仕事をする上で心がけていること。

6月になり、早くも今年も半分が過ぎようとしています。本当に時間が経つのは早いですよね。前半の大仕事がさらに時間を加速させていたように思いますが、それも終えてほっと一息ついている今日この頃です。

最近オンライン秘書を始める人がとても多くなったなと感じています。いろんな分野に特化したスキルを前面に押し出している人もいれば、トータルでいろんな経験を活かして活躍している人など、オンライン秘書はその人数だけいろんな仕事のやり方があるなと思います。

私自身、5年目になるのですが、できることもそうですが、それ以上にクライアントとの日々のやり取りがとても大切だと思っています。そこで、私自身が普段大切にしていることをお話してみようかと思います。

レスポンスは早めに

実は、私は事務経験0年からこの仕事を始めたのですが、実績も何もない私に依頼をしてくれた最初のクライアントに「実績も何もない私にどうして依頼しようと思ったんですか？」と聞いたことがあります。その時のクライアント様の答えはこちらでした。

「いろいろと問い合わせたけど、レスポンスが一番早かったから」

依頼をする決め手って、意外と仕事のスキルとかじゃないんだなぁとその時思いました。

仕事の質が良くても、レスポンスが遅い、報連相がない、挨拶がないなど、基本的なところができてないと、どうしてもイメージが悪くなりますよね。

なので、仕事の基本的なところの対応がしっかりしていることって、とても大切なことだと思います。

やったことがない依頼はまず調べる

前にも書いたように、私は事務歴０年でした。Office系ソフトはほぼ触ったことがなかったですし、連絡ツールのSlackやChatworkも使ったことはありませんでした。もちろんGoogleのツールもメールぐらいしか使用経験はありません。

メールの文章もどういう感じで書けばいいか分からなかったですし、CCとかBCCなんて、なんのこっちゃ？と思ってたくらいへっぽこでした(笑)

でも、メールの文章なんて調べればたくさん出てきます。

「冒頭のあいさつ、メール、お客様」と検索すれば、たくさんの参考例が出てきます。何か不手際があって謝りのメールを送るのも、「メール、お詫び」と入れれば例文がたくさん。連絡ツールやGoogleのツールも、画像付きで懇切丁寧な使い方を掲載しているwebページはたくさんあります。

さすが、Google先生！(笑)

よほど専門的なことじゃない限りは、端からクライアントの方に聞くことはしません。秘書代行を依頼するクライアントの方々は忙しい方ばかりです。時間をできるだけ奪わないことを心掛けなければいけません。

まずは調べる！　これ大切です。

質問回数は最低限で、質問事項は簡潔にまとめる

仕事を進めていく上で、どうしても分からないときやクライアントに確認が必要なことは必ず出てきます。

そんなとき、あなたならどうしますか？

思いついたらすぐ聞く！という方いらっしゃるかもしれませんが、私はそうはしません。一つ質問をしたあとで、これも質問しなきゃいけなかった！なんてことが出てくると、さっき質問したばかりなのに伝えづらかったり、連続で質問したとしても、最初の質問をクライアントが見落として答えてもらえなくて再度聞く羽目になったりします。

なので、私は、

まずは全体の流れを考える。

↓

ここは確認が必要と思う部分をピックアップする。

↓

箇条書きで質問をまとめる

という風に、できるだけ最低限の回数で質問をするようにしています。そして箇条書きというのがポイント。

例えば、こちらはつらつらと文章を並べたもの。

お疲れ様です。

○○さんから、zoomMTGの日時のご連絡がありました。

4月15日の14～16時の間の1時間でお願いしたいとのことですが、何時からがご希望でしょうか？

また、事前に資料が欲しいとのことでしたが、どの資料をお渡ししておけば良いかご指示をお願いいたします。

今回のMTGは同席したほうがよろしいでしょうか？

お手隙の際にでもご連絡お願いいたします。

こちらは箇条書きにしたもの

お疲れ様です。

○○さんから、zoomMTGの日時のご連絡がありました。

①4月15日 14時～16時の間の1時間をご希望です。　何時からをご希望ですか？

②事前に資料をご希望です。　どの資料をお渡ししますか？

③MTGに私も同席が必要でしょうか？

以上、お手隙の際にでもご連絡お願いいたします。

どちらの方が分かりやすいと思いますか？断然下の方ですよね。

下の方だと、いくつ質問したかが一目瞭然ですし、クライアントも返事が簡潔にしやすいのです。こんな感じで。

① 14：30からで

② ○○の資料

③ 同席不要

クライアントはお忙しい方ばかりなので、できるだけ時間を取らせないように、できるだけ質問回数を少なく、必要部分をまとめて、いかに簡潔に質問をするかを心がけてます。

決定権はクライアントにある

仕事をしていく上で、「ここはこうしたほうが良いのでは？」と思うことがあります。そのとき、こっちの方がいいんじゃないでしょうか？とクライアントに提案したくなりますよね。

そんな時は、私はまず私とクライアントのどちらの仕事の領域かを考えます。

例えば、クライアントとお客様とのやり取りの中で、お客様にとってはこっちの方が良いのでは？と思ったとしても、それは自分の主観でしかなく、クライアントの提案がお客様にとってのベストなので、そこは口を挟むことではありません。　まぁ、これはクライアントの仕事の領域ですので、当たり前の話ですが。

次に、自分とクライアントの間でのやり取りですが、これは多少なりともこちら側から提案はしやすくはなります。

が、自分には決定権がないことを私は肝に銘じています。

例えば、資料をいくつか用意して、これが良いなと自分が思ったとして、クライアントが別の資料を選んだとしても、こうしたほうが良いのにと思ってクライアントが別の手段を選んだとしても、それがクライアントには正解なんです。こちら側の主観は必要ありません。

誰にとっての正解か？を考えながらサポートをすることが重要です。

もちろん、これはさすがに危険！とか、このままにしておくとお客様に迷惑がかかる！と思ったことは、強めにお伝えします。けど、これさえもクライアントが別の回答を出したとしたら、それ以上こちらからお伝えすることはありません。

それがクライアントにとっての正解ですから。

と、つらつらと私が心がけていることを書きました。他にもありますが、とりあえず今回はこのくらいで。

読んでいてどう思いましたか？

読んでいてわかったかと思いますが、私は特別なことは何もしてないですよね。でも、当たり前のことをちゃんとするということが大切なのではないかなと私自身は思っています。

みなさんが仕事で心がけていることって何ですか？

仕事によっていろいろとありそうですが、当たり前のことを丁寧にやるという根本的なところは、どの仕事でも一緒なのかもしれませんね。

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