人事BPOとは人事労務業務の外部委託のこと!アウトソーシングとの違いも解説

人事BPOとは、人事関連の業務プロセスを外部業者に委託することです。コア業務に人手を割きたいものの、人事業務に人手を取られて困っている場合は、人事BPOの導入を検討してみましょう。

この記事では、人事BPOの概要や導入するメリット・デメリット、導入手順などについて解説します。

ココナラアシスト

人事BPO先をお探しなら、ココナラアシストをご検討ください!

目次

人事BPOとは

BPOとは「Business Process Outsourcing(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」の略称で、アウトソーシングの一形態を指します。つまり、人事BPOとは、人事関連の業務プロセスを外部業者に委託することです。

人事BPOでは、労務管理や人事制度、採用など人事部門の業務プロセスを一括して専門業者に外部委託します。

ここでは、人事BPOが活用される背景や人事BPOとアウトソーシングとの違いについて解説します。

人事BPOが活用される背景

人事BPOが活用される背景には、人材不足と働き方改革、業務効率とコスト削減の実現があります。

現在の日本では人材不足が大きな課題です。内閣府の調査によると、2020年時点での生産年齢人口は7,406万人ですが、2065年には4,529万人となると予想されています。企業において人材不足が続くと、職場環境の悪化や従業員のパフォーマンスの低下、モチベーションの低下によるミスや品質の低下などが懸念されるでしょう。

そこで企業に求められているのが、仕事とプライベートのバランスを両立させる働き方改革です。なかでも、煩雑かつ人手を取られやすい人事業務の中のノンコア業務を外部委託することは、働き方改革に有効な手段といえます。

ノンコア業務をBPOすれば、コア業務に集中できるようになって業務の生産性が向上するため、従業員満足度の向上につながります。

また、人事BPOを導入することで、少ない人数でも業務を回せるようになるため業務の効率化とコスト削減が可能です。

人事BPOでは、人事・労務に関連する業務プロセスを外部に委託します。委託することで、人事業務に対する人材の確保や人材教育などの手間や費用を削減可能です。

人事BPOを導入することで、人材不足解消や業務効率化につながるため、多くの企業で人事BPOが活用されています。

参考:内閣府「人口減少と少子高齢化」

人事BPOとアウトソーシングの違い

人事BPOとアウトソーシングはどちらも「業務の外部委託」という意味の言葉ですが、両者の違いは、導入目的にあります。

前述したように、人事BPOは人事・労務に関連する業務プロセスを「一括して委託する」方法です。そのため人事BPOでは、自社の業務改善や業務効率化することが主な目的となります。

一方のアウトソーシングは、「業務の一部を切り出して委託する」方法です。そのため、アウトソーシングは、業務フローの一部を外部に委託することで人手不足の解消やコスト軽減などを目的として行われます。

人事BPOの対象業務

人事BPOの対象となる業務を紹介します。対象となる業務は、主に次の3つです。

  • 労務管理
  • 人事管理
  • 採用代行(RPO)

人事BPOの対象となるのは、人事業務だけでなく労務や採用関連業務などです。それぞれ詳しく見ていきましょう。

労務管理

労務管理業務とは、労働者に関することを管理・運営する業務のことです。労務管理業務は労働者の生産性向上につながるため、企業の業績を高めるうえでは欠かせません。

人事BPOに依頼できる具体的な業務は次のとおりです。

  • 給与計算
  • 賞与計算
  • 年末調整
  • 勤怠管理
  • 社会保険処理(資格取得または喪失・給付・納付)
  • 雇用保険業務
  • 雇用契約書の作成
  • 就業規則の作成・改定
  • 労使協定の作成 など

人事BPOでは、上記のような労務管理業務を請け負ってくれます。

人事管理

人事管理業務とは、企業や組織の目標達成に向けて従業員が能力を発揮できるように、組織体制やルールなどを整備する業務のことです。

人事BPOに依頼できる具体的な業務は次のとおりです。

  • モチベーション管理
  • 人材育成(研修・教育体制構築)
  • 人事評価
  • モチベーション管理
  • 人事配置
  • 安全管理や衛生管理 など

採用代行(RPO)

採用代行(RPO:Recruitment Process Outsourcing)とは、採用プロセスに特化した人事BPOのことです。RPOとは、企業に代わって採用に関する業務を請け負うサービスを指します。

人事BPOに依頼できる具体的な業務は次のとおりです。

  • 母集団の形成
  • 募集
  • 書類選考
  • 面接
  • 採用決定
  • 内定通知 など

BPOとRPOの違いは、BPOが企業の総合的業務を外部委託するのに対し、RPOは採用業務だけを外部委託する点です。採用手法の多様化にともない、採用で生じる一連の業務をBPOする企業が増えています。

人事業務BPOを導入するメリット

人事業務BPOを導入するメリットを紹介します。主なメリットは、次の4点です。

  • コスト削減
  • 業務の効率化
  • 法改正への柔軟な対応
  • リソースの最適化

コスト削減

人事業務BPOの導入により、人件費や固定費等のコスト削減が期待できます。人事業務はさまざまな業務があり、それぞれ知識やノウハウが必要なため、自社で行うには多くの労力や時間が必要になります。

また、人件費は経費の中でも大きな割合を占めており、人事業務で発生した人件費が財務を圧迫していることも少なくありません。人事業務BPOに業務委託すれば、人件費や管理システム等の固定費を節約できるため、コストダウンにつながります。

業務の効率化

人事業務BPOへの業務委託により、BPO業者による業務プロセスの標準化や、業務効率化のためのノウハウを取り入れられるため、従来の業務プロセスの効率化が期待できます。

それにより、企業はコア領域へリソース集中できるようになる点もメリットの一つです。

法改正への柔軟な対応

人事業務BPOを導入することで、法改正への柔軟な対応も可能になります。人事業務BPOは、人事関連のプロです。人事業務BPOに委託すれば法改正への対応はもちろん、法律違反のリスクをを回避できるようになります。

また、専門知識を有する集団でもあるため、業務の質の向上も期待できるでしょう。

このように、人事業務BPOを導入することで大きな安心感を得られる点は企業にとって大きなメリットといえます。

リソースの最適化

人事業務BPOの活用によって、人事業務に割いていたリソースを、他の業務にあてることが可能です。人的リソースを人材育成やマネジメントなど専門性の高いコア業務に集中できるようになります。

コア業務に集中に人員を集中できることで、安定した事業継続にもつながります。

人事業務BPOを導入するデメリット

人事業務BPOを導入するデメリットを紹介します。主なデメリットは、次の3点です。

  • 情報漏洩のリスク
  • 業務ノウハウの喪失
  • 委託準備の手間

情報漏洩のリスク

人事業務BPOを導入することで、情報漏洩のリスクがあることは理解しておきましょう。人事業務では、従業員の個人情報や金融情報などの機密情報を扱うため、委託先から万が一情報漏洩があった場合は、大きな損失やトラブルに発展する可能性があります。

さらに、取引先や顧客の情報が漏洩した場合は、損害賠償や慰謝料請求等の問題に発展する可能性も考えられるでしょう。

人事業務BPOを導入する際は、委託先のセキュリティ体制を確認することが重要です。また、契約時には、機密情報の取扱方法や使用目的を定める「秘密保持契約」を必ず結ぶようにしてください。

業務ノウハウの喪失

人事業務BPOを導入した場合、委託先に人事関連の業務を任せっきりになるため業務ノウハウが蓄積されません。

委託によって業務負担は大幅に軽減できますが、社内担当者が人事業務に触れる機会が減るため、もしも委託をやめた場合、ノウハウがないためスムーズな移行や最新の法令への対応ができない可能性があることは理解しておきましょう。

業務ノウハウの喪失を防ぐためには、委託後もBPO先から定期的にフィードバックを受けながら、相互関係を持つことが大切です。

委託準備の手間

人事業務BPOを導入する際、委託準備に時間と手間がかかる点はデメリットです。主な委託準備としては、次のようなことが挙げられます。

  • 導入前:委託先の費用比較、委託先の選定、自社で行っていた作業マニュアルの整備など
  • 導入時:委託先への引き継ぎ

これらの業務は、通常業務を行いながら進める必要があるため、企業によっては委託準備だけで数ヶ月かかる場合もあります。スムーズに引き継ぐためにも、業務担当者の協力を得ながら、委託業務内容の整理や委託先との打ち合わせを行うようにしましょう。

人事BPOの導入ステップ

人事BPOの導入ステップを紹介します。人事BPOの導入は、次の5ステップで進行します。

  1. 現状分析と課題の明確化
  2. 委託業務の選定
  3. BPO業者の選定
  4. 試験運用
  5. 本運用

各ステップの内容を理解して、スムーズに導入できるようになりましょう。

1.現状分析と課題の明確化

まずは、解決すべき課題や改善の余地を特定するために、業務の現状分析を行って課題を明確にする必要があります。主な分析項目は、次のとおりです。

  • 業務プロセス
  • 強み
  • 課題
  • 効率性
  • コスト構造

分析する際には、従業員へのヒアリングや現状の業務にかかっているコストの推計、業務フローの可視化などが有効です。

そのうえで、BPOの導入によって達成したい結果と期待される成果を定義しましょう。コスト削減や業務効率の向上、リソースの最適化などBPOの導入目的を明確化すれば、導入後に軸がブレずにすむほか、委託先との認識のズレを回避できます。

2.委託業務の選定

自社における人事業務の現状と課題が明確になったら、委託業務を検討します。委託できる業務は、さまざまです。

給与計算、勤怠管理、採用プロセス、人材育成・評価などが多くの業務があるため、委託できる業務をすべて任せるのか、それとも労務管理や人事管理など細分化して業務ごとに委託するのかの検討するようにしましょう。

その際に重要なのが、業務委託によって効果が得られるのかを考慮することです。また、一部を自社で行うのであれば、業務フロー改善も検討する必要があります。

3.BPO業者の選定

委託する業務が決まったら、BPO業者を選定します。BPO業者とは長期的な関係を築くことになるため、信頼性や実績、価格、セキュリティなどさまざまな視点で複数の業者を比較しましょう。

BPO業者を選ぶ際に比較したいポイントには、次のようなものがあります。

  • 受注実績
  • 委託可能な業務範囲
  • 専門性
  • 初期費用・運用費用
  • 品質
  • セキュリティ対策
  • サポート体制
  • ユーザー評価や口コミ

提供されるサービスが質の高いものであるか、自社に合ったサービスであるか比較検討しましましょう。また、お試し期間があれば、実際に運用してから決定できるため、安心感が高まります。

4.試験運用

委託業者を選定したら、準備期間を経て試験運用を開始しましょう。BPOの導入準備としては、業務体制の構築やマニュアル作成などがあります。

また、人事業務の委託によって業務プロセスが変更になる場合があります。それにより現場で混乱が生じる可能性もあるため、担当者が円滑に業務を進められるようにフォロー体制を整えるとよいでしょう。

準備後は試験運用を通じて実務上の問題がないかを確認します。問題が生じれば適宜修正して、目標の費用対効果を達成できるように委託先とコミュニケーションを重ねていくことが重要です。

品質に問題がなければ、業務委託契約を締結します。

5.本運用

業務委託契約を締結後、既存業務におけるプロセス切り替えや引き継ぎを経て、本運用を開始します。

既存業務のプロセス切り替えは、実務を一定期間停止できるのであれば一括移行するようにしましょう。もし、実務をいったん停止できない場合は、段階的な移行でかまいません。ただし、その際はスムーズに切り替えられるような計画作りが大切です。

本運用開始後は、業務委託による効果測定と継続的な改善を行います。定期的に導入による検証報告を行い、業務の最適化につなげましょう。

人事BPOの委託先の選び方

人事BPOの委託先の選び方を解説します。選ぶ際のポイントは次の4点です。

  • セキュリティ対策が万全か
  • 価格が適正か
  • BPOサービスの実績は十分か
  • どこまでの業務を委託可能か

セキュリティ対策が万全か

委託先のセキュリティ対策が万全かどうかは重要な選定ポイントです。人事業務では社員の個人情報や会社情報など重要な機密情報を扱います。これらの情報が漏洩すると社会的信用を失うことにもなるため、委託先のセキュリティ対策についてはしっかりと確認しましょう。

その際は、次のような事項に対応できているかどうかを、確認してください。

  • ISMS(情報セキュリティ管理システム)への取組
  • プライバシーポリシー
  • 情報セキュリティ認証の取得有無 など

価格が適正か

人事BPOの委託先を検討する際は、価格が適正かどうかも確認しましょう。人事BPOでは、多様なサービスを扱っており、料金体系もさまざまです。主な料金体系としては月額制や従量制などがあるため、サービス内容と照らし合わせて、自社に適した料金体系を選択するようにしてください。

また、必要に応じて委託業務以外の作業を依頼することもあるかもしれません。その場合、別途料金をとるのかどうかもあわせて確認しておくと安心です。

BPOサービスの実績は十分か

人事BPOの委託先を選ぶ際には、BPOサービスの実績が十分かも検討材料です。人事BPOでは会社ごとに強みやノウハウの蓄積量、実績がそれぞれ異なります。

自社で依頼したい業務において高い成果を上げられるのか、導入目的を果たせるのかを検討して、委託先を選定しましょう。

どこまでの業務を委託可能か

BPO事業者によって対応可能な業務範囲が異なるため、自社の業務をどこまで委託できるのかは事前に確認しておくことが重要です。

一般的に、企業規模が大きいBPO業者ほど対応可能な業務範囲が広く、さまざまな業務に対応できる傾向にあります。

また、委託先の選定においてはカスタマイズ性も重要な要素です。将来的に事業拡大を視野に入れている場合は、運用中に委託業務を追加できるかどうかもあわせて確認しておくとよいでしょう。

人事BPOの効果を高めるポイント

人事BPOの効果を高めるポイントを2つ紹介します。ポイントを押さえて人事BPOの効果を最大限発揮できるようになりましょう。

委託する業務範囲を明確にする

人事BPOの効果を高めるうえでは、委託業務の範囲を明確にすることが大切です。委託する業務範囲が曖昧だと、認識に齟齬が生じる可能性があります。委託業務の一覧と業務範囲を具体的に明示しておけば、委託された側も効率的な業務遂行が可能です。

また、契約書で委託する業務を明文化しておけば、「委託業務が遂行されていない」といったようなトラブルを回避できるでしょう。

定期的にコミュニケーションをとる

人事BPOの効果を高めたいのであれば、定期的にコミュニケーションをとることが欠かせません。委託後は、任せっきりにするのではなく、定期的に委託先と連絡を取り合って進捗状況の報告を受けるようにしましょう。

委託先とコミュニケーションを取って良好な関係性を構築しておけば、効率的な運用状況の改善につながります。

おすすめの人事BPOサービス提供会社5選

人事BPOサービスを提供している会社を紹介します。紹介する会社は次の5つです(2024年12月調べ)。

  1. ベルシステム24
  2. パーソルビジネスプロセスデザイン
  3. 日立ソリューションズ・クリエイト
  4. InfoDeliver
  5. パソナ

1.ベルシステム24

ベルシステム24では、経理・人事業務の定型業務から、経験者を活かした専門業務まで幅広いBPOサービスを提供しています。

人事では、採用や勤怠、給与・社会保険計算、人材獲得、評価・昇格、異動・配置、能力開発、人事システムのメンテナンス運用など多岐にわたる業務を任せられます。

一方、経理分野に関しては、帳簿記帳や経費精算、債務・債権管理のほか、月次決算、原価計算、税務対応、管理会計などさまざまな業務に対応可能です。

参考:ベルシステム24

2.パーソルビジネスプロセスデザイン

パーソルビジネスプロセスデザインでは、主に人事・労務の部門業務を受託運用しており、戦略的人事の実現を支援してくれます。

人事BPOサービスで対応可能な業務の一例は、次のとおりです。

  • 採用:候補者管理、選考管理、採用代行(RPO)、面接官の育成 など
  • 社保・労保:取得喪失・異動手続き、保険給付請求(申請)、産休・育休・介休手続き、 など
  • 給与・賞与:入退社・異動、勤怠・給与計算、年末調整、証明書発行 など
  • 福利厚生:確定拠出年金、退職金 など

また、パーソルビジネスプロセスデザインでは、BPO導入の前からコンサルティングを実施しています。人的資本データの提供や業務委託の範囲決定など、導入目的に合わせてともに歩んでくれる点は助けになるでしょう。

参考:パーソルビジネスプロセスデザイン

3.日立ソリューションズ・クリエイト

日立ソリューションズ・クリエイトは、「人事総務BPOサービス」を提供しています。人事総務BPOサービスでは、単なるアウトソーシングサービスに留まらず、デジタルとIT技術を活用したBPaaSを活用して人事業務を効率化し、より戦略的な施策に取り組む新しい働き方の実現を提案してくれる点が特徴です。

また、柔軟性と拡張性を兼備しており、利用者に合わせて依頼サービスや依頼範囲の変更や他社商材・サービスとの連携による対象業務領域の拡大も行えます。主な対応サービスの一例は次のとおりです。

給与・賞与計算代行関連サービス

  • 給与・賞与計算
  • 給与・賞与振込
  • 住民税納付代行
  • 各市町村への届出
  • 年末調整
  • 法改正対応

労働保険・社会保険に関する手続代行サービス

  • 入社手続き
  • 労務手続き
  • 人事手続き
  • 社会・労務保険関連手続き

参考:日立ソリューションズ・クリエイト

4.InfoDeliver

株式会社InfoDeliverでは、給与計算アウトソーシング「COMIT HR」を提供しています。給与計算業務をベースに社会保険や勤怠管理、人事情報管理など、さまざまな業務のアウトソーシングに対応可能です。

アウトソーシング可能な業務は次のとおりです。

  • 人事情報管理
  • 入社・退社・休職
  • 勤怠管理
  • 給与・賞与計算
  • 住民税
  • 年末調整
  • 福利厚生

法改正や人事制度・組織改編、人事異動などによる人事システムの設定変更もタイムリーに対応してくれるため、規模の大きな企業であればより効果を感じられるでしょう。

参考:COMIT HR

5.パソナ

パソナでは、戦略人事の実現に向けて、人事業務の専門家が各種クラウドツールを組み合わせて人事バックオフィスを支える「人事BPO(給与・労務アウトソーシング)」を提供しています。

給与・労務に関する業務や社会保険手続き、法改正・税制改正対応などに専門の運用チームが柔軟に対応します。また、RPAやAI、Cloudなどのテクノロジーを活用し作業の自動化や業務効率化を実現可能です。

また、複数拠点体制によってリスク分散しているため、セキュリティ対策も高いレベルが期待できます。
参考:パソナHRソリューション

オンラインアシスタントサービスを利用する方法もおすすめ

人事業務を外部委託したい場合には、オンラインアシスタントサービスの利用も有効です。オンラインアシスタントサービスとは、専門スキルを有するスタッフが自社業務をオンライン上で代わりに作業をしてくれるサービスのことを指します。

オンラインアシスタントサービスで対応可能な業務としては、主に次のようなものがあります。

  • 経理・財務
  • 人事・労務
  • 庶務・総務
  • 営業・マーケティング
  • Web制作・運用
  • 秘書業務

オンラインアシスタントサービスを利用するメリットとしては、次のようなものがあります。

  • コア業務に専念できる
  • 人件費やコストの削減になる
  • 採用コストを削減できる
  • 質の高い業務を行ってくれる

コミュニケーションは随時オンライン上で取れるため、依頼内容に関する指示やフィードバックなどを受け取りやすい点もメリットです。

また、オンラインアシスタントは業務単位や時間単位で柔軟に雇用できるため、必要なときに必要な量だけ利用できます。そのため、必要に応じて業務依頼をしたいという場合は、オンラインアシスタントサービスがおすすめです。

なかでも、人事・労務に特化した人材を求めている場合におすすめなのが、ココナラアシストです。ココナラアシストでは、50万人のアシスタントの中から信頼できる即戦力人材を採用しています。月40時間から依頼可能で、稼働時間が余った場合は翌月への繰越しも可能です。

業務の発注から納品まですべてオンラインで完結するため、互いに工数がかかりません。専門性の高いスタッフに業務を安心して任せたいのであれば、ココナラアシストの活用をぜひご検討ください。

最適な委託先を見つけて業務効率化を目指そう

人事BPOとは、人事部門の業務プロセスを一括して専門業者に外部委託することです。人事BPOの対象となる業務は、労務管理や人事管理、採用代行(RPO)など多岐にわたります。

人事BPOを導入することで、コスト削減や業務の効率化、リソースの最適化などが可能です。一方、情報漏洩のリスクや業務ノウハウの喪失などのデメリットがあることはあらかじめ理解しておきましょう。

人事業務を外部委託したい場合には、オンラインアシスタントサービスの利用も有効です。オンラインアシスタントサービスであれば、専門スキルを有するスタッフとオンラインでやり取りが行えるため依頼内容に関する指示やフィードバックなどを受け取りやすいでしょう。

人事・労務に特化した人材を求めている場合は、ココナラアシストの導入を検討してみてはいかがでしょうか。ココナラアシストでは、50万人のアシスタントの中から厳選された即戦力人材が業務に対応します。

業務の発注から納品まですべてオンラインで完結するため、手軽に導入可能です。ココナラアシストの活用をぜひご検討ください。

ココナラアシスト
目次