秘書業務を外注するには？費用やおすすめのオンライン秘書サービスを紹介

秘書業務が忙しくて本業に集中できないときは、外注がおすすめです。人件費や採用コストを削減でき、退職や休業のリスクも回避できます。

本記事では、秘書業務を外注するメリットや外注する2つの方法、おすすめのオンライン秘書サービスを紹介します。業務効率化を検討している方は、ぜひチェックしてください。

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秘書業務は外注できる？

人手が足りず、スケジュール管理や調整、来客応対などの秘書業務に対応しきれないという方も多いのではないでしょうか。秘書業務は外注が可能であり、上手に利用することで業務を効率化できます。

ここでは、秘書業務を外注できる範囲や費用相場をみていきましょう。

外注で依頼できる秘書業務の範囲

外注で依頼できるのは、主に次の業務です。

• 総合アシスタント
• 一般事務
• 経理業務
• 人事業務
• 営業アシスタント
• カスタマーサポート
• マーケティング

総合アシスタントとして、スケジュール管理や出張・会食の手配などの業務を行います。

また、データ入力や書類作成・整理などの一般事務、請求書や納品書などの書類作成、仕訳入力や経費精算といった日常的な経理業務も依頼が可能です。

採用活動に関する人事業務や、顧客リストの管理、情報収集など営業アシスタントの仕事も外注できます。

また、サービスによってはカスタマーサポートやマーケティング業務を依頼することも可能です。

秘書業務を外注する際の費用相場

秘書業務を外注する際の料金は外注する方法により異なります。オンライン秘書サービスを例にすると、毎月定額の料金を支払う月額制と、業務内容や量に応じて毎月の料金が変動する従量課金制に分けられます。

月額制は、稼働時間に応じた固定の料金を毎月支払う料金体系です。オンライン秘書サービスの多くは、月額制を採用しています。

決められた稼働時間をオーバーするときは、超過料金を別途支払うことで業務を継続してもらうことが可能です。

サービスごとに料金プランは異なりますが、月に20時間稼働の場合で10万円前後が相場となります。1時間あたりに換算すると、約2,000〜3,000円程度です。

契約期間や月の稼働時間が長いほど料金が安くなる場合もあるため、依頼したい業務や期間をよく考えてプランを選ぶとよいでしょう。

従量課金制は、依頼する業務内容や業務量に応じて毎月の料金が変わります。無駄な費用が発生しにくいという点がメリットです。ただし、料金の計算が煩雑になりやすいでしょう。依頼内容によって料金は変動するため、一般的な相場はありません。

秘書業務を外注するメリット

秘書業務を外注することで、社員はコア業務に集中できるなどさまざまなメリットがあります。ここでは、秘書業務を外注するメリットをみていきましょう。

重要業務に集中できる

自社の社員が「企業活動の根幹となる利益・売上に直結するコア業務」に集中できることが秘書業務を外注することのメリットのひとつです。秘書業務も事業運営には欠かせない業務ですが、それらのノンコア業務に時間がとられていると、コア業務に手が回らず、事業の成長が阻まれることになるでしょう。

外注することで社員は本業に専念でき、業務効率化が実現します。生産性向上と、企業の成長が期待できるでしょう。

人件費や採用コストを削減できる

秘書業務の外注により、人件費や採用コストを削減できるのもメリットです。秘書業務に従事する人材を雇用する場合、人件費のほかに社会保険料や福利厚生費などの支出が必要であり、労務管理の手間もかかります。外注であれば、プランに応じた料金を支払うだけです。

必要な業務だけ外注することで、専門知識や経験・スキルの豊富な人材に業務を依頼でき、教育の手間もありません。必要最小限の費用で、即戦力の人材による最大限の効果が期待できるでしょう。

退職・休職のリスクを回避できる

秘書業務の要員として人材を雇用する場合、退職や休職のリスクがあります。採用や教育のコストをかけて社内で人材を育成しても、常に退職や病気などによる休職の可能性は伴うでしょう。

一方、外注した場合はチームで業務に取り組むことが多く、対応していた人材が退職しても別のスタッフに引き継がれます。急な退職・休職で業務が回らなくなるというリスクは低く、安心して任せることができるのがメリットです。

秘書業務を外注する方法

秘書業務の外注は、主に次の2つの方法があります。

• オンライン秘書サービス
• クラウドソーシング

それぞれの特徴をみていきましょう。

オンライン秘書サービス

オンライン秘書サービスとは、オンライン上で秘書業務を請け負うサービスです。業務の経験が豊富でスキルが高い人材が在籍し、即戦力として業務を提供しています。教育や育成に時間がかからないうえに、無駄なく品質の高い業務が期待できることから、上手に利用すれば費用対効果が高いといえるでしょう。

サービスを提供する会社の数は多く、料金体系や請け負う業務内容は異なります。毎月の予算や依頼したい業務内容を考慮し、自社に合うサービスを選ぶことが大切です。

クラウドソーシング

クラウドソーシングとは、人材を募集するクライアント（企業・個人事業主）と仕事を探すワーカーをインターネット上のプラットフォームを介してマッチングするサービスです。

オンライン秘書サービスと比較して、比較的安価に秘書業務を外注できます。

オンライン秘書サービスの費用相場が時給換算で2,000〜3,000円程度であるのに対し、クラウドソーシングでは1,000〜2,000円程度で外注が可能です。

ただし、ワーカーによってスキルには幅があります。十分な経験やスキルがない人材が登録していることもあり、依頼に際してはよく見極める必要があります。

おすすめのオンライン秘書サービス

オンライン秘書サービスは数多く存在し、秘書業務の外注を成功させるためには自社に合うサービスを選ぶことが必要です。

ここでは、おすすめのオンライン秘書サービスを5社紹介します（2024年11月調べ）。

ココナラアシスト

ココナラアシストは、月40時間・月額8万円から秘書業務を依頼できるサービスです。秘書業務から人事・経理・クリエイティブなどの専門分野まで、幅広く対応しています。

【サービスの特徴】

• 40万以上の登録者から複数条件を満たす人材を選定できる
• 担当者が決まっているマンツーマン型
• 使い切れなかった時間は翌月へ繰り越しできる

面談や提出書類から認定した登録スタッフを紹介しており、即戦力となる人材を確保できます。紹介時にはわかりやすい経歴・スキルシートを用意しているため、面談前にスキル・経験の確認ができるのも安心です。

業務開始時と終了時には必ず連絡し、稼働時間と作業内容、残契約時間は日次報告しています。業務の進捗状況を確認できるのも、安心して任せられるポイントです。

For your Business

For your Businessは、専属アシスタントとマネージャーによるチーム体制で秘書業務を請け負うサービスです。窓口や業務担当は専属アシスタントが対応し、アシスタントマネージャーが常時、業務進行を管理します。

【サービスの特徴】

• 追加でスタッフをアサインできる
• 秘書業務からクリエイティブまで幅広く対応
• 2時間無料トライアルあり

月12時間のプランが38,500円（税込）で、初めて秘書業務を外注する方も気軽に始めやすいのが特徴です。契約はひと月ごとの更新で、期間の縛りはありません。毎月の状況に応じて柔軟にプランを変更できます。

また、専門性の高い依頼や急ぎの仕事がある場合、追加でスタッフをアサインし、必要なチーム体制を即時に整えることが可能です。

For your Business

e秘書

e秘書は、電話代行をはじめ、メール・チャット代行や請求書作成代行などを請け負うサービスです。大規模コールセンター運営で培った30年以上の実績とノウハウがあり、品質の高い安定した電話代行サービスを提供します。

【サービスの特徴】

• スタンダードコースは月額1万円から
• 24時間電話代行が可能
• 全額返金保証制度付き

サービスの利用時間など細かなプラン設定ができるため、自社の都合に合わせて利用できます。

「スターターパック」として業種ごとに利用の多いシーンをまとめたプランを用意しており、お得に利用できるのが魅力です。たとえば、不動産業や通信販売などの業種向けの「商品説明パック」は、月間基本コール数150コールで、取扱商材は最大20アイテムまで、FAQ対応は最大10項目まで対応します。

e秘書

フジ子さん

フジ子さんは、低コストで有能な人材に業務を外注できるサービスです。一般的なアシスタント業務から専門性の高い業務まで、パソコンでできる業務なら何でも依頼できます。

【サービスの特徴】

• 1週間（合計2時間）の無料トライアル
• 月10時間3.3万円（税込）から依頼できる
• 最新のセキュリティ技術と徹底した情報管理教育で安心

無料トライアルで実務能力を事前にチェックでき、翌月解約も可能です。

料金には直接雇用や人材派遣の場合に発生する諸経費がかからないため、人材を採用した場合の負担と比較すると、高いコストパフォーマンスを実感できます。 

業務量に応じて柔軟にプラン変更もでき、人件費の調整ができるのがメリットです。

フジ子さん

Lancers Assistant

Lancers Assistantは、クラウドソーシングサービスを提供するランサーズが運営するオンラインアシスタントサービスです。100万人超のフリーランスデータベースを活用し、企業の業務サポートを行います。

• 専属の窓口に気軽に相談できる
• 定額制で安心
• 3ヶ月プランは月額10万円

専属ディレクターが一括対応し、依頼内容に応じてメンバースキルをマッチングします。

ひとつの窓口でさまざまな種類の依頼ができるため、業務ごとに発注先を選び手続きをする手間がありません。

料金プランは長期契約になるほど安くなる仕組みで、9ヶ月プランになると月額9万円で、3ヶ月プランより1万円もお得です。

Lancers Assistant

秘書業務を外注する場合の注意点

秘書業務を外注する際には、いくつか注意したいポイントがあります。詳しくみていきましょう。

スキル・経験をチェックする

秘書業務を外注するときは、スキル・経験のチェックが大切です。オンライン秘書サービスの場合は経験の豊富な人材を確保していることが多く、比較的安定したスキルが期待できます。

しかし、クラウドソーシングを利用する場合やフリーランスと個人契約する場合、必ずしも経験が豊富とは限りません。スキルが伴わない場合、求めるクオリティの業務が期待できない可能性もあります。

契約前に、必ず実績やスキルを確認するようにしましょう。お試し期間が設定されているサービスもあるため、できるだけ活用することをおすすめします。

セキュリティ体制を確認する

秘書業務を依頼する際は、個人情報や機密情報を渡すこともあります。万が一情報が漏れた場合、企業の社会的な信用が損なわれるでしょう。そのため、セキュリティ体制が整備されているかの確認が大切です。

オンライン秘書サービスに依頼する際は、具体的にどのようなセキュリティ対策を講じているのかチェックしておきましょう。

個人情報保護の第三者認証制度Pマーク（プライバシーマーク）や、情報を適切に管理できていることを証明するISMS認証を取得しているかの確認が必要です。組織の対策だけでなく、業務を行うスタッフにセキュリティ教育を実施しているかの確認も忘れないでください。

クラウドソーシングなどを活用して個人と契約する場合は、本人のセキュリティリテラシーに依存することになります。秘密保持契約書を結ぶほか、オンラインでやり取りするため、セキュリティソフトの導入やフリーWi-Fiに接続しないといった取り決めは必ずしておきましょう。

秘書の外注を上手に活用しよう

秘書業務をはじめとする日々のルーティンワークが多忙でコア業務に専念できないときは、外注も検討しましょう。さまざまな料金プランで幅広い業務を依頼できるため、上手に利用すれば業務効率化を図れます。

外注方法には、主にオンライン秘書サービスやクラウドソーシングがあり、自社に合うサービスを選ぶとよいでしょう。

ココナラアシストであれば、事務・秘書からマーケティングまで幅広い業務の依頼が可能です。月40時間から依頼でき、「繁忙期だけ」「毎日午前中のみ」といった依頼もできます。人件費を調整しながら、必要な業務だけを外注したいという方は、ココナラアシストにお気軽にお問い合わせください。