AIで業務効率化をする方法は？メリット・デメリットや活用事例を紹介

2025年3月19日

業務効率化するためには、AIの活用がおすすめです。AIには資料作成や問い合わせ対応、メール対応などさまざまな業務を任せられます。

この記事では、AIで業務効率化をする方法や実際にAIで業務効率化した企業事例などについて解説します。

AIによる業務効率化とは

まずは、AIによる業務効率化とはどういうことなのか見ていきましょう。AI（Artificial Intelligence）とは、人間の知能や行動をコンピューターを活用することで人工的に再現しようとする技術のことを指します。

なかでも、業務効率化に有効なのが、AIの一種である生成AI（Generative AI）です。生成AIは、テキストや映像、音楽、画像などのコンテンツを生成する能力を持つAIです。生成AIは大量のデータを学習することでパターンを見つけ出し、新しいデータを容易に作成します。

これまで人が頭で考えて行っていた作業もAIを活用すればあっという間に行えるようになるため、業務効率化につながります。

AIで業務効率化が可能な業務

AIにはどういった業務を任せられるのでしょうか？ここでは、AIで業務効率化が可能な業務を紹介します。AIに任せられる代表的な業務について見ていきましょう。

資料作成

AIを活用すれば、資料作成業務を効率化できます。文章の作成だけでなく、図表やグラフなどの作成も可能なため、プレゼンテーション資料やレポート、提案書の作成などにおいて有効です。

資料作成で時間を要するデータ分析やグラフ作成にかける時間を削減できるほか、企業のブランドガイドラインをAIに学ばせておけば、それに沿って配色やレイアウトを自動で提案してくれます。

そのため、デザイン面に不安を抱えていた人でも質の高い資料を短時間で作成できるようになるでしょう。

問い合わせ対応

社内外からの問い合わせ対応は、AIチャットボットを活用することで業務効率化につながります。AIチャットボットとは、AIを活用してチャットでの質問に自動で回答するプログラムのことです。

AIチャットボットに自社で扱っているサービス・製品の情報を登録しておけば、AIチャットボットに顧客からの問い合わせを任せられます。さらに、社内規定や業務マニュアルなどについての社内問い合わせに対しても、AIチャットボットにそれらの情報を登録しておけば、容易に対応可能です。

また、外国人対応用のAIチャットボットを用意しておけば、外国人にも対応できます。通常、外国人に対応するためには、外国語を話せる人材を用意しておかなければなりません。とくに製品に対する問い合わせの場合、英語以外にもさまざまな言語に対応した人材が必要になるでしょう。AIチャットボットであれば、さまざまな外国語をAIにインプットするだけで済むため、外国語を話せる人材の採用コスト軽減につながります。

メール対応

AIを活用すればビジネス文書の形式に則った文章を自動で作成できるため、メール対応業務の効率化やメール文章の品質向上にもつながります。

AIでメールを作成する際は、メールに記載したい内容やメールのトーン（文章の調子）を指定するだけで、送信相手に合わせたメールを作成できます。そのため、メール内容に頭を悩ませることもなくなり、業務を効率化できるでしょう。

メールの返信までに要する速度は、企業との信頼性を構築するうえで重要な要素です。どういった内容で返信すればよいかわからず返信に時間がかかり、対応が遅れた経験がある方もいるでしょう。AIを用いることで迅速な対応が可能になり、信頼性の向上につながるでしょう。

採用

AIは、採用活動においても効果を発揮します。採用過程における合否の判定は、どうしても時間がかかる作業です。担当者によって差が出てくることも考えられます。

その際、採用担当者の評価基準を学ばせたAIを活用すれば、エントリーシートや面接の内容が評価基準をクリアしているか数秒で判断できます。また、評価基準のブレ抑制にも効果的です。

そのほかにも、以下のような採用業務においてもAIが活躍します。

採用スケジュールの管理をAIで自動化する
面接で面接官がする質問項目をAIに作成させる
応募者からの質問対応にAIチャットボットを活用する

AIであれば、24時間対応可能です。応募者からの問い合わせや面接日程の調整などの業務を滞りなく遂行できるため、採用担当者の負担軽減になるだけでなく、応募者のストレス軽減にもつながります。

データ入力

AIは、データ入力作業にも活用できます。たとえば、実施したアンケート調査の集計作業を行う際などに有効です。アンケート結果を指定のフォーマットに入力するためには、アンケート結果を確認して一つ一つ手入力する必要がありました。

しかし、AI OCRという画像から文字を自動で抽出する技術を用いることで、一瞬でデータ内容を抜き出せるため、手入力の手間を大幅に削減可能です。また、人の手によるヒューマンエラー防止にもつながるため、データの正確性を高めることにもつながります。

調査・分析

AIは、データの調査やトレンドの分析、将来の予測などを行うことにも長けています。たとえば、AIに競合他社の製品情報、SNS投稿などを収集・分析させれば、競合の強みや弱みを特定可能です。

この情報を参考に自社と他社の状況を比較・分析できれば、自社が優位性を保つのに必要な戦略を立てる時間の削減にもつながります。AIによるデータ分析は、次のような業種で活用可能です。

営業：AIに成果を上げている営業担当の話し方を分析させることで、成果につながりやすい営業方法を可視化できる
小売：AIに過去の販売実績を学習させることで今後の需要が予測可能になり、適正な在庫管理が可能になる

コンテンツ制作

AIを活用することで、画像や動画などのコンテンツ制作をより手軽に行えるようになります。AIを使ったコンテンツ制作では、テキストでAIへイメージを伝えるだけで、コンテンツを作成可能です。そのため、デザインスキルや動画編集スキルなどがなくても、誰でも簡単にコンテンツを制作できるようになります。

具体的には、次のような活用例が挙げられます。

メールマガジンでの活用：メールマガジンで取り上げるアイデアをAIに考えさせ、それに基づいた文章も作成させる
広告や製品パッケージでの活用：広告や製品パッケージで使用するキャッチコピーやデザインをAIに考えてもらう

プログラミング

AIを活用するとプログラミング作業の業務効率化にもつながります。プログラミングにおいてAIが役立つのは、次のような作業です。

コード生成
エラー検出
デバッグ作業　など

AIでは、指定した要件に基づいてコードを自動的に生成可能です。コードを手作業で書き起こす時間を短縮できるため、開発スピードの向上につながります。

また、プログラムのエラー検出やデバッグ作業にもAIが役立つため、問題解決までの時間を短縮できます。

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AIを活用した業務効率化のメリット

AIを使って業務効率化をするメリットは4つです。各メリットについて見ていきましょう。

人手不足解消や人件費削減につながる

人手不足解消や人件費削減につながる点は、AIを活用する大きなメリットといえます。前述したように、多くの作業をAIに任せることが可能です。AIに業務遂行を任せれば、人手不足の解消はもちろん、必要な人手を減らせるため人件費の削減にもつながります。

また、空いたリソースをコア業務に集中させることで、収益拡大にもつながります。

人為的ミスを防止できる

人為的ミスを防止できることも、AIを業務に活用することで得られるメリットです。人間が行う作業は、いくら気をつけていてもどうしてもミスが発生する可能性があります。

その点、AIであれば資料作成やメール対応、データ入力、プログラミングなどさまざまな業務において人間よりも正確かつ迅速に対応できます。また、プログラミング作業においてはAIであればエラーなどを自動で検知できるため、ミス防止にも役立ちます。

業務品質を平準化できるだけでなく、ミス発生時のリカバリー作業削減につながる点は、AIを導入するメリットといえるでしょう。

属人化を解消できる

業務の属人化解消にもAIの活用は効果的です。専門性が要求される業務ほど知識や経験が必要になるため、特定の従業員に業務が依存してしまう傾向にあります。

とくに人手不足に陥っている企業であれば、業務内容を把握している社員が担当者だけというケースも珍しくありません。AIを活用すれば、専門性の高い業務でも任せられるため、属人化を解消につながります。

また、属人化解消にはAIチャットボットの活用もおすすめです。担当者がこれまで蓄積したノウハウや仕事のやり方をAIに学習させることで、業務を引き継いだばかりの社員でも、AIチャットボットに質問するだけで回答を得られるようになります。

このようにAIに業務を任せることで属人化した業務の進め方やノウハウを社員全体で共有できるようになる点は、業務効率化において大きなメリットです。

顧客満足度の向上につながる

AIを導入することで、顧客満足度の向上にもつながります。たとえば、製品やサービスに対する顧客からの問い合わせに対しても、AIチャットボットであれば24時間365日いつでも回答可能です。

また、「電話をかけたけど対応中でつながらない」「営業時間外で問い合わせられない」といった不満も解消できます。問い合わせ対応などの業務をAIに任せれば、空いた時間を接客対応などに有効活用できるようになるため、顧客に対して丁寧な対応ができるようにもなります。

顧客満足度向上には、AIの分析・予測する能力も有効です。AIで分析した市場や顧客のニーズに沿って事業を展開していけば顧客満足度も高めやすくなるでしょう。結果的に、自社のブランド力向上にもつなげられます。

AIを活用した業務効率化のデメリット

AIを使って業務効率化をする際には3つのデメリットがあります。デメリットについても把握して、AIを適切に活用できるようになりましょう。

大量の学習データが必要になる

AIを活用する際のデメリットとして、大量の学習データが必要になることが挙げられます。AIを有効活用するためには、自社で利用したい分野に合わせてAIをカスタマイズさせる必要があります。そのために必要なのが、十分な量のデータや学習期間です。

AIは学習したデータに基づいて業務を行ったり分析や予測などを行ったりするため、データ量が乏しいと、期待する効果を得られません。

また、学習させるデータに偏りがある場合も注意が必要です。偏ったデータを基に作業をすることになるため、求める結果が出ない恐れもあるでしょう。

AIを活用して業務効率化するためには、自社の求める結果を出せるようなデータ量とデータ内容を揃える必要があります。

導入コストがかかる

AIの導入や維持管理には、コストがかかることをあらかじめ理解しておきましょう。

まず、AIを導入する際には、システムの開発をベンダーに発注する必要があります。さらに、AI導入にあたって業務フローの見直しが必要なケースもあり得ます。

AIを導入することで業務効率化につながる可能性はありますが、費用対効果に見合ったものであるかは、事前に検討しておきましょう。

また、システムの導入費用以外にも、学習データの準備やシステムの維持管理費用、AIを運用するためのIT人材の確保など、さまざまなコストがかかります。

とくに、IT人材の不足は深刻な課題となっており、人材の採用が難しいケースも考えられます。そのため、AIを導入する際は、計画的に進めていくことが重要です。

情報漏えいの恐れがある

AIはインターネットを介して使用することになるため、情報漏えいのリスクがあることを理解しておきましょう。不正アクセスやハッキングの標的となる恐れも考えられます。

たとえば、自社の売上予測や競合他社との比較のために自社のデータをAIに学習させていたとしましょう。その場合、AIがハッキングされると、自社の貴重な情報が外部に流出することになります。

AIを活用する際は、万全のセキュリティ対策を行ったうえで、十分注意して運用することが重要です。

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AIを使って業務効率化する手順

AIを使って業務効率化する手順について解説します。基本的な手順は、次のとおりです。

AIを導入する業務を特定する
AIを用いて業務効率化したい目標を設定する
使用するAIツールを選定する
AIに学習させるデータを準備する
AIに学習させ自社にあわせてカスタマイズしていく
AIの試験運用を実施する
AIを正式導入する
継続的にAIに改善を加えていく

まずは、AIを導入する業務を特定します。その際は、自社が抱えている課題に対して効率化できる作業は何かを考えると特定しやすいでしょう。

次に定めた業務と目標に対して効果を発揮できるAIツールの選定を行います。AIツールにはそれぞれ得意とする分野があるため、各ツールの機能やコストなどまで含めて検討するようにしましょう。

ツールが決まったら、AIに学習させるデータを用意します。AIに任せる業務内容によって必要なデータや量は異なるため、注意が必要です。

その後は、AIに学習させ求めるレベルに達するまでカスタマイズを行います。AIが完成したら試験運用を行い、問題がなければ正式導入です。

AIは、一度学習したら完成というわけではありません。AIの精度向上のためには、導入後も社員やユーザーから得たフィードバックを学習させることが欠かせません。

AIによる業務効率化の事例

AIによる業務効率化の事例を紹介します。紹介するのは、以下の6社です。

日清製粉グループ本社
LINEヤフー
パルコ
セブンイレブン
大林組
ソフトバンク

それぞれの事例を見ていきましょう。

日清製粉グループ本社

日清製粉グループ本社では、社員からの問い合わせの対応にAIチャットボットを使用しています。社内における各種規程やガイドライン、マニュアルなどをAIチャットボットに学習させることで社内FAQに対応できるAIチャットボットを作成しました。

AIチャットボットによって、バックオフィスを担当する社員の工数削減につながったほか、コア業務へ作業時間を割けるようになるなど、業務効率化に大きく貢献しています。

参考：ネオス株式会社「Office Bot 導入事例」

LINEヤフー

LINEヤフーでは、独自業務効率化ツール「SeekAI」を全従業員に導入しています。SeekAIとは、従業員が入力した質問の回答を社内データや社内ワークスペースツールを参照元をとして、回答を提示してくれるツールです。

LINEヤフーでは、SeekAIの導入によって問い合わせ時間の削減が可能になるため、さまざまな部門で業務効率化を実現できるとしています。

参考：LINEヤフー「LINEヤフー、RAG技術を活用した独自業務効率化ツール「SeekAI」を全従業員に本格導入。膨大な社内文書データベースから部門ごとに最適な回答を表示し、確認・問い合わせ時間を大幅に削減」

パルコ

パルコではファッション広告の制作に画像生成AI技術を活用しています。本来は人物や背景などを撮影して制作される広告ですが、モデルの撮影は行わず、画像生成AIで人物や背景などすべての要素を生成したのが特徴です。

また、広告と連動したムービーにおいても、ムービーはもちろん、音楽やナレーションなどもすべて生成AIが作成しています。

参考：PRTIMES「パルコ初の生成AI広告「HAPPY HOLIDAYSキャンペーン」が公開！グラフィック・ムービー・ナレーション・音楽まで全て生成AIにて制作！」

セブン-イレブン

セブン-イレブン・ジャパンでは、発注数を提案するAI発注システムを全店舗で導入しています。このAI発注システムは、曜日や天候などの特性情報と過去の販売実績を考慮してAIが需要と必要な在庫数を予測し、発注数量を提案してくれるのが特徴です。

在庫がなくなる前に発注できるため、品切れを防げるだけでなく、従業員が発注作業にかけていた時間の削減にもつながっています。

参考：セブン-イレブン・ジャパン「店内作業効率化の取り組み」

大林組

総合建設会社の大林組では、米国のSRI Internationalと生成AIを活用したツール「AiCorb（アイコルブ）」を開発しました。AiCorbを活用すれば、建物の形状を記したスケッチや3DモデルからAIが建物の外観デザインを提案してくれるため、設計者が手作業で行っていた設計業務の工数削減につながっています。

参考：大林組「建築設計の初期段階の作業を効率化する「AiCorb®」を開発」