンバーは状況説明も分かりやすいし次の一手も容易に頭に浮かんできますので、ストレスを感じなくて済みます。

しかしマネージャーの仕事の本質(チームで最大の成果を出し続ける)からすれば、要約された情報には相当注意が必要です。

営業のケースでいえば、現場や担当エリアの状況は関係する人の数も多く、それぞれの思惑が複雑に幾重にも絡みあっていて、とても短い言葉では言い表せないということが現実だからです。

課題解決のヒントはメジャーな出来事にあるとは限らない

私の考えでは、「要約は原則マネージャーが行えば良い」ということです。

何故ならば、メンバーが要約するとその段階で小さな出来事は些末なこととして切り捨てられることになりますが、時としてその中に決定的な課題解決のヒントが隠れていることが少なくないからです。

メンバーの評価はあくまで「業績」でなされるべき

要約する能力は大事ですし、メンバーがマネージャーを目指す上で高めなければならない能力のひとつであることは間違いありませんが、要約された情報には抜け漏れが当然多く、ともするとマネージャーの判断を誤らせる危険性が潜んでいることを十分認識しておくことが重要です。

同時に「説明が要領を得ない」というだけで「評価にバイアスが掛かりやすい」ということもよく理解した上で、あくまでメンバーの評価は要約等の能力の高さではなく「客観的な業績」によってなされるべきだということをマネージャーは常に意識しておくことが重要です。