スウェーデン式 Happyな会社作りマニュアル⑩会社の全ての会議をデザインする

経営者の皆様、おはようございます！　

　昨日は組織づくりについて説明させて頂きました。組織は戦略に基づき、戦略を実行する為に組織をつくる。また、ピラミッド型とフラット型の組織の違いも説明させて頂きました。

　本日は、会議体・コミュニケーション方法についてのご提案です。

　理念・文化・実行力　は、会社にとって大切な３本の柱です。常に方向性を確認し（理念）、日々KPIを確認し（実行力）、社内文化を確認していく必要があります。

　そのためのコミュニケーションプロセスをデザインするのは大変大切です。

　会議を設計するにあたり、会議と会議がきちんとリンクしているかを確認する必要があります。

　例えば現場で行われている朝会の会議で問題があった時に、どのようにエスカレーションし、上部にレポートしていくか、またそれがどのように現場に落ちてくるか、つながりを意識して会議を設定することが重要だと思います。

　じゃないと、会議で話し合って終わってしまいますよね。

 会議体設定　①会議は会社全体を考えてデザインする。全会議をリストアップする。正しい会議の中で議論する。無駄に新しい会議を増やさない。②会議に問題が発生した場合のエスカレーションの会議と、決断を報告する方法をきちんと決めておく。③Meeting description会議説明書を全会議に作成する。 会議の目的、開催日（毎週月曜日9:00-など）参加者などを記載。④議事録は会議中にとり、すぐに発行する。

　Info meeting, Pulse meetingという、マネジメントから全社員に対してのアナウンスの会議もあります。Infomeetingは月1回。各部署長から全社員に対しての報告です。売上や利益をはじめ、どんな活動をしているのかを全部を通して1時間ほどで説明します。　Pulse meetingは毎週の役員会議の直後に、10分で状況や決定を説明する会議です。どちらも最後にQ&Aをおいて、質問に答えます。

　図にもあるように、One on Oneは大変重要な打ち合わせの一つです。上司の大きな仕事の一つに、”部下に対してフィードバックをする”という事があります。コーチングを使って、傾聴し、アドバイスするタイミングに気づきを与えるように導きます。ということで、コーチングはマネージャーの重要なスキルの一つです。

　また、”企業文化”を作り上げるイベントも重要です。弊社ではFIKA（お茶の時間）を毎週金曜日に開催しています。本国Swedenでは、朝10時と夕方15時にお茶の時間があり、皆さん集まって雑談をしています。　

　一見無駄にみえますが、それがアイディアと効率を生み出しています。横の情報交換や、オープンに話せる雰囲気が、建前の無駄な業務を削減したり、それぞれの立場を理解しスムーズに業務を進める事に繋がります。

　更に、先日説明いたしましたオフサイトミーティングは重要です。本日のエグゼクティブコーチングでも社長様におススメしたのですが、高級ホテルや旅館で年に一度は経営理念や事業計画についてみんなで話し合うのはとても大切です。また、行く前に、高級旅館・ホテルでのサービスについて気が付いたところを後でみんなで話し合うから、きちんとチェックするように　と伝えておきます。

　帰ってから高級旅館・ホテルでのサービスについて気付いたことをみんなで話し合います。それにより、自分たちもどのようなサービスを提供すべきかを認識する事が出来ます。

　いかがでしょう？やらなければいけない会議は沢山あります。会議はなるべく増やさないように、リストで管理し、既定の会議内でなるべく収める。会議の目的・時間・メンバーをきちんと決める。会議議事録はすぐ出す。企業文化を作るコミュニケーション方法も作っておく（One on One, FIKA, オフサイトミーティング）

　社長の仕事の8割は方向性を示す事です。常に向かうべき方向と現状を社員全体でシェアしておきたいですね！

本日も最後までお読みいただき、大変ありがとうございます。良い一日をお過ごしください！