面接代行とは？サービス内容や代行会社を選ぶポイントを解説

面接代行とは、採用面接に関する業務を外部の業者が実施する委託するサービスです。この記事では面接代行の基本事項およびメリットデメリット、面接代行の導入を検討するべき企業の特徴と代行業者を選ぶポイントを解説します。

質の高い面接を実現し、より良い人材の獲得を目指したい方はぜひ参考にしてください。

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面接代行とは？基本事項を確認

面接代行とは、採用活動における「面接」を代行するサービスです。より良い人材の確保や、採用活動が社員に与える負担軽減などを目的とし、面接代行を導入する企業が増えています。

ここではまず、面接代行が注目される背景と違法性の有無を解説します。面接代行の利用を検討している方は、知識として押さえておきましょう。

面接代行が注目される背景

面接代行が注目されるようになった主な背景には、以下があげられます。

• 売り手市場の継続
• 採用活動の早期化
• 採用活動の多様化

売り手市場が続いている近年は、人材の確保が難しくなっています。将来的な人手不足が懸念されている中、少しでも優秀で自社に合った人材を採用できるよう、面接代行サービスを活用する企業が増えているのです。

また、採用活動の早期化と多様化も面接代行が注目される要因にあげられます。短期間でオンラインやSNSなどを活用した採用活動を実施するには、採用担当者の業務負担が大きくなりすぎる恐れがあります。

担当者の負担を減らし、時代に合った効果的な採用活動を実施するためにも、面接代行は多くの会社で利用されているのです。

面接代行が違法といわれる理由

「面接代行サービスは違法である」といわれることがあるため、導入に慎重になる方もいるでしょう。実は面接代行サービス自体は、違法ではありません。

ただし、職業安定法第36条に定められた「委託募集」を実施する際は、受諾企業と委託企業の双方が厚生労働大臣からの許可を得ないと違法になります。そのため、面接代行を利用する際は、まずは委託する内容が委託募集に該当するかを確認することが重要です。

一例をあげると、採用試験の問題作成や試験実施のみを外注したときは、委託募集にはなりません。また、書類選考や面接を委託したとしても、採用基準を自社で策定し面接代行会社からのフィードバックを基に自社で採用可否の判断を行う場合は、委託募集にはあたらないとされます。

参考：e-GOV法令検索「職業安定法第36条」

面接代行サービスでできること

採用活動における面接業務は、候補者と面談するだけではありません。面接日程のスケジューリングや面接官の人員配置、面接評価シートの作成、面接結果の共有などさまざまです。

面接代行を導入する際は、すべての業務を一括で委託する場合と、業務の一部を代行してもらう場合があります。ここでは、面接代行サービスで利用される主な3つの業務を見ていきましょう。

企業とのすり合わせと評価基準の策定

面接代行サービスに依頼できる業務の1つ目は、募集する人材や業務内容のすり合わせと評価基準の策定です。

面接で自社に合った人材を採用するには、求める人物像や任せたい業務内容について面接官が十分に理解しておく必要があります。求める人物像が曖昧だと採用後にミスマッチが発生する恐れがあるため、すり合わせは非常に重要な業務となります。

併せて、面接を通して候補者に自社の魅力を伝えるために、今後の展望や強みなども共有しておく必要があるでしょう。

面接は複数のスタッフにより実施されることがほとんどです。担当者によって評価のブレが発生しないよう、評価基準もしっかりと決めておきましょう。

面接の実施

面接代行サービスに依頼できる業務の2つ目は、面接の実施です。面接を依頼するにあたってはまず、個別面接かグループ面接か、グループワークかといった面接の形式を決定します。

面接の形式が決まったら、質問内容を策定しましょう。面接代行を利用した場合、面接官が複数になるケースもあります。面接官によって内容に差がでないよう、面接を通して確認したいポイントやチェックしたい点を十分に共有しておくことが重要です。

フィードバックと合否連絡

面接代行サービスに依頼できる業務の3つ目は、フィードバックと合否連絡です。面接代行業者は面接終了後に内容をまとめ、企業にフィードバックします。

企業は、面接官の主観的な部分の取扱に十分注意したうえで、客観的な情報と併せて合否を判断します。受験者への合否連絡は企業自身で行うこともありますが、面接代行業者による実施も可能です。

面接代行を利用する4つのメリット

面接代行を利用すると、以下の4つのメリットが期待できます。

1. 採用担当者の負担軽減
2. 採用基準の統一と面接の質の向上
3. ノウハウの蓄積
4. 選考のスピードアップ

ここでは、面接代行を利用する4つのメリットを詳しく見ていきましょう。

1.採用担当者の負担軽減

採用担当者の負担軽減は、面接代行を利用するメリットの1つです。採用活動の激化により、採用担当者の業務負担は増加傾向にあります。

そのため、すべての業務を自社の採用部門で賄おうとすると、ミスの増加や業務品質の低下が起きるかもしれません。

採用業務のうち、面接に関することだけでも外部に委託すれば、採用担当者はコア業務に注力できるようになり、ミスの軽減や業務の質の向上が期待できます。

2.採用基準の統一と面接の質の向上

面接代行に委託するときには、必要な人材のすり合わせや評価基準の策定をします。これにより採用基準が統一され、面接の質の向上と評価の均一化が測れるのも、面接代行を活用するメリットです。

それに加えて、専門家が面接を担当することで、より効果的な面談の実施も期待できます。効果的な面接が実現すれば、ミスマッチや優秀な人材の取りこぼしを軽減できるでしょう。

3.ノウハウの蓄積

面接代行を利用するもう1つのメリットは、面接に関するノウハウの蓄積ができる点です。採用業務は、属人化しやすい業務の1つといわれます。そのため、ノウハウの共有がスムーズにできないといった事態が発生しやすいのです。

面接代行を導入し、面接業務の専門家と共に採用活動を実施すれば、担当者全員でノウハウやスキルを吸収し、蓄積できます。将来は自社のみで採用活動を完結したいと考えている場合も、面接代行を導入すれば自社の採用力の底上げが期待できるでしょう。

4.選考のスピードアップ

選考のスピードアップも、面接代行を導入するメリットです。採用活動は年々早期化しているため、自社の採用がスムーズに進まないと、優秀な人材が他社に流れてしまうかもしれません。優秀な人材を自社で確保するには、スピーディーに選考を実施し、いかに内定者をフォローアップできるかがポイントとされます。

面接代行を利用し面談をプロに任せれば、自社の採用スタッフは面接以外の業務に取り組めるようになります。採用業務の効率化による選考のスピードアップと、優秀な人材の獲得が期待できるでしょう。

面接代行を利用する3つのデメリット

面接代行の導入にはさまざまなメリットがある一方で、以下のデメリットもあげられます。

1. 自社の魅力を伝えきれない
2. 依頼コストがかかる

それぞれの内容をしっかりと確認し、納得したうえでサービスを利用することが重要です。

1.自社の魅力を伝えきれない

面接代行に依頼すると自社の魅力を伝えきれないケースがあることも、デメリットの1つです。

就職や転職の面接というと、企業が候補者を選ぶ立場と思われがちです。しかし実際には、選考と併せて自社の魅力を伝えるという側面もあります。

面接代行を利用した場合、面談を実施するのは自社の社員ではないため、強みや魅力を伝えることが難しくなるかもしれません。候補者に選んでもらえる会社になるためにも、面接代行会社に自社の魅力を十分に共有することが肝心です。

2.依頼コストがかかる

面接代行を依頼すると、依頼コストがかかる点もデメリットとして覚えておきましょう。金額は依頼する業者や依頼内容、料金体系によっても変わるため一概にはいえません。

しかし、一般的に新卒の面談代行は月額50〜70万円、中途の面談代行は月額料金10〜70万円程度といわれます。面接代行を依頼するにあたっては、まずは見積もりをしっかりと取り、予算内かを確認することが重要です。

予算をオーバーするときは、依頼する業務内容を絞ったり、別の業者にも見積もりを依頼し比較検討したりしましょう。

面接代行の利用を検討するべき企業とは？

面接代行の利用には、コストがかかるといったデメリットもあります。そのため、面接代行の利用を検討していながらも、そもそも導入する必要性があるかを悩んでいる企業もあるでしょう。

ここでは、面接代行サービスを利用するべき企業の特徴を3つ紹介します。自社の現状や問題点と照らし合わせ、導入の判断をしましょう。

採用担当者が不足している

自社の採用担当者が不足しているときは、面接代行の導入を早急に検討するタイミングです。候補者に対し採用担当者の人数が不足していると、面接業務の質が落ち優秀な人材を獲得できなかったり、ミスマッチが発生したりします。

採用担当者が足りず業務が円滑に進んでいないと感じるときは、ぜひ面接代行サービスを活用しましょう。なお、採用担当者が不足するおもな理由には、以下があげられます。

• 採用担当者の人員不足
• 応募者の大幅な増加

今現在は人員が足りているとしても、新事業の立ち上げや業務拡大などにより募集人数を増やす予定がる方は、前もって計画的に採用担当の人員を揃えておくことが肝心です。

採用活動がうまく進まない

採用活動がうまく進まないと感じるときも、面接代行を検討するタイミングです。採用活動が予定通り進まない、自社に合った人員を獲得できないといった問題が発生しているのであれば、採用担当者のスキルやノウハウが足りていないのかもしれません。

一般的に応募者は、複数の企業の選考を同時進行で受けます。そのため、採用活動がうまくいかないままだと、優秀な人材が他社に流れたり取りこぼし続けたりる恐れがあります。

そのような事態に陥らないよう、採用がうまくいかないときは専門家である面接代行のサポートを受けることも選択肢です。面談のプロと一緒に採用活動を進めることで、優秀な人材の獲得を実現しましょう。

面接スキルやノウハウを蓄積したい

面接スキルやノウハウを蓄積し自社の採用力の底上げを図りたいと考えているときも、面接代行の導入は選択肢となるでしょう。

選考のプロである面接代行とともに採用活動を実施すれば、さまざまなノウハウやスキルを吸収できます。また、取り込んだノウハウやスキルを自社で蓄積すれば、将来は自社のみで高品質な採用活動ができるようになるはずです。

採用部門のスキルが足りていないと感じるときは、面接代行を活用することで、質の良い面接とスキルアップの両方を実現しましょう。

面接代行会社を選ぶポイント

最後に面接代行会社を選ぶ際に確認するべき3つのポイントを解説します。

面接代行会社には、自社の人材を選ぶという重要な業務を委託します。将来的に、自社で活躍する人材の獲得を目指すのであれば、自社にとって必要なサービスの提供を受けられる代行会社を選ぶことが重要です。

ここで解説するポイントを参考に、納得がいく代行会社選びを目指しましょう。

実績が豊富か

ポイントの1つ目は、実績があげられます。なぜなら実績が豊富にある面接代行会社は、評判が良く、多くの企業からの依頼を受けてきたと考えられるからです。

面接代行会社の実績を見る際は、同じ業種での面接実績があるかを確認しましょう。採用面接は営業や事務、マーケティング、エンジニアなど、職種によって求める人材が大きく異なります。そのため、業種によって、実施する面接方法などに違いがでます。

より自社に合った面接代行会社を希望するのであれば、自社と同じ職種の面接実績が多い会社を選ぶと安心です。

コミュニケーションが取れるか

ポイントの2つ目は、コミュニケーションが取れるかです。ミスマッチを防ぎ優秀な人材を採用するには、面接代行会社と密にコミュニケーションを取り、面接内容や評価基準についてすり合わせをする必要があります。

しかし、面接代行を利用している場合、自社で採用を実施しているのとは異なり、すぐにすり合わせの場を持てるとは限りません。面接代行会社を選ぶときには、以下を確認しましょう。

• 対応可能日および対応可能時間
• 打ち合わせの頻度
• 連絡手段（メール・電話・チャットツールなど）

代行会社によって、問い合わせが可能な日時は異なります。迅速なやり取りを希望するのであれば、対応時間が長い会社を選ぶと安心です。

また、会社によって連絡手段もメールや電話、チャットツールなどさまざまです。ストレスなくコミュニケーションを取るには、使いやすい連絡手段を用意している会社を選びましょう。

費用が明示されているか

ポイントの3つ目は、費用が明示されているかです。社外のサービスを利用する際は、コスト管理も重要なポイントです。面接代行会社の料金体系は、以下の3種類があります。

料金体系	概要
月額一律料金型	月額固定料金金額は委託した業務範囲や作業によって異なる固定料金のため予算が立てやすい
従量課金型	作業内容や作業量に応じて料金が決まる依頼するボリュームが大きい場合、月額一律料金型と比較して高くつくことがある高いスキルを持つ人材を少人数採用したい場合などに適している
成功報酬型	あらかじめ決めた成果がでた時点で、料金の支払いが発生する方式初期費用を抑えられる報酬が発生するまでは代行会社の持ち出しとなるため、対応していない会社もある

依頼内容や依頼料、料金体系などによって必要なコストは変わります。依頼をするにあたっては、いくつかの会社で見積もりを取り、比較検討しましょう。

面接代行を活用し、充実した採用活動を目指そう

面接代行とは、採用活動における「面接」を代行するサービスです。採用活動の一部を外部に委託することで、採用担当者の業務負担の軽減や面接の質の向上、ノウハウの蓄積などが期待できます。

一方で、ミスマッチが発生したりコストがかかったりする点には注意が必要です。面接代行会社を選ぶ際には、実績やコミュニケーションの取りやすさ、料金体系などを確認しましょう。

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