人事アウトソーシング(外部委託)とは?メリットやサービスを紹介

人事アウトソーシングとは、人事業務を外部の専門業者に委託することです。近年では、戦略的な選択肢として、人事業務をアウトソーシングする企業が増えてきました。

本記事では、人事アウトソーシングの市場が拡大している理由や対象となる業務のほか、メリット・デメリットやアウトソーシング先を選ぶ手順や基準、具体的なサービスを紹介します。

人事スタッフの負担を軽減したいと考えている方や、外注を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ココナラアシスト

人事アウトソーシング先をお探しなら、ココナラアシストをご検討ください!

目次

人事アウトソーシングとは

人事アウトソーシングとは、企業が人事関連の業務を外部の専門業者に委託することです。矢野経済研究所の調査によると、人事アウトソーシング市場は急速に拡大していることが明らかになりました。

出典:株式会社矢野経済研究所「人事・総務関連業務アウトソーシング市場に関する調査を実施(2024年)」

市場が拡大している理由として、少子高齢化による労働人口の減少が挙げられます。また、働き方改革関連法改正により残業時間の上限規制が厳しくなり、社内での工数が制限されたことも、人事アウトソーシングの需要増加に影響しています。

企業が人員も労働時間も増やさずリソース不足に対応するための戦略的な選択肢として、アウトソーシングを活用する企業が増えてきました。

対象となる人事業務

人事アウトソーシングの対象として挙げられる主な人事業務は、以下のとおりです。

  • 給与計算や勤怠管理
  • 社会保険業務
  • 採用活動
  • 人材育成

ここでは、それぞれの業務内容とアウトソーシングしやすい理由について解説します。

給与計算や勤怠管理

給与計算や勤怠管理は、人事業務の中でも工数がかかる業務です。月次の給与計算や従業員の出退勤情報の管理、残業時間の把握のほか、各種手当や税金、社会保険料の計算などの複雑な要素が含まれています。

ミスが発生した場合、従業員の不満やトラブルにつながる恐れがあるため、正確性が強く求められます。法律関係の専門的な知識も必要です。

ただし、これらの作業は定型的で継続的な性質を持っており、月末や年末などの繁忙期が事前に把握できる業務です。アウトソーシングを活用すれば、繁忙期における社内リソースの負担の軽減ができるでしょう。

社会保険業務

社会保険業務には、各種手当金や給付金の申請や、健康保険や雇用保険、労災保険に関する各種給付申請書届出などが存在します。法改正にも迅速に対応する必要があります。

しかし、これらの業務は年末調整の時期のほか、従業員の入退社やライフイベントなどの際にも発生するため、業務量が安定しているわけではありません。そのため、業務発生時には、自社の従業員への負担が増加してしまうリスクを持っています。工数が不足する可能性もあるでしょう。

社会保険業務をアウトソーシングすることにより、業務量増加時の工数不足を解決できるほか、法改正への対応もスムーズにできます。

採用活動

採用活動には採用計画の立案や求人媒体の選定、選考のほか、応募者とのやり取りや面接日程の調整、内定後フォローなどの応募者管理業務が存在します。

特に企業規模が大きくなるほど、応募者の数も多くなるため、応募者管理業務が煩雑になります。自社の従業員だけでは対応が追い付かないケースも珍しくありません。

応募者管理業務をアウトソーシングすれば、自社の従業員は採用計画の立案や求人媒体の選定などの戦略的な業務に集中できます。採用業務のプロフェッショナルから戦略面での支援を受ければ、効果的な採用手法やトレンドを導入できます。

人材育成

人材育成の業務は、主に「計画・運営・評価」の3つに分けられます。計画や評価については人材育成において根幹となる要素のため、アウトソーシングするのは困難です。

しかし、運営業務は研修開催日程の調整や場所の確保のほか、講師との連絡や教材の準備などに工数がかかる半面、作業自体は定型的です。そのため、アウトソーシングしやすい業務といえます。

運営業務をアウトソーシングすれば、計画の評価に注力でき、人材育成の質強化につながるでしょう。

人事アウトソーシングのメリット

人事アウトソーシングの主なメリットとして、以下の4つが挙げられます。

  • 業務フローのスリム化
  • 法改正への対応
  • 人材不足問題の解決
  • 属人化の防止

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

業務フローのスリム化

人事業務をアウトソーシングする場合、どの業務を委託するのかを検討するため、業務の棚卸をします。委託する業務が決まったとしても、その業務を自社の業務フローに組み込むため、業務フローを確認するでしょう。

業務フローを確認すれば、これまでの業務フローにおける無駄な業務や非効率的な手順が見えてきます。アウトソーシングの検討作業をする過程で、必然的に業務フローのスリム化につながるのです。

法改正への対応

人事に関係する法律には労働基準法や労働組合法、労働関係調整法の労働三法のほか、労働安全衛生法や男女雇用機会均等法、職業安定法などが存在します。2019年には労働基準法が改正され、時間外労働の上限規制や年5日の年次有給休暇の取得が定められました。

人事業務ではこれらを遵守したうえで自社に適した対応をとる必要がありますが、担当者が常に情報を把握し続けるには、専門知識や工数が必要です。2019年の労働基準法改正への対応をするために、働き方や労働時間の管理方法の見直しに苦労した企業もあるでしょう。

専門知識を有しているプロに委託すれば、法改正があった場合でも適切な対応ができるでしょう。人事業務のアウトソーシングは、業務負担の軽減だけでなく、企業としてのコンプライアンス対策にもつながります。

人材不足問題の解決

厚生労働省の調査によると、少子高齢化により日本の生産年齢人口は減少傾向にあります。

出典:厚生労働省職業安定局「雇用を取り巻く環境と諸課題について」

そのため、自社が求める人材の確保は簡単ではなくなってきました。人材が確保できなければ、注力したい業務に人材リソースを割けなかったり、従業員への負担が増加してしまったりする可能性があります。従業員の負担増加が離職につながるケースは珍しくありません。

業務を委託すれば、注力したい業務に自社の従業員のリソースを割けます。従業員の負担も軽減できるでしょう。注力したい業務への人材リソースの確保だけではなく、離職防止での人材確保にもつながるのです。

属人化の防止

人事業務は専門知識や工数を必要とするため、業務の属人化が発生しやすい傾向があります。属人化の結果、特定の従業員に負担がかかったり、退職や異動後に後任者が苦労したりするケースは珍しくありません。

人事業務を委託すれば、その過程で業務フローを見直すことにつながるのは前述したとおりです。業務フローを見直せば、属人化されていた業務も整理されるはずです。

専門知識を有する業務でも、専門の知識や技術を有する企業に委託すれば、委託先がデータの使い方や作業方法を整えてくれます。データの使い方や作業方法を整えれば、業務自体の難易度も下がるため、属人化防止につながります。

属人化の防止は、人材活用の面でも大きなメリットといえるでしょう。

人事アウトソーシングのデメリット

人事アウトソーシングのデメリットとして、以下の4つが挙げられます。

  • ノウハウの蓄積が困難
  • 情報漏洩リスクがある
  • 組織文化への理解不足
  • 外注費の増加

ここでは、それぞれのデメリットについて解説します。

ノウハウの蓄積が困難

人事業務をアウトソーシングした場合、自社だけで業務を行う場合と比較するとノウハウが蓄積されません。例えば、採用業務における応募者の管理業務一式をアウトソーシングすると、応募者への連絡時に発生する問題や対策は委託先が行うため、自社にノウハウは残らなくなります。

そのような状態で品質やコストを理由にアウトソーシングを中止した結果、自社にノウハウがないため苦労するケースも存在します。アウトソーシングする以上、ノウハウが蓄積されないリスクを理解しておくことが重要です。

情報漏洩リスクがある

人事業務は従業員や応募者の個人情報を扱う業務です。その業務を委託するのであれば、情報漏洩のリスクがあることを理解しておかなければなりません。自社のセキュリティ対策が整っていても、委託先のセキュリティ対策が不十分で情報漏洩するケースもあります。

データの受け渡し時は細心の注意を払うことはもちろん、お互いの情報セキュリティに対する認識を合わせておくことが大切です。

組織文化への理解不足

自社と委託先企業は別の企業であり、文化や進め方が異なります。自社では「当たり前」と思っていた用語や方法が、委託先企業では通じないケースは珍しくありません。

例えば、採用業務をお互いの組織文化を理解しないまま委託した結果、応募者に対して自社の方針とは異なる対応をとってしまうケースも存在します。自社の常識が通じるとは限らないことを理解したうえで、アウトソーシングすることがポイントです。

外注費の増加

アウトソーシングは自社の人員や工数を有効に活用できる施策です。しかし、自社で実施するときの人件費以上に外注費がかかってしまうケースも存在します。アウトソーシングする場合、委託先に渡すデータがそのまま使用できない場合、その加工に工数がかかるケースがあります。

専門性の高い業務を専門家に依頼するのであれば、自社で対応するよりもコストがかかるのは当然です。自社で行う場合より、必ずしもコストが下がるわけではないことを理解しましょう。

アウトソーシング先を選ぶ手順

アウトソーシング先を選ぶ手順は以下のとおりです。

  1. 人事課題の整理
  2. アウトソースする業務範囲の決定
  3. アウトソース業務フローの整理
  4. 企業の選定

ここでは、それぞれの手順について解説します。

1.人事課題の整理

まずは自社の課題を洗い出し、そのうえで「アウトソーシングする理由」を明確にします。「なぜアウトソーシングするのか」「アウトソーシングすることにより自社がどうなるのか」を明確にしておけば、アウトソーシングする業務は限定されます。

例えば、定型業務の量が多いため人員と工数を割かざるを得ない状況であれば、定型業務をアウトソーシングすれば「自社のコア業務に注力できない」「業務改善に取り組めない」などの、自社の課題解決につながるでしょう。アウトソーシングする業務は自社の課題と連動することが重要です。

2.アウトソースする業務範囲の決定

人事課題を整理したら、アウトソースする業務範囲を決めます。例えば採用業務には、戦略的な業務と応募者管理業務があり、すべての業務をアウトソースするわけではないはずです。

応募者管理業務の中でも、応募者とのファーストコンタクトや内定者フォローは、自社の印象に大きく影響するため、自社で対応したほうがよいでしょう。人事課題の整理で明確にした「アウトソーシングする理由」をもとに、自社での対応が必要な業務とアウトソースできる業務を振り分けましょう。

3.アウトソース業務フローの整理

アウトソースする業務範囲が決まったら、これまでの業務フローを整理します。現在の業務フローや作業方法の中には、自社だけで対応する場合は問題ないものでも、委託する場合はそのまま実行するのが難しいものもあるでしょう。

特に、人事業務は個人情報を扱うため、データを渡す際は加工が必要なケースが出てくる場合もあるでしょう。それにより手順自体を入れ替える必要があるかもしれません。委託先企業との連携方法や、イレギュラー発生時の対応についても整理しましょう。

4.企業の選定

業務フローを整理したら、委託先企業を選定します。自社が抱える課題を解決できる企業や、委託したい業務における実績がある企業をピックアップし、選定します。

組織文化も重要な選定条件です。自社にもノウハウが蓄積できるよう、協力関係を構築しながら進められるのかどうかも考慮したうえで、選定しましょう。委託先企業を選ぶ基準については、次の章で詳しく解説します。

人事アウトソーシングサービスを選ぶ基準

人事アウトソーシングサービスは多種多様なものがあり、アウトソーシングしたい業務や予算によって適したサービスは異なります。人事アウトソーシングサービスを選ぶ基準として、以下の4つが挙げられます。

  • 料金体系
  • 実績や専門性
  • セキュリティ体制
  • 対応力

ここでは、それぞれの基準の重要性や判断基準について解説します。

料金体系

人事アウトソーシングサービスの料金体系には、月額制や定額制、従量制のものが存在します。継続的な業務量がある場合は、月額制や定額制のサービスを選ぶとよいでしょう。繁忙期のみアウトソースしたいのであれば、従量制のサービスがおすすめです。

多くのサービスは、ヒアリングをしたうえで適した料金体系を提案してくれます。ただし、予定していなかった業務やイレギュラー対応に対して追加料金が発生する場合もあります。

委託する業務内容や業務量、想定できるイレギュラーを事前に整理したうえで、ヒアリング時に回答できるようにしましょう。

実績や専門性

人事アウトソーシングサービスによって、得意としている業務は異なります。コストを重視して委託する業務に精通していない委託先を選んだ場合、期待していた効果を得られないどころか、かえってコストが増加するケースも存在します。

導入事例や実績数で委託先候補となる企業が得意としている業務を確認し、実績とコストとのバランスをみたうえで選ぶようにしましょう。

セキュリティ体制

人事業務は従業員や応募者の個人情報を扱います。そのため、委託先候補がどのようなセキュリティ対策を講じているのかを確認することも大切です。セキュリティに関する規定があったとしても、教育ができていなければ、個人の判断から情報漏洩が発生するケースもあります。そのため、どのような教育をしているのかも重要な判断材料です。

ISMSやプライバシーマークなどの情報セキュリティに関係する規格を取得しているかどうかも、判断材料になるでしょう。

対応力

対応力も、委託先を選ぶ判断基準のひとつです。採用業務では、経営戦略の変更によって採用方針が変更するケースは珍しくありません。法律の改正により、急遽対応が必要になることもあるでしょう。

また、委託している業務でミスが発生することも考えられます。その際に、どのような対応をとるのかも見極めなければなりません。ただし、対応力を判断できる材料が存在しない場合もあるでしょう。

その場合は、以下のことを確認することにより、対応力を見極めましょう。

  • 委託先のスタッフ数や実績でキャパシティを確認する
  • 打合せ時や連絡時の対応で、対応の早さを確認する
  • 過去の事例を掘り下げてヒアリングし、トラブル時の様子を確認する

トラブル発生時の対応は自社の評判にも影響するため、確認を怠らないようにしましょう。

人事アウトソーシングサービスを提供している企業

人事アウトソーシングサービスによって得意な業務は異なります。人事アウトソーシングサービスを提供している主な企業と特徴は以下のとおりです(2024年12月調べ)。

企業名特徴主な得意業務
株式会社ココナラ(ココナラアシスト・スキルを保有している人材とマッチングできる
・手間のかかる日常業務や、人を雇うほどではない専門業務などを委託できる
・事務・秘書
・経理・労務
・人事・採用
・カスタマーサポート
・デザイン・制作
・マーケティング
ソーシャリンクス株式会社・弁護士や公認会計士が役員にいるため、法務関連や経理・財務関連の業務に強い・月次給与・賞与計算
・就業管理
・年末調整処理
・住民税対応
・保険手続き
・人事・採用・就業規則改定などのコンサル
・法令遵守対応
・経理・財務関連
i6コンサルティンググループ株式会社・外資系人事コンサルティングファーム出身者により設立された社会保険労務士法人
・外資系企業の人事、労務管理に精通している
・10年以上の人事経験を持つコンサルタントが在籍している
・社会保険コンサルティング
・労働法の遵守
・給与管理
・人事業務コンサル
・人材戦略(制度設計・変革)
・就業規則作成
・C&B分析
レジェンダ・コーポレーション株式会社・自社開発のクラウド型人事システム「HER」を提供している・顧客企業に専属のプロジェクトマネージャーがつく・採用代行・人事労務管理・人事DX
NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社・自社開発のクラウド型人事システム「SMART LINK」を提供している
・設立から30年のノウハウを保有している
・経理
・人事
・総務
・営業事務
株式会社JOE・自社開発のクラウド型人事システム「ITO」を提供している
・給与計算業務で50年のノウハウを保有している
・社労士とも提携している
・人事・給与業務
・勤怠管理
・年末調整
・マイナンバー管理
エイチアールワン株式会社・人事業務に関するアウトソーシング・マネジメントに特化している
・人事交流、社労士による勉強会なども開催している
・社労士とも提携している
・人事管理
・給与計算
・就業管理
・年末調整
・税務
・福利厚生
・マイナンバー管理
・勤労統計や給与実態調査
株式会社トライアンフ・人事領域に特化したコンサルティング会社・採用支援
・適性検査
・研修の実施
・給与計算
・オンサイトHR
株式会社A&Mコンサルト・経営に関するコンサルティングサービスを提供している・経営コンサルティング
・企画開発改革コンサルティング
・モノ造り改革コンサルティング
・組織風土改革コンサルティング
freee株式会社・自社開発のクラウド型人事システム「freee人事労務」を提供している
・内製から外注の切り替えに強みがある
・経理
・給与・賞与計算
・入退社手続き
・年末調整
・各申告の対応
株式会社Enigol(Remoba労務)・特殊な人事労務を必要とする業態向けに、柔軟に運用を調整できる
・クラウドサービスに精通したオンラインワーカーが対応する
・給与計算
・勤怠管理
・入退社手続き
・従業員への勤怠アラート
・資料回収
・人事システムの導入
・社員向けストレスチェック
・ハラスメント外部相談窓口
パーソルテンプスタッフ株式会社・パーソルグループが運営するアウトソーシングサービス
・オフィスワーク以外にコールセンターや営業、IT、設計開発などにも対応している
・経費精算やメール・電話応対業務
・人材の部門発注や勤怠管理業務の集約化
・ERPや給与システムの見直し
・保険手続き
・健康診断の実施支援
・教育支援
・採用支援
株式会社ニット(HELP YOU)・株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス
・窓口となるディレクターがスキルを持つアシスタントとチームを編制して対応する
・総務
・経理
・人事・採用
・資料作成
・マーケティング
・広報
株式会社コーナー(CORNER)・人事労務に特化したパラレルワーカーと企業をつなぐシェアリングサービス・採用支援
・人事制度改革
・研修の企画と実施
・DE&I、人事データマネジメント推進支援
・給与計算
・勤怠管理
・組織開発支援

人事アウトソーシングを活用した事例

人事アウトソーシングを活用した事例として、以下の3つが参考になります。

  • 株式会社すかいらーくホールディングス
  • 日本ピザハット・コーポレーション株式会社
  • プルデンシャル生命保険株式会社

ここでは、それぞれの事例での委託内容や効果について紹介します。

株式会社すかいらーくホールディングス

株式会社すかいらーくホールディングスは、採用活動において、自社のアイデアやリソースに限界があり、改善が進まないという課題を抱えていました。そこで、採用業務におけるバックオフィス業務や面接のスケジュール調整などの業務をアウトソーシングし、候補者と向き合う時間を確保しました。

また、自社のアルバイト出身社員を増やすことを方針に掲げ、アルバイト店員に対する入社への動機づけの支援もアウトソーシングしています。応募~面接での途中離脱が半分になり、採用人数目標は3年連続で達成しています。

日本ピザハット・コーポレーション株式会社

日本ピザハット・コーポレーション株式会社は、各店舗が主導となり採用活動を行っていました。そのため、グループ全体としての採用状況の把握ができなかったり、採用活動の取り組み方に差があったりといった課題を抱えていました。

そこで、応募者の受付や日程調整の業務をアウトソーシングし、グループとして採用活動を管理する方法に変更したのです。それにより、面接参加率と採用率が向上するとともに、店舗側での採用活動の負荷が大幅に軽減されました。

プルデンシャル生命保険株式会社

プルデンシャル生命保険株式会社は、人事担当者の退職が重なり、人員不足となったことをきっかけに、常駐型アウトソーシングサービスを利用しました。常駐型は、業務の様子が見える状態で業務に取り組んでもらえるため、突発的な対応や密なコミュニケーションが可能です。

突発的な業務や新しい業務の依頼が容易になったことにより、委託する業務範囲も広がり、正社員を採用せずにこれまでと業務の質を保つことに成功しました。

人事アウトソーシングを成功させるポイント

人事アウトソーシングは、ただサービス会社を見つけて委託すればよいわけではありません。運用後の分析や委託終了後の想定も大切です。ここでは、人事アウトソーシングを成功させるポイントについて解説します。

アウトソーシングの効果を分析する

アウトソーシングをした業務は、定期的に効果を分析しましょう。アウトソーシングしなかった場合とのコストの比較や品質はもちろん、委託した業務が適切かどうかも分析します。

また、アウトソーシングにより空いたリソースをどのように活用したのかを分析することも大切です。効果が低い場合、業務内容や委託時の指示、委託先自体の見直しなどの改善が必要です。

アウトソーシングした業務の内製化に備える

自社の方針変更や委託先企業の都合により、アウトソーシングを継続できない可能性があります。ノウハウがすべて委託先企業にあった場合、自社で対応できません。

そのため、アウトソーシングを継続できないリスクに備えて、内製化できる準備をしておく必要があります。業務フローはもちろん、ノウハウや細かい情報を把握できるよう、委託先と定期的に情報共有できる仕組みを構築しておくことがポイントです。

人事業務で困ったらアウトソーシングを検討しよう

人事アウトソーシングとは、企業が自社で実施している人事関連の業務を外部の専門業者に委託することです。人事アウトソーシングの対象として挙げられる人事業務には、給与計算や勤怠管理、社会保険業務、採用活動などが挙げられます。

人事業務のアウトソーシングにより、業務フローのスリム化や法改正への対応、人材不足問題の解決などのメリットが得られます。一方、ノウハウの蓄積が困難であることや情報漏洩リスクがあることなどはデメリットです。

どのサービスが適しているかはは、アウトソーシングしたい業務や予算によって異なります。本記事で紹介した基準を参考に、自社に適した委託先を選びましょう。

「ココナラアシスト」は、人事業務に精通した人材の紹介を受けられるサービスです。ココナラアシストの担当者が、希望に沿ったアシスタントを選定します。使いきれなかった時間も繰越せるため、早く業務が終わった場合でも、予定していた以上の業務量を準備する必要はありません。

コストを抑えて人材を活用したいと考えている方は、ぜひお問い合わせください。

目次