秘書代行サービスとは？電話代行との違いや各社のサービス比較を解説

2024年12月26日

秘書代行サービスとは、電話応対や営業支援、専門的な業務などを代行するサービスのことです。電話代行サービスと同じ意味で解釈されることもありますが、電話代行にとどまらず、営業支援や人事・総務などの幅広い業務を代行する点が特徴です。

今回は、秘書代行サービスに依頼できる業務や電話代行との違い、サービスの選び方などを解説します。おすすめの秘書代行サービスもご紹介しますので、参考にしてください。

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秘書代行サービスとは

秘書代行サービスとは、電話応対や営業支援、専門的な業務など、主要業務以外の業務を代行するサービスのことです。

似たサービスとして挙げられるのが「電話代行サービス」であり、両者は混同されることも少なくありません。電話代行サービスは、電話の一次取次や受注対応といった電話対応業務を代行します。

秘書代行サービスは営業支援や人事・総務、マーケティングなどのさまざまな分野の業務を代行するのに対し、電話代行サービスはあくまでも電話代行に特化する点が、それぞれの違いといえるでしょう。

秘書代行サービスに依頼できること

秘書代行サービスに依頼できる業務の範囲が、イメージできないという方もいるでしょう。代行会社によって対応可能な業務は異なり、マーケティング業務や人事・総務など、より専門的な業務まで対応するケースもありますが、一般的には以下のような業務を代行します。

電話対応
チャット・メール対応
スケジュール管理
資料作成
リサーチ
会議の準備・運営

それぞれの業務を解説します。

電話対応

受電対応や通話の取次などの電話対応業務は、秘書代行サービスの代表的な業務です。秘書代行サービスに電話対応を依頼すると、顧客との円滑にコミュニケーションにより、高い応対品質が期待できます。

ただし、架電やクレーム対応を不可とする秘書代行サービスもあります。そのため、受電対応や取次に限らず、幅広い電話対応を外注したい場合は、電話代行サービスを利用するとよいでしょう。

チャット・メール対応

多くの秘書代行サービスは、顧客からの問い合わせや取引先との連絡、社内コミュニケーションなどに対応します。チャット・メール対応は、顧客との重要なコミュニケーション手段です。秘書代行サービスを活用し、迅速かつ丁寧な対応を行うことで、企業イメージの向上や顧客満足度の向上につながるでしょう。

スケジュール管理

スケジュール管理も、多くの秘書代行サービスが行う業務といえるでしょう。スケジュール管理の精度が高いと、タスクの優先順位が明確になり、全体の生産性につながります。

秘書代行サービスにスケジュール管理を依頼することで、コア業務に集中できるようになります。

資料作成

秘書代行サービスは、資料作成を行うことも可能です。資料作成は手間や時間がかかることも多く、さらに構成力やデザインスキルなどが必要とされる業務です。

秘書代行サービスによっては、社内用の資料・レポート作成にくわえ、社外向けのプレゼン資料やサービス資料の作成にも対応します。秘書代行サービスに資料作成を依頼すれば、資料作成に時間を割かれずに済むだけでなく、クオリティの高い資料を手に入れられるため、営業やマーケティング活動の成功につながります。

リサーチ

秘書代行サービスが行う業務として、リサーチ業務も挙げられます。営業やマーケティング活動を行ううえで、リサーチやデータ収集は必須です。秘書代行サービスを活用することで、必要な情報を効率的に収集できます。

会議の準備・運営

会議の準備や議事録作成、参加者とのやり取り、スケジュール調整などを行い、会議運営をサポートする秘書代行サービスもあります。

たとえば会議では、意見交換や意思決定が行われるため、それらの正確な記録が欠かせません。秘書代行サービスを利用すれば、会議中の議論を正しく記録し、後で見直せるように文書化できます。

また、円滑な会議運営には必要な備品を準備しなければなりません。オフライン対応が可能な秘書代行サービスの場合、必要な書類やプロジェクター、ホワイトボードなどの準備を依頼できるケースもあります。秘書代行サービスを利用すれば、依頼主は当日の議論やプレゼンに集中できるでしょう。

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秘書代行サービスを利用するメリット

秘書代行サービスを利用するメリットとして挙げられるのは、以下の4点です。

注力すべき業務に専念できる
人件費などのコストを削減できる
高い応対品質によって企業イメージが向上する
機会損失を防げる

各メリットを解説します。

注力すべき業務に専念できる

秘書代行サービスの活用により、依頼主は注力すべき業務に専念できます。秘書代行サービスに依頼するのは、電話対応やチャット・メール対応、スケジュール調整などのノンコア業務が中心です。これらはビジネスを行ううえでは欠かせないものの、手間や時間がかかり、本来行うべき業務にかける時間を奪いかねません。

秘書代行サービスを利用することで、営業や商品開発といった売上に直結するコア業務にリソースを集中して投下できるようになり、企業全体の生産性向上が実現します。

人件費などのコストを削減できる

人件費などのコスト削減につながることも、秘書代行の利用により得られるメリットです。フルタイム勤務の秘書を採用する場合、求人広告費や毎月の給与がかかるほか、社会保険料も負担しなければなりません。また、正社員の秘書は、依頼する業務量が減っても簡単に解雇できない点にも注意が必要です。

秘書代行サービスであれば、必要なときに必要な業務のみを依頼できるため、固定費がかさみません。

高い応対品質によって企業イメージが向上する

秘書代行サービスによっては、バックオフィス業務全般に関して豊富な知見やスキルを持つ人材が多数在籍しています。そのため、これらの業務を内製化するよりも、迅速かつ正確に作業できることも少なくありません。

さらに、社内にはない新たな視点やアプローチが導入されることにより、業務の質や効率の向上も期待できます。秘書代行サービスを利用し続ければ、業務の効率性や正確性を維持できるため、企業イメージの向上にもつながるでしょう。

機会損失を防げる

従業員が外出することが多い企業では、オフィスで勤務する人数が少なく、重要な電話を取りこぼすこともあります。秘書代行サービスで電話対応を依頼すれば、顧客からの要件を取り損なわずに済むでしょう。

その結果、機会損失を防止できます。何度電話しても電話がつながらないと、顧客は企業に対して不信感を抱き、離反してしまいかねません。

しかし、秘書代行サービスを利用することで、「電話を受ける従業員が誰もいない」時間帯が発生する企業でも機会損失を防げるでしょう。

【目的別】秘書代行サービスの選び方

どのような業務を依頼するかによって、選ぶべき秘書代行サービスは異なります。ここでは以下の目的別に、秘書代行サービスの選び方を解説します。

事務業務全般を依頼する場合
一般的な秘書業務を依頼する場合
電話の一次取次のみを依頼する場合

それぞれの内容を確認しましょう。

事務業務全般を依頼する場合

事務業務全般を依頼したいと考える場合、一般的な秘書業務とされる一般事務や総務業務以外にも、資料作成業務・経理事務・Webサイト運用など幅広く対応する秘書代行サービスを選びましょう。専門スキルを持つスタッフが在籍しているため、自社で行うよりも効率よく、正確に作業することが可能です。

事務業務全般を依頼できる秘書代行サービスは、「オンラインアシスタント」として提供される傾向にあり、1ヶ月のうち決められた期間内であれば自由に業務を組み合わせて依頼できます。創業間もない企業や、専門スキルを持った人材に特定分野のサポートを依頼したい企業などにおすすめです。

一般的な秘書業務を依頼する場合

一般的な秘書業務を依頼したいと考える企業も多いでしょう。具体的には、電話対応にくわえ、メール返信やスケジュール管理、出張手配などの業務の依頼を希望するケースです。

フルタイム勤務の正社員の秘書を雇用すると、求人広告費や毎月の給与などのコストがかかりますが、秘書代行サービスを利用すればそれらのコストはかかりません。24時間、土日祝日にも対応しているサービスも存在するため、コストを抑えつつ、秘書を雇っているように業務を依頼できます。とくに、ノンコア業務全般をアウトソーシングし、コア業務に注力したい個人事業主や企業に適しています。

電話の一次取次のみを依頼する場合

オフィスにかかってきた電話の一次対応のみを依頼したい場合は、電話対応に特化した秘書代行サービスを選びましょう。オペレーターが電話対応を行い、電話内容の伝達まで対応してくれます。リモートワークや時差出勤を取り入れている企業、外周りや外勤が多い企業におすすめです。

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事務業務全般を依頼できるサービス5選

事務業務全般を依頼できるおすすめの秘書代行サービスは、以下の5つです。

ココナラアシスト
HELP YOU
SUPPORT＋iA
フジ子さん
i-STAFF

各サービスの特徴を解説します（2024年12月調べ）。

1.ココナラアシスト

「ココナラアシスト」は、スキルマーケットとして支持される株式会社ココナラが運営する、秘書代行サービスです。

一般的な秘書業務にとどまらず、経理や労務、デザイン、マーケティングなどの多岐にわたるサービスを提供できるのは、さまざまなスキルを持つ90万人以上もの登録者を擁するココナラならではといえるでしょう。ココナラアシストは、チーム型ではなく担当者が決まっているマンツーマン型であり、稼働者が頻繁に変わらず安心して利用できる点も魅力です。

また、繁忙期のみの利用や午前中のみの利用などにも柔軟に対応できます。業務量が少ない月については、余った時間を翌月に繰り越しもできるため、無駄なくサービスを活用できるでしょう。

対応できる業務の例	・事務・秘書・経理・労務・人事・採用・カスタマーサポート・マーケィング・デザイン・制作
費用の目安	月額8万円～（月40時間〜の依頼が可能） ※業務内容と稼働時間により変動
緊急稼働の可否	深夜や土日に対応できる稼働者がいれば可能

秘書代行サービスの利用を検討していて、とくに専門スキルを持った人材に特定分野のサポートを依頼したい企業におすすめなのが、ココナラアシストです。この機会にぜひ、お気軽にお問い合わせください。

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2.HELP YOU

サービスの質の高さにこだわるなら、秘書代行サービス「HELP YOU」もおすすめです。「HELP YOU」の採用率は1％であり、アシスタントの質の高さに定評があります。さらに、契約した企業の平均継続利用率は98％と非常に高い水準を誇ります。

専属アシスタントがつく「1名専属プラン」と、チーム制の「チームプラン」のいずれかを選択でき、最短3日で優秀な人材を確保できる点が強みです。秘書業務だけでなく、経理やマーケティングなど幅広い業務を依頼することが可能です。

対応できる業務の例	・総務・経理・Webマーケティング・ECサイト運営・人事・採用・営業事務
費用の目安	【1名専属プラン】・月額15万円～・実働時間：45時間～【チームプラン】・月額10万円～・実働時間：30時間～
緊急稼働の可否	状況に応じて対応できる（土日祝／短納期対応の場合は消費時間が1.5倍になる場合もあり）

HELP YOU

3.SUPPORT＋iA

「SUPPORT＋iA（サポーティア）」は、専門性の高さが魅力の秘書代行サービスです。独自の専門検定をクリアした担当のみがアサインでき、一般的なオンラインアシスタントや秘書代行サービスのレベルをはるかに超えていることが特徴です。税理士法人が母体であり、公認会計士や税理士など有資格者によるサポートも受けられます。

チームとして1社にコミットする体制であり、チーム内でのノウハウの連携の早さにも定評があります。最短2営業日でサービスを利用できるようになることから、とくに専門性の高い財務や経理業務をスピーディーに遂行してほしいという要望をお持ちの企業に向いているでしょう。

対応できる業務の例	・経理・財務・庶務・人事・労務・総務
費用の目安	1ヵ月7万5,000円～
緊急稼働の可否	不明

SUPPORT＋iA

4.フジ子さん

「フジ子さん」は、業界水準の半額程度の価格設定が特徴の、コストパフォーマンスに優れた秘書代行サービスです。

必要なときに必要な業務だけを依頼できる柔軟なプランにより固定費の削減が可能であり、「人手が必要だけど、予算はあまり使えない」という企業に適しています。

本格導入の前に1週間で2時間までの無料トライアルを利用できるため、アシスタントの実務能力を事前にチェックできるのもうれしいポイントです。稼働時間に応じた1ヶ月単位の契約システムで、月10時間からのプランも選択が可能です。

期日までに申し出れば翌月のプラン変更が可能なため、繁忙期は契約時間を増やし閑散期は減らすなど、繁閑に合わせて利用できます。

対応できる業務の例	・秘書・総務・コール業務（架電・受電）・経理・人事・翻訳・Webサイト運用
費用の目安	PLAN20：20時間/月 6万2,700円（税込） PLAN30：30時間/月 9万2,400円（税込） PLAN50：50時間/月 13万2,000円（税込）
緊急稼働の可否	可能（サービス開始日は土日祝日を除く営業日のみ）

フジ子さん

5.i-STAFF

「i-STAFF」は、採用率1％の難関テストを突破した優秀な秘書のみが在籍する、秘書代行サービスです。多段階の採用プロセスと、各専門業務の複数テストを通過した秘書のみが在籍している点が特徴です。また業務遂行にあたっては「早いが質が悪い」では意味がないとし、「早さ」と「高品質」の両立を目指します。

提示された業務以外にも、「こんな業務を依頼したい」という依頼主のニーズに応じて、柔軟に対応できます。オフライン業務も依頼可能であるため、オフラインでのバックオフィス業務を依頼したいと考える企業にもおすすめです。

対応できる業務の例	・秘書・経理・営業アシスタント・人事・Webサイト運用
費用の目安	ライトプラン：月額 12万5,400円（税込）3ヶ月契約ベーシックプラン：月額 10万2,300円（税込）6ヶ月契約プレミアムプラン：月額 8万9,100円（税込）12ヶ月契約カスタマイズプラン：別途お問い合わせ（月に30時間以上の対応や土日・深夜時間帯の業務にも対応）
緊急稼働の可否	カスタマイズプランにて対応可

i-STAFF

秘書業務全般を依頼できるサービス3選

秘書業務全般を依頼できる、おすすめの秘書代行サービスは以下の3つです。

秘書プラス
テルシンク２４
e秘書®

各サービスの特徴をご紹介します（2024年12月調べ）。

1.秘書プラス

「秘書プラス」は電話代行業務を軸として、社長や自営業の方を対象とした「グランドコース」では、タクシーや出張時のチケットの手配、会食で使うお店の提案・予約なども対応します。

サービス品質の維持・向上のために教育マニュアルの作成を徹底しており、依頼主の情報をベースに企業ごとの電話対応マニュアルを作成し、品質を担保しています。

対応できる業務の例	・電話の一次対応・顧客対応管理・スケジュール管理・クレーム対応・会食管理・リサーチ・タクシー・出張手配 ※対応可能な業務はプランによって変わる
費用の目安	ライトプラン：月額 4,500円～（税別）スタンダートプラン：月額 6,900円～（税別）カスタマーコース：月額19,500円～（税別）グランドコース：月額 6,900円～（税別）
緊急稼働の可否	・オプションサービスにより18時～21時対応、土日祝対応が可能

秘書プラス

2.テルシンク２４

「テルシンク24」は電話代行を軸として、スケジュールの問い合わせ対応や打ち合わせの日程調整、メール代行など、各種手配などの秘書業務まで対応する秘書代行サービスです。

電話代行サービスは年中無休の24時間対応で展開している点、メール代行サービスについては、顧客からのメールへは10分以内に返答する体制を整えている点が強みです。

料金は、月額基本料金にコール数別のコース料金が上乗せされた金額になります。コール数によって適切なコースを選べることもメリットといえるでしょう。

対応できる業務の例	・電話の一次対応・FAX送信・メール代行・スケジュール問い合わせ対応・打ち合わせの日程調整 ※対応可能な業務はプランによって変わる
費用の目安	【例】スタンダードプラン：9時～19時まで365日対応月額3,000円／ 24時間365日対応月額15,000円 ※コール30コース（月額受信数30件）の場合、加算料金4,500円、コールオーバー料金1件180円、発信費用200円／件
緊急稼働の可否	・プランによって24日365日対応可能

テルシンク24

3.e秘書®

「e秘書®」は周囲の声やノイズが入りにくい高品質な通話環境での電話対応にくわえ、メール代行やチャット代行、請求書・営業データなどの作成代行を行う秘書代行サービスです。

株式会社ベルシステム24が運営しており、情報セキュリティやコンプライアンスをはじめとする、充実した研修を受けたオペレーターが丁寧な電話対応を行う点が魅力です。

対応できる業務の例	・電話の一次対応・Q&A対応・注文受付・メール・チャット対応・請求書・営業データ・資料等の作成代行 ※対応可能な業務はプランによって変わる
費用の目安	スタンダートコース：月額10,000円～メッセージコース（情報ヒアリング、Q&A対応、注文受付などに対応）：月額15,000円～メール秘書・チャット秘書月額3,000円～オンライン秘書：2,400円／時間・10h利用～
緊急稼働の可否	プランによって24時間土日祝日の対応が可能

e秘書®

電話対応に特化したサービス2選

電話対応に特化した、おすすめの秘書代行サービスは以下の2つです。

オフィスのでんわばん®
fondesk

それぞれの特徴を解説します（2024年12月調べ）。

1.オフィスのでんわばん®

「オフィスのでんわばん®」は、電話対応に特化した代行サービスで、転送・取次料が完全無料であるという点が特徴です。

経験豊富なオペレーターが依頼主の企業名で電話を受け付け、相手の社名や要件、連絡先を正確にヒアリングします。重要な電話のみすぐに内線取次を行い、それ以外の電話はオペレーターに受けてもらうなどの柔軟な対応により、重要な電話を取り逃がさずに業務に集中できる環境を提供します。

在宅スタッフによる対応ではなく経験豊富なオペレーターが社内で対応するため、情報漏洩リスクが低いことはもちろん、通話中に雑音が混ざる心配もありません。

対応できる業務の例	電話の一次対応
費用の目安	月額（30コール）11,100円（税抜）～＋コールオーバー1件あたり450円（税抜） ※最低利用期間12ヵ月
緊急稼働の可否	－

オフィスのでんわばん®

2.fondesk

「fondesk」は、シンプルで使いやすいことが特徴の電話代行サービスです。5分程度のオンライン手続きで即日開通し、その後は電話を転送するだけですぐにオペレーターが対応を開始します。対応した電話の内容は、チャットやメールで通知されます。

Web上のマイページで電話の履歴の確認や応対の設定変更もできるなど、各種手続きがすべてオンライン上で完結するため便利です。

対応できる業務の例	電話の一次対応
費用の目安	月額（50件）10,000円（税抜）～＋コールオーバー1件あたり200円（税抜）
緊急稼働の可否	－ ※9:00~19:00の間で対応

fondesk