無駄な会議を有効に活かそう！

仕事をしていると色々な会議がありますが、中にはなんの会議か分からないことも多いですね。つい先日もありました。参加するメンバーは、上司からの命令で仕方なくもしくは、上司のご機嫌取り目的なのが見え見え。議題に対しての具体的な意見は全く用意されていない。議長からの質問には、ちぐはぐな回答。そして議題となる案件の実行にあたっては難しいだけの発言。結局、何も決まることもなく終わってしまった。

この会議では、私は静観するだけの立場であったため、別に口を挟むことなく自分なりに議題の案件について考えをまとめていました。しかし折角、時間を割いて会議を行ったのだから有意義なものにしなければならないと思うのは私だけでしょうか。

とりあえずですが、今回の会議で気が付いたことを以下にまとめてみました。

・案件に対して反対なら代わりの案を用意し自分なりの意見を述べる。

・実施が難しければ、その理由、できる方法もしくは問題提起する。

・具体的な根拠をもとに発言する。

＊例えば「よく売れている」だけじゃ分からない。数字がなければ説得性はない。

つまり会議を行う前には、案件に対して積極的に取り組むメンバーを最小人数に絞ることが必要です。通常なら、そういったチームが結成された後に会議の参加メンバーが抽出されると思います。今回はそれがなかったのも無駄になった理由のひとつといえます。そして参加するメンバーはしっかりとした自分の意見を用意しておくことが必要でしょう。案件に反対なら代替え案件を用意した上で反対の意思表示をするべきです。反論があれば根拠を明確にした上で意見を行えば会議も有効に行えるのではないかと思いました。

無駄な会議と言っては悪い気もしますが、今一度見直してみると次に結びつけることがたくさん出てきます。それができないということは「会議が無駄に終わった」ことにすら気がついていないからです。残念ながらというより案の定でしょうか。この会議についてのその後は何もありませんでした。

私自身としては、この無駄な会議でたくさんの勉強ができました。ある意味、客観的な立場であったからこそ気が付いたことが多くあったと思います。誰かが気が付けばそのようなことの質問があってもおかしくないのですが、それすらないとなれば、勉強できた内容をわざわざこちらから教えることは一切致しません。何故ならそれこそ折角の勉強が無駄になってしまうからです。また他で使えることもあろうかと思いますのでそれまで大事にとっておくとします。（終）