記帳代行を依頼すべき？メリット・デメリットや選び方を解説

記帳代行とは、記帳業務を代行するサービスのことです。法改正により、すべての事業者に記帳や帳簿の保存が義務付けられたため、記帳代行へのニーズは高まっています。

本記事では、記帳代行が求められる理由や依頼先、料金相場などを解説します。さらに依頼するときのメリット・デメリットや依頼先を選ぶときのチェックポイント、依頼するときに必要となる書類についても解説しますので参考にしてください。

記帳代行をお探しなら、まずはお問い合わせください！

記帳代行とは？

ここでは、記帳代行について解説します。そもそも記帳とはどのような業務を指すのか、「記帳とは何か」など基本を押さえておきましょう。

そもそも記帳とは？

そもそも記帳とは、事業を営むうえで発生する取引を帳簿に記載する業務のことです。事業では、取引先や顧客との間でお金のやり取りが発生しますが、会計上ではこのお金のやり取りを「取引」といいます。

法人であれ個人であれ、事業を行う場合は取引のすべてを帳簿に記載しなければなりません。なぜなら、帳簿にもとづいて納税額を計算するからです。また帳簿は、お金の流れを把握するためにも欠かせません。事業を行う場合、記帳は避けては通れない業務の1つです。

記帳代行が求められる理由

記帳代行とは、記帳の作業を代行してくれるサービスのことです。記帳代行が求められる背景には、2014年1月から、あらゆる事業者に記帳や帳簿の保存が義務付けられたことがあります。

それまで記帳はすべての事業者が対象ではなく、白色申告の事業者に限っていえば、前々年分あるいは前年分の事業所得や不動産所得または山林所有の合計金額が300万円を超える場合のみでした。

しかし法改正により、2014年1月からはすべての事業者が記帳しなければならなくなったのです。万が一、税務調査が入った際に正確な帳簿を提出できなければ、法的に責任を問われるでしょう。

とはいえ、記帳業務は取引の数が多ければ多いほど、作業時間や手間も増加します。また個人事業主のように小規模で事業を行っている場合、記帳業務に精通しているとは限らず、より作業に時間を取られがちです。税法は頻繁に法改正があるため、本業と並行して知識のアップデートも欠かせません。

記帳代行へのニーズの高まりは、こういった法改正が背景となっています。

記帳代行の具体的な業務内容

記帳代行のおもな業務は、次の2つに大別されます。

• 会計ソフトへの入力
• 帳簿の作成

会計ソフトへの入力とは、通帳や請求書、領収書などの入出金データを会計ソフトに入力する業務です。入出金を会計ソフトに入力する場合、正しい勘定科目に振り分ける必要があり、簿記の知識が欠かせません。記帳代行では、このような専門的な業務を代わりに請け負います。

帳簿の作成も、記帳代行の業務の1つです。会計ソフトのデータから、次のような帳簿を作成します。

• 現金出納帳
• 預金出納帳
• 売掛残高一覧表
• 買掛残高一覧表
• 試算表
• 総勘定元帳

このような帳簿は、経営状況の把握や正確な税務申告のために不可欠です。通常、月次で作成します。

経理代行との違い

記帳代行と似たサービスに経理代行があります。経理代行は、経理全般を請け負うサービスです。給与計算や年末調整、支払いや請求管理など幅広い業務を代行します。

記帳代行は経理代行が請け負う「記帳」部分のみを請け負うため、経理代行よりも安価な傾向にある点がメリットです。予算や業務量、依頼したい内容から、自社に適切なサービスを探してみるとよいでしょう。

記帳代行の依頼先

記帳代行の依頼先として、次の3つが挙げられます。

• 税理士・会計事務所
• 記帳代行サービス会社
• フリーランス

依頼内容によって依頼先は異なるため、それぞれの依頼先の特徴を把握しておきましょう。

税理士・会計事務所

記帳代行の依頼先として、税理士・会計事務所があります。会計や税務の專門である税理士や会計事務所の場合、記帳代行だけでなく決算申告書の作成や年末調整など幅広い業務を請け負います。

依頼したい内容が幅広く、また工数も多い場合は、税理士・会計事務所が適しているでしょう。一括で幅広い内容を依頼でき、業務の管理も簡単です。

記帳代行サービス会社

記帳代行の依頼先として、記帳代行サービス会社も人気があります。税務資格を有していないことが多いかわりに、安価な料金で依頼できる点がメリットです。

繁忙期だけ依頼したいといった柔軟な対応も可能なため、自社の状況にあわせて依頼できます。

なかには税理士が在籍している会社もあり、幅広い内容に対応できる場合もあり重宝するでしょう。

ただし多くの記帳代行サービス会社があるため、そのなかから信頼できる会社を選ぶのは困難といわざるを得ません。そこでおすすめなのが、ココナラアシストです。

ココナラアシストは、フルリモートのアシスタントに手間のかかる業務をまるっと任せられるサービスです。ココナラアシストの担当者が間に入るため、自分で依頼先を探す必要はありません。依頼主から担当者が要望を聞き取り、專門スキルを持ったアシスタントを紹介してくれます。

日本最大級のスキル登録者を誇るため、頼める人材が見つからないといった心配はありません。対応業務には、記帳を含む経理・労務から事務・秘書、人事・採用、カスタマーサポートなど幅広いため、記帳だけでなくほかの業務もあわせて依頼できるのもポイントです。

月40時間・月額8万円から依頼できます。利用にかかる料金は契約時間に応じた月額料金のみで、採用費や紹介料などが後から追加されることはありません。料金形態が明瞭な点も安心です。業務経験の豊富な人材が紹介されるため、教育コストがかからない点も大きなメリットでしょう。

月の稼働時間が余った場合は、翌月への繰越が可能なため、時間や費用が無駄になることはありません。なお、契約時間が超過しそうな場合は事前に連絡があるため、予算にあわせて依頼できます。

ココナラアシストにご興味をお持ちの方は、公式サイトからサービスの詳細をぜひご確認ください。

フリーランス

クラウドソーシングサイトなどを利用してフリーランスに依頼する方法もあります。安価で依頼できるのがメリットですが、仕事の質について不安を覚えることもあるでしょう。

依頼したものの、途中で連絡が取れなくなる恐れもあります。フリーランスに依頼する場合は、サポート体制がきちんとしたサービスを利用しましょう。

ただしフリーランスに依頼する場合、募集から日々のやり取り、請求といった一連の工程に時間がかかります。個人事業主で、依頼する仕訳数もそれほど多くない場合はフリーランスでも構わないですが、ある程度の規模の法人であればフリーランスは避けたほうが無難です。

先ほど紹介した税理士・会計事務所や記帳代行サービス会社、またココナラアシストのようなサービスを利用するほうがストレスフリーで依頼できます。

記帳代行サービスの料金相場

ここでは、記帳代行サービスの料金について相場を解説します。税理士・会計事務所や記帳代行サービス会社、フリーランスのそれぞれについて紹介しますので、依頼するときの参考にしてください。

税理士・会計事務所

税理士・会計事務所の場合は、顧問契約を締結するのが一般的です。月額の顧問料を支払って、記帳業務を依頼します。

顧問料の費用の相場は、法人が月額4万円程度、個人事業主の場合は月額3万円程度です。この料金は記帳業務を含んでいますが、仕訳数によっても料金は異なります。また法人でも、従業員が5〜10人程度であれば、上述した法人の相場よりも安く依頼できることも多いでしょう。

年間を通して定期的に依頼したい場合は、顧問契約を締結したほうが便利です。同じ事務所に依頼することで、2回目以降のコミュニケーションもスムーズに運びます。何より安心して任せられるのは大きなメリットです。

税理士・会計事務所の場合は、法人の決算申告や個人事業主の確定申告のみを依頼する契約形態もあります。これらはスポット契約と呼ばれ、必要な業務が発生したときのみ依頼する形です。

顧問契約を締結する前に、スポット契約で業務を依頼してみるのも1つの方法でしょう。どのような事務所なのか、事前に確認できます。

なお、上述した料金の相場はあくまでも目安であり、会社の売上規模や従業員数、面談頻度などにより変動するのが一般的です。料金や依頼業務内容について、事前に細かく決めてから契約を結ぶと、意見の食い違いによるトラブルを避けられるでしょう。

記帳代行サービス会社

記帳代行サービス会社の多くは、毎月、一定の仕訳量を上限とした月額料金制を採用しています。件数やプランによっても料金は異なるため、事前にきちんと確認することが重要です。

記帳代行サービス会社の場合は、サービス内容が多岐にわたり、依頼内容に応じて料金も異なります。また税理士・会計事務所と同様に、仕訳数によっても料金が変動するのも特徴です。

記帳代行サービス会社は、月に200仕訳までであれば、月額料金は10,000円〜20,000円ほどが相場といえるでしょう。また1仕訳の相場は、50円〜100円前後です。

フリーランス

フリーランスの料金相場は、3,000円〜10,000円ほどとばらつきがあります。フリーランスに依頼する場合、クラウドソーシングサイトを利用して、仕事を請け負ってくれる方を探すのが一般的です。

フリーランスは、依頼主のニーズにあわせてパーソナライズされたサービスを提供してくれますが、その分、料金が明確ではなくケースバイケースです。また継続的な依頼なのか、スポットの依頼なのかなど、依頼条件によっても料金は変わります。

フリーランスに依頼する場合は、交渉によって相場より安く依頼することも可能です。しかしながら自分で交渉しなければならず、時間や手間がかかります。

記帳代行サービスを利用する5つのメリット

記帳代行サービスを利用するメリットは、次の5つです。

• 記帳業務を削減できる
• より正確な記帳ができる
• 人件費を削減できる
• 本業に集中できる
• 不正防止につながる

それぞれのメリットを解説します。

1.記帳業務を削減できる

記帳代行サービスを利用する大きなメリットは、記帳業務を削減できることです。必要な書類を渡すだけで、記帳から帳簿の作成まで任せることができ助かることでしょう。

2.より正確な記帳ができる

記帳代行サービスを利用すると、より正確な記帳ができます。とくに事業を始めたばかりであれば、記帳業務に不慣れで、間違いが生じるかもしれません。ひと度、仕分けを間違えると、間違えたデータをもとに帳簿を作成することになります。その結果、税務申告の際に、すべてを修正をしなければならないといったケースもありえるでしょう。

プロに依頼することで、より正確な記帳が可能となり、正確な納税につながるのは安心です。

3.人件費を削減できる

人件費を削減できる点も記帳代行サービスを利用するメリットの1つです。人件費は、経費のなかでも大きな割合を占めます。記帳代行サービスを利用することで、経理担当を雇う必要がなくなり、経費削減につながるでしょう。

また経理担当が突然辞めてしまったり不在になったりした際も、すぐに依頼できる点も大きなメリットです。

4.本業に集中できる

経費代行サービスを活用することで、本業に集中できることもメリットです。会社の規模によっては、経営者自ら記帳を行っているケースも珍しくありません。記帳のような煩雑な業務に時間を取られ、本業に集中できないのは非効率的です。

経理担当者がいる場合でも、記帳のような煩雑な業務をアウトソーシングすれば、より生産的な業務に集中できるようになります。記帳代行サービスの活用は、業務効率化に直結するでしょう。

5.不正防止につながる

記帳代行サービスを依頼することで、社内の不正防止につながります。経理担当者が一人の場合、改ざんや横領などの不正が発生しないとも限りません。経理代行サービスなど、外部の会社に依頼すれば経理の透明性につながります。万が一、税務調査が入ったとしても、心配なく必要書類を提示できるでしょう。

記帳代行サービスを利用する4つのデメリット

記帳代行サービスには多くのメリットがありますが、デメリットもあるため注意が必要です。おもなデメリットは、次の4つです。

• 記帳のノウハウを蓄積できない
• 業績の把握が遅れる
• 信頼できる業者なのか判断が難しい
• 価格設定がわかりづらい

それぞれのデメリットを解説します。

1.記帳のノウハウを蓄積できない

記帳代行サービスを利用するデメリットの1つは、記帳のノウハウを蓄積できないことでしょう。事業を行ううえで、経理の知識は必要不可欠です。記帳代行サービスに依頼するからといって、経理についての知識がまったく必要ないわけではありません。

記帳代行サービスに依頼すると、経営者や担当者のスキルアップの機会は少なくなります。このようなデメリットを減らすために、出来上がった帳簿や書類などを精査し、自社で分析を行うことが大切です。必要であれば、自社で勉強会を開くなど、経理について学ぶ機会を設けるとよいでしょう。

2.業績の把握が遅れる

業績の把握が遅れる点も、記帳代行サービスのデメリットの1つです。記帳代行サービスを利用する場合、書類を渡してから帳簿が作成されるまで時間がかかります。自分で入力すれば、入力した時点で業績のチェックが可能です。しかし代行サービスの場合は、タイムラグが生じます。

ただし、クラウド会計ソフトに対応可能な記帳代行サービスであれば、インターネットで随時データをチェックできるでしょう。業績に関わるデータを常に把握しておきたい方は、クラウド会計ソフトに対応できる業者を探してみてください。

3.信頼できる業者なのか判断が難しい

依頼する記帳代行サービスが本当に信頼できる業者なのか、判断が難しい点がデメリットです。

記帳代行サービスのなかには、提携の税理士がいないにもかかわらず、「税務申告まで可能です」と違法行為を行っている業者がいるため注意しましょう。記帳代行では、会社の重要な書類を渡す必要があるため、信頼できる業者を探すことが重要です。

4.価格設定がわかりづらい

料金プランに記載のないオプションが後から追加される場合もあり、価格設定がわかりづらい点もデメリットです。料金の安さから選んだ場合でも、オプションを付け加える必要に迫られ、結局トータルの料金が想定よりも高くなってしまったというケースもありえます。

依頼する場合は、事前に料金を細かく確認することが重要です。

記帳代行の依頼先を選ぶときのチェックポイント

記帳代行の依頼先を選ぶときは、いくつかのポイントに注意する必要があります。おもなチェックポイントは、次のとおりです。

• サービス内容が自社のニーズにあっているか
• サポート体制は十分か
• 料金体系は明確か
• 自社の会計ソフトに対応できるか
• クラウド対応は可能か
• セキュリティ対策は充実しているか

満足のいく依頼先を選べるように、それぞれのポイントをチェックしてみてください。

サービス内容が自社のニーズにあっているか

記帳代行の依頼先を選ぶときは、サービスの内容が自社のニーズにあっているかどうかは重要なポイントです。業者によって、提供するサービス内容は異なります。記帳のみの代行なのか、仕分けや帳簿の作成まで可能なのか、また税務申告までトータルで依頼できるのか、などさまざまです。

ニーズにあったサービス内容が含まれていないと、自社で一部作業せざるを得なくなる可能性もあります。そのためにも、業者を探す前に依頼したい内容を洗い出すことが重要です。

信頼できる業者と判断できれば、将来的に経理業務のほとんどをアウトソーシングしたいと考える会社もあるでしょう。給与計算や請求管理、支払い管理、月次業務、年末調整などの周辺業務まで一括で対応できる業者であれば、将来的に依頼する業務を増やしたい場合でも安心です。

サポート体制は十分か

サポート体制が十分かどうかも、依頼先を選ぶときのチェックポイントの1つでしょう。記帳を依頼するときにどのような手続きが必要なのか、またどういった書類を揃える必要があるのかなど、疑問が生じたときにすぐに質問できるサポート体制があれば安心です。

メールだけでなく、電話やチャットなどリアルタイムの対応が可能かどうかもきちんと確認しましょう。トラブルが生じたときや、緊急で対応してもらいたいときに、すぐに連絡が取れる依頼先であれば信頼して任せられます。

料金体系は明確か

料金体系が明確かどうかも、依頼先を決めるときの判断ポイントです。信頼できそうな依頼先を見つけた場合でも、予算内に収まるかどうかのチェックは欠かせません。料金体系が明確であること、また追加料金の有無についてもきちんと確認しましょう。

とくに記帳は、仕訳数によって料金が変動することが多いため、この点についても忘れずに担当者に確認することが大切です。

ただし記帳代行を継続的に利用する場合は、長期的な視点で依頼先を選ぶとよいでしょう。とくに付加価値サービスとの費用バランスは重要です。料金は安いに越したことはありませんが、長く利用するのであれば、長期的な視点から費用効果を考慮しなければなりません。

自社の会計ソフトに対応できるか

自社の会計ソフトに対応できるかどうかも、依頼先を選ぶポイントです。記帳代行は、業者によって対応できる会計ソフトが異なります。そのため、自社で使っている会計ソフトに対応しているかどうかの確認は欠かせません。

弥生会計や勘定奉行など、よく使われている会計ソフトは標準で対応してくれる業者が多いですが、それ以外の会計ソフトを使っている場合も対応可能かどうか、また別途料金がかかるのかといったところまで確認しておくと安心です。

クラウド対応は可能か

記帳代行の依頼先を選ぶ場合は、クラウド対応が可能かどうかも確認しましょう。クラウド対応が可能であれば、業務の効率化と利便性が大幅にアップします。

クラウド対応の場合、どこからでもアクセスができ、リアルタイムでデータの確認や変更が可能です。複数の担当者が同時に作業できるため、スピードアップが図れ、業務の透明性や正確性も向上します。在宅ワークに対応できる点も魅力的です。

セキュリティ対策は充実しているか

依頼先を選ぶときは、セキュリティ対策に力を入れている業者を選びましょう。経理データには、会社の財務情報や取引先情報といった機密性の高いものが含まれます。そのため、作業の間にデータが漏えいしないように、セキュリティ対策がきちんと取られているかどうかは重要です。

万が一、データが漏えいするようなことがあれば、取引先や顧客からの信用を失います。不正アクセスやデータの改ざんなどにより、経営に深刻な影響も出かねません。

記帳代行サービスや税理士・会計事務所であれば、基本的なセキュリティ対策は取られていることが多いですが、フリーランスの場合は、セキュリティ対策が不十分なことも考えられるため、とくに注意しましょう。

セキュリティ面を判断する際は、次のポイントをチェックしてみてください。

• データ保護について：暗号化やアクセス制限の有無
• セキュリティ認証：情報セキュリティ管理認証の有無
• バックアップ体制：定期的なバックアップの有無
• アクセス管理：権限管理の有無
• 過去の実績：これまでの情報漏洩や不正アクセスなどの有無

セキュリティ面が不確かな場合は、担当者に尋ねるなど事前にしっかり確認しておきましょう。

記帳代行を依頼する際に必要なもの

記帳代行サービスを利用する場合は、通常、次のような書類が必要です。

• 入出金に関係する書類
• 預金収支に関係する書類
• 売上に関係する書類
• 給与に関係する書類
• 立替金に関係する書類
• 買掛金に関係する書類

記帳する場合、これらの書類のデータを適切な勘定科目に分類し記入しなければなりません。専門的な知識が必要ですが、記帳代行サービスを用いれば、正確な記帳が可能です。

どのような種類を準備すればいいのか、具体的な内容を解説します。

入出金に関係する書類

記帳代行を依頼する場合は、入出金に関係する書類が必要です。入出金に関係する書類には、現金出納帳や領収書などがあります。

現金出納帳とは、日々の入出金や残高を記した帳簿のことです。金銭出納帳とも呼ばれ、現金が出入りするたびに、「いつ・何に・どこから（どこに）・いくら受け取った（支払った）」という取引内容を詳細に記入します。日々の現金の出入りを記すため、帳簿のなかでも最もよく使われる帳簿といえるでしょう。

現金出納帳は自社で作成することが多いですが、領収書などの書類を渡して現金出納帳まで作成してもらうことも可能です。

預金収支に関係する書類

記帳代行には、預金収支に関係する書類も必要です。通帳のコピーや振込明細などを依頼先に渡します。

昨今は、インターネットバンキングを利用している会社も少なくありません。インターネットバンキングの場合は、明細のデータを印刷しておくか、電子データで渡すとよいでしょう。

売上に関係する書類

記帳代行を依頼するときは、売上に関係する書類も用意する必要があります。売上管理表や請求書の控えなどを揃えておきましょう。

そもそも売上管理とは、販売の一連の流れを管理することです。週や月ごとの時間軸単位や各部門別、担当者別、商品セグメント別、プロジェクト別、地域別といった異なる軸で売上を把握し、今後の成長戦略に利用します。売上管理表とは、これらの数値をまとめたものです。

依頼先によっては、売上管理表も現金出納帳と同様に作成してもらえます。

給与に関係する書類

従業員を雇っている場合は、給与に関係する書類も必要です。賃金台帳や月々の給与明細を準備しておきましょう。

賃金台帳とは、従業員の名前や性別などの基本情報や、賃金の計算期間や労働日数などの給与支払い状況をまとめたものです。労働基準法によって、すべての事業所に作成と保存が義務付けられています。一人でも従業員を雇っている場合は、賃金台帳をきちんと作成しておかなければなりません。

立替金に関係する書類

記帳代行には、立替金に関係する書類も必要です。立替金とは、社内・社外にかかわらず、従業員や取引先が負担すべき金銭を一時的に会社が立て替えたものです。立替金は、支払ったときと回収できたときのそれぞれについて記帳が必要です。

立替金についても、クレジットカードを利用しているときは、利用明細を渡さなければなりません。Web明細サービスを用いている場合は、印刷するか、電子データを渡しましょう。

買掛金に関係する書類

記帳代行を利用するときは、買掛金に関係する書類も依頼先に渡す必要があります。買掛金とは、支払いがすんでいない商品代や原材料代のことです。会計上では、負債に当たります。

買掛金は営業活動において生じた費用の未払分を指し、それ以外の非継続的な取引における未払いの費用は未払金に分類されるため注意しましょう。

買掛金の内容を確認するには、支払管理表や請求書が必要です。取引先からの請求書などをまとめておきましょう。

記帳代行サービスを上手に利用して記帳業務を効率化しよう

記帳代行とは、記帳の業務を代行するサービスのことです。法改正により、あらゆる事業者に記帳や帳簿の保存が義務付けられ、記帳代行へのニーズは高まっています。

小規模の法人や個人事業主の場合は、経理担当がおらず、経営者自らが記帳業務を担っているケースが少なくありません。記帳代行サービスを利用することで、本業に集中できたり、より正確な記帳が可能となったりといくつかのメリットが得られます。とはいえ、どこの会社に依頼するべきかと悩む方は多いのではないでしょうか。

ココナラアシストであれば、記帳に精通したアシスタントに煩雑な業務を丸ごと依頼できます。依頼主とアシスタントの間に担当者が入るため、自分で交渉する手間も省けて効率的です。月40時間・月額8万円から依頼でき、余った時間は翌月以降に繰り越せるため無駄がありません。

ココナラアシストのサービス資料は公式サイトから簡単にダウンロードできますので、記帳代行をご検討の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。