AIを用いたメール作成方法とは？メリットや活用シーン、おすすめツールを紹介

2025年3月19日

メール対応に業務時間の多くを取られていて、コア業務に集中できないという企業もあるでしょう。メール対応業務を効率化したい場合に有効なのが、AIの活用です。

AIであれば、メール文章を自動で作成してくれるだけでなく、メールの品質向上やトーン・スタイルの統一などにも役立ちます。この記事では、AIを用いたメール作成方法やメリット、活用シーンなどについて紹介します。

AIを使ったメール作成とは

AI（Artificial Intelligence）とは、コンピューターに覚えさせたい作業に関連する大量のデータを学習させることでコンピューターが作業ルールを習得し、人間に代わって作業を実現できるようにする技術のことです。AIは人工知能とも呼ばれます。

AIを活用することで、より精度の高いメール作成が可能です。AIではライティング作業も可能なため、メール文の作成を行えます。また、ターゲットにあわせて文面を調整できることもAIの特徴で、広報文の作成や記事制作なども可能です。

これまで人間が時間をかけて考えていた文面もAIであれば即座に作成できるため、メール作成に時間を取られている企業であれば、AI導入の効果は大きなものになるでしょう。

AIでメール作成をするメリット

AIでメール作成をするメリットについて解説します。主なメリットは、次の5点です。

時間の節約になる
メールのトーンやスタイルを統一できる
品質が向上する
多言語でのメール作成にも対応できる
新しいアイデアや文章表現を提案してくれる

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

時間の節約になる

AIを活用することで、メール作成にかかっていた時間を大幅に削減できます。

メール文章を作成する際は、誰に送るのか、どういった内容のメールなのかという情報に基づいて一から構成を組み立て、そのうえで内容にあった表現をチョイスして文章を作成する必要があるため、多くの時間がかかります。

しかし、AIであれば誰にどういった内容を送るのかという指令を出すだけ、あっという間に文章を生成してくれます。修正する際も、従来のように自分で書いて読み直して修正するのではなく、AIが作成した文章を確認し、必要に応じて編集するだけで済みます。

メールのトーンやスタイルを統一できる

メール文章の作成にAIを用いることのメリットとして、メールのトーンやスタイルを統一できる点が挙げられます。ビジネスメールにおいては、全社で統一されたトーンやスタイルを保つことが基本です。

企業のトーンやスタイルをAIに学習させておけば、それに沿ってメールを自動作成してくれるため、社員間でのトーンやスタイルのバラツキを防げます。1つの企業に対して担当者が複数いるような場合でも、トーンやスタイルに一貫性を持たせられるため、相手方へも安心感を与えられるでしょう。

品質が向上する

AIを活用してメール文章を作成することで、メール文章の品質向上につながります。AIを活用すれば、文法のミスや誤字脱字、不適切な表現などをAIが自動的に修正してくれるため、人為的なミスを防げるようになります。

ミスのないメール文章であることは一見当たり前のようですが、互いの信頼関係を構築するうえでは欠かせません。メールにミスがある場合、メールの受信者からしても「この人に任せて大丈夫かな？」と不安に感じる可能性があります。

円滑な業務遂行のためにも、メール文章の品質向上は大きな役割を果たします。

多言語でのメール作成にも対応できる

AIを活用すれば、多言語でのメール作成に対応できます。また、受信したメールをAIに読み込ませれば翻訳も可能です。辞書や辞書アプリなどを片手にメールの作成や翻訳を行っていた場合、AIを活用することで大幅に時間を削減できるでしょう。

もし、外国語対応のために従業員を採用していた場合は、採用コストの削減にもつながります。複数の国とやり取りしていた場合は、言語にあわせて採用することになるため、人件費も馬鹿になりません。

多言語でのメール作成へのAIの活用は、多言語でのメール作成や外国語対応のための人員採用といった問題をクリアできるだけでなく、新たな言語への対応もスムーズに行えるため、非常に有益な方法といえるでしょう。

新しいアイデアや文章表現を提案してくれる

AIの活用はメール文章の作成だけにとどまりません。新しいアイデアや文章表現の提案などもしてくれるため、既存文章をわかりやすくするための改善策としても役立ちます。

AIを用いることで、次のようなサポートを受けることが可能です。

主語や述語のねじれの修正
専門用語をよりわかりやすい表現に変更　など

AIでは客観的な視点でメールの文面をチェックしてくれるため、メール受信者にとってより伝わりやすい文章にブラッシュアップできます。

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AIでメール作成する際の注意点

AIでメール作成する際の注意点について解説します。注意点は、AIが作成した内容を過信しないこと、個人情報や機密情報をAIに入力しないことの2点です。

できあがった内容を過信しない

AIが作成したメール文章の内容を過信しないようにしましょう。日々AIの精度は向上していますが、成果物のすべてが100%正しいわけではありません。

AIを活用するためには、データをAIに学習させる必要があります。その際に用いたデータに誤りがあった場合や、情報が古いままで更新され邸内データであった場合、それらの情報が成果物にそのまま反映されてしまって名称や数字に誤りが生じる恐れもあります。

とくに、企業名や製品名・サービス名、日時などはミスが起きやすいものであるため、AIが作成した内容を人間の目でもあらためて確認するようにしましょう。

個人情報や機密情報を入力しない

AIを利用する際は、個人情報や機密情報を入力しないように注意しましょう。とくに注意が必要なのは、次の2点です。

入力データが学習に使用され、情報が第三者に漏えいする恐れがある
保存データへの不正アクセスによる情報漏えいの危険性がある

個人情報や機密情報をAIに学習させてしまうと、その情報を誤ってAIが使用してしまう恐れがあります。また、AIはクラウドサービスのため、入力したデータはインターネット上のデータベースに保管される仕組みです。そのため、不正アクセスなどによって情報が漏えいしてしまう危険性があります。

セキュリティ対策を徹底することはもちろんですが、そもそも流出しては困る個人情報や機密情報をAIに入力しないことも大切です。

AIを活用したメール作成の流れ

AIを活用したメール作成の流れについて解説します。それぞれの手順について見ていきましょう。

AIツールを選ぶ

まず、利用するAIツールを選ぶ必要があります。メール文章の作成を行えるAIツールにもさまざまな種類があるため、各ツールの特徴や評判などを確認しましょう。

それらを加味したうえで、自社で作成したい文章作成に適していて、使いやすいツールを選ぶとよいでしょう。

AIツールにプロンプトを入力する

AIツールにメール文章を作成させるためには、プロンプトと呼ばれる命令文を入力する必要があります。命令文では、作成してほしいメールに関する情報を盛り込み、メールのイメージをAIに伝えます。

たとえば、次のようなものです。

○○さんへ打ち合わせに対してのお礼メールを作成して
○○に××の件についての謝罪メールを作成して

上記のように簡単な命令文でもメールの作成は可能です。メール作成の目的やトーンなどより具体的に指令を出すことで、よりイメージに沿った内容のメールを作れるようになります。

具体的なプロンプトは、後述する「AIでメール作成をする際に役立つプロンプト例」で紹介しますので、そちらを参考にしてください。

できた文章の校正と調整をする

AIによってメールが作成されたら、次は人の目でメールを校正します。プロンプトが具体的であるほど意図した内容に沿うことになりますが、そうでない場合は意図していない内容になっている恐れもあります。

また、失礼な言葉遣いになっていたり、相手方の名前や企業名に間違いがあったりする恐れもあるため、しっかり自分の目で内容を確認しましょう。

AIでメール作成をする際のポイント

AIでメール作成をする際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ポイントを押さえることで、イメージにあったメールを作成できるようになります。

AIにキャラクターを付ける

AIでメールを作成する場合には、AIにあらかじめキャラクター付けしてあげることが重要です。そうすることで、イメージにあった文章を作成してくれるようになります。

たとえば、自分の会社内での立ち位置や所属部署の名称などをAIに教えることが大切です。

＜例＞

あなたは食品メーカーの営業担当者です。
あなたはパソコン機器メーカーの優秀なカスタマーサポート担当者です。

上記のように、AIに自分の立ち位置を伝えることで、そのキャラクターに基づいた内容でメールを作成してくれます。

メールの内容や送る目的を明確にする

AIへメールの内容や送る目的などを具体的に伝えることも重要なポイントです。メール本文について具体的な指示を出すことで、イメージに近いメールに仕上がります。

＜例＞

取引先Aに対して、先日の商談についてのお礼のメールの文章を作成してください
宛先：取引先であるA社の担当者
件名：商談のお礼
伝えたい内容：商談時間をもらったことへの感謝、次回の日程調整
起こしてほしい行動：来週の火曜日までに返信してほしい

このように、AIに目的や内容などを具体的に指定すれば、そのプロンプトに沿ってメールを作成してくれます。

メール文章のトーンや文字数を指定する

AIにメールを作成してもらう際には、キャラクター付けや内容・目的など具体的な指示出しのほか、どのようなメールの文章を作成してほしいのか、文章のトーンや言葉遣い、文字数などの指定も必要です。

受信者が新規の取引先であるのに、フレンドリーな文面では失礼な人間だと思われかねません。メールを送る相手と自分がどういう関係性なのかを考慮して、丁寧な表現なのか、適度に砕けたフレンドリーな文章にするのかといった指定も行いましょう。

＜例＞

メール文字数：500文字以内
トーン：堅くなりすぎない調子で

AIでメール作成するのにおすすめのシーン

メール作成にAIを活用することで、時間の節約や業務の効率化につながります。ここでは、AIでメール作成するのにおすすめシーンを3つ紹介します。

簡単な返信文の作成

AIにメール作成を任せるのに適しているのが、簡単な返信文を作成する際です。たとえば、「承知いたしました。よろしくお願いいたします。」などのように、文面を深く考える必要のないメールをAIに作成してもらうと時間節約につながります。

AIツールのなかには、過去のメール内容ややり取りを参照して、効果的な返信を作成してもらえるものもあるため、自社への問い合わせ対応で簡単な返信文を作成することが多いのであれば、そういったツールを選択するとよいでしょう。

定型化されていないメール文面の作成

お礼や謝罪など、定型化されていないメール文面の作成にもAIの活用が効果的です。お礼文や謝罪文などを作成する際は、状況に応じて文面を柔軟に変える必要があります。人間が対応すると、どうしても時間がかかってしまうものです。

AIならば、目的や口調を指定するだけで即座にメール文面を作成してくれるため、あとは送りたい内容に合致しているか微調整するだけで済みます。

外国語への翻訳

外国語のメールを作成する際にもAIの活用がおすすめです。AIを活用すれば、日本語で作成したメールを他言語に翻訳してくれます。

また、ツールによっては英語以外にもフランス語やスペイン語、中国語など幅広い言語に対応しているものもあります。海外企業と取引をしている場合は、対応する言語の種類でツールを比較検討するとよいでしょう。

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AIでメール作成をする際に役立つプロンプト例

ここでは、以下の3つのシーンにおいてAIにメール作成してもらう際に役立つプロンプト例を紹介します。

お礼・お詫び・謝罪のメール
日程調整メール
海外企業へのメール

お礼・お詫び・謝罪のメール

お礼メールで使えるプロンプト例は、次のとおりです。

【お礼メールで使えるプロンプト例】
あなたはPCメーカーの営業担当者です。
以下の情報をもとに、打ち合わせ参加へのお礼を伝えるメールを作成してください。

#条件
・文字数：400文字以内
・トーン：堅くなりすぎず丁寧に

＃伝えたい内容
・打ち合わせに参加してもらったことに対する感謝
・次回の打ち合わせ日程の調整依頼
・返信期限：今週の水曜日まで

#出力形式
・件名：
・本文：

お詫び・謝罪メールで使えるプロンプト例は、次のとおりです。

【お詫び・謝罪メメールで使えるプロンプト例】
あなたは食品メーカーの優秀な営業担当者です。
以下の情報をもとに、取引先に商品納品遅れに対するお詫びのメールを作成してください。

#条件
・文字数：600文字以内
・トーン：申し訳なさが伝わるように

#伝えたい内容
・注文された商品の納期遅れについてお詫びしたい
・納期予定は2週間後だったが、生産遅れにより3ヶ月後になることが予想される
・要望や意見があれば教えてほしい

#出力形式
・件名：
・本文：

日程調整メール

日程調整メールで使えるプロンプト例は、次のとおりです。

【日程調整メールで使えるプロンプト例】
あなたはIT企業の営業担当者です。
以下の情報をもとに、取引先との打ち合わせ日程調整についてのメールを作成してください。

#条件
・文字数：500文字以内
・トーン：丁寧に

#伝えたい内容
・新製品についての打ち合わせ日程を調整したい
・打ち合わせは1時間程度を予定している

#希望日程
・○月○日 13時〜
・○月○日 10時〜
・○月○日 15時〜

#出力形式
・件名：
・本文：

海外企業へのメール

海外企業へ送るメールで使えるプロンプト例は、次のとおりです。

【海外企業へ送るメールで使えるプロンプト例】
あなたは海外経験が豊富な自動車関連会社の営業担当者です。
以下の情報をもとに、メールを作成してください。

#条件
・言語：英語
・文字数：800文字以内
・トーン：丁寧に

#伝えたい内容
・退職にともない担当者が変更になる
・新しい担当者は［担当者名］で、［日付］から担当になる
・これまでの感謝を伝える
・後任者から挨拶のメールを後日する予定

#出力形式
・件名：
・本文：

メール作成AIツールおすすめ5選

メール作成でおすすめのAIツールを5つ紹介します（2025年2月調べ）。チャット形式で文章を作成できるものやメール文章はもちろん、さまざまな文章作成に対応しているものなどがあるため、目的や自社の業態にあったツールを探してください。

ChatGPT

AI文章作成ツールとして代表的なものが、ChatGPTです。チャット型を採用しており、プロンプトを入力することで文章が作成されます。

PCやスマホアプリからも利用可能なため、外出先で時間がないなかでも手軽にメール文章の作成をAIに任せられるでしょう。

無料版のほか、「Plus」や「Pro」などの有料版もあり、プランに応じて利用できる機能が拡張されていく仕組みです。たとえば、有料版では画像生成機能やコード生成機能などを利用できます。

初期費用	なし
料金	無料版：0円 Plus：20ドル／月 Pro：200ドル／月 Team：月額課金：30ドル／月（ユーザー1人当たり）年額課金：25ドル／月（ユーザー1人当たり） Enterprise：要問い合わせ

ChatGPT

hitobo

hitoboは、アディッシュ株式会社が提供するAIチャットボットです。ChatGPT APIと連携することで、文章の自動生成が可能です。

hitoboでは、製品・サービスページのURLやPDF化された製品・サービス資料から情報を抽出し、製品・サービスに関するQ&Aの生成も可能です。自社商品やサービスに対する問い合わせに対して、スムーズに回答を導き出せるため、お客様を待たせる心配もありません。

初期費用	要問い合わせ
料金	要問い合わせ

hitobo

Gemini

Geminiは、Googleが提供する対話型のAIです。ChatGPTと同じく、プロンプトをチャットに入力することで文章作成を行います。

Geminiの特徴は、Googleが開発したツールであるため、Googleの提供する各種サービスと連携が可能な点です。GeminiとGmailと連携させれば、Geminiで作成した文章をGmailの返信画面に反映できます。普段、Googleのサービスを使用している場合は、Geminiを活用することで、さらなる業務効率化を実現できるかもしれません。

初期費用	なし
料金	無料

Gemini

Catchy

Catchyは、株式会社デジタルレシピが提供するAI文章作成ツールです。メール文章のほかキャッチコピーや記事作成など、幅広いジャンルでの文章作成に対応しています。

Catchyの強みは、マーケティングに適した文章が作れる点です。広告の作成やマーケティングアイデアの提案、高品質なコピー作成など、マーケティング領域での業務を行っている企業にとっては大きな味方となってくれることでしょう。

初期費用	なし
料金	Free：0円 Starter：3,000円～／月 Pro：9,800円／月 Enterprise：要問い合わせ ※Starterでは毎月一定のクレジットが付与され、付与数で料金が異なります

Catchy