展示会の準備に必要なこととは？出展までのスケジュールや手順についても解説

展示会は、企業の商品やサービスのプロモーションをするためには大切な場です。そのため、早い段階で企画立案や展示内容などを決定させて、準備を進める必要があります。今回は、展示会の準備に必要なことや、出店準備、スケジュールなどについて解説します。

展示会の準備に必要な心構え

展示会の準備には、時間も手間もかかります。スケジュールを管理しながら、計画的に進めていく心構えが何より大切です。

展示会の開催日から逆算して、スケジュールに余裕を持って準備を進めていきましょう。

大まかなスケジュールを立てたら、展示会の申し込みをして予算表を作成し、準備を進めていきます。顧客に配布するために名刺やチラシを作成したり、案内板や看板などの目印もしっかりと作るなどすることが、集客には欠かせません。

必要に応じて、社内ではなく第三者に依頼すれば時間と労力の負担を減らせます。チラシや名刺の作成などは、ココナラでも依頼が可能です。

展示会出展までのスケジュールについて

展示会の出展までには、下記のスケジュールで進めるのが理想的です。

この章では、それぞれのスケジュールについて解説します。これから展示会の準備をする場合、ぜひ参考にしてください。

1.出展の目的・目標の設定（8～10ヶ月前）

まずは、展示会の目的・目標を設定します。展示する商品やコンセプト、プレゼンテーションの資料や映像などについても考えます。

来場者に伝えたいメッセージをよく考えて、準備するものを計画しましょう。

展示する商品の魅力や目的、メリットなどが来場者に伝わるように、ぬかりない準備を進めることが大切です。目的を達成するための目標数値を設定し、新規の顧客や受注の獲得につながるように工夫をします。

配る名刺の枚数や増やしたい顧客数の数値を明確化させて、準備にとりかかります。必要な枚数・台数が定まったら、早いうちに予算を設定して社内から承認を得ましょう。

2.展示会の申し込み（4～6ヶ月前）

展示会の目的や目標数値を具体的に決めたら、本格的に申し込み手続きをします。自社のサービスや商品、出展目的・目標に見合った展示会かどうかを見定めて、手順に沿って申し込みをしましょう。

展示会の申し込みは、展示会の6〜8ヶ月以上前から開始します。展示会の種類・コンセプトによっては、先着順で展示会のブースを選択できます。先着順でブースを決められる展示会であれば、早めの申し込みが必要です。

開催時期や準備期間も考慮して、できるだけ早めの申し込みをしましょう。

3.出展する制作物の選定・手配（3～4ヶ月前）

申し込みと同時に、出展する制作物の手配を行います。商品であれば、商品を展示するためのケース（什器）も用意します。レンタルが必要なものは、期間前に貸出を依頼することが必要です。

そして、会場で利用するブースを決めてセッティングの構想を考えます。レンタルするものなどをどこに配置するのか等を事前に考えておくと、スムーズな準備が可能です。

商品を説明するパネルや紹介用の資料、配布するフライヤーや名刺も作成します。目標とする数値よりも少し多めに作っておくと、宣伝効果が高まる可能性もあります。

4.予算表の作成・承認（3～4ヶ月前）

展示物の制作から配布するノベルティやチラシの作成費用、会場の設営費用など、展示会の準備にはお金がかかります。会場準備以外には、会場をセッティングするための人件費もかかるため注意が必要です。

あらかじめ予算表を作成しておくことで、展示会の予算を把握しやすくなります。早い段階で、予算表を作成して準備に取り掛かることが重要です。特に、外部に委託する場合は依頼料がかかるため、事前に見積りを取ってから予算を組む必要もあります。

予算表を作成したら、会社から承認を得ます。大型プロジェクトのため、こまめに社内での承認を得るのが大切です。万が一予算に変更事項があれば、迅速に反映して報告する必要があります。

5.会場セッティング・集客（3ヶ月前～開催前日）

制作物や配布物、設営するブースなどがすべて決定したら、会場セッティングと集客に入ります。ブースの見取り図やデザインイメージ、会場出入り口からのアクセスもよく見て、看板や案内板を設置していきます。展示会の開催期日より3ヶ月前を目安として、段階を踏みながらセッティングをしていきましょう。

会場を設営するには、重いものや運搬の難しいものなどもあるため、社内からの人材だけでは難しい場合もあります。必要な人材が社内で揃わないようであれば、施工会社に依頼して準備していくことも必要です。資材の搬入・搬出の作業は、施工会社の作業員に任せても良いでしょう。

集客の面では、顧客に案内状を送ったりSNSで情報発信をしたりするなど、多方面に向けての告知が重要です。集客も含めて、各自の役割分担を明確にして前日まで抜かりなく準備を進めていきましょう。

展示会の準備に必要なもの

展示会の準備に必要なものは、次のとおりです。

この章では、それぞれの特徴や用途について解説します。必要なものの用途を理解して、準備を進めていきましょう。

展示品・什器

展示品（資料・製品など）と、それを展示するためのケース（什器）は、展示会においては非常に大切です。商品を説明するためのプレゼンテーション資料やパネル、アンケートなども同時に準備しておきます。

資料は、展示会の目的・目標を決めた時から制作し始めて、社内で相談して適切な形にまとめていきます。プレゼンテーション資料や映像資料についても、内容はもちろん映像の映り具合や視認性をよく確認することが重要です。

什器は、来場者から見やすい位置に設置することが大切です。すべてのブース設置が終わったら、見取り図やイメージを見ながら、スタッフ全員で必ず最終確認をしましょう。

チラシ・カタログ

自社のサービスや展示物を紹介するために、チラシやカタログを準備します。新規顧客や受注数を増やすためには、どちらもかかせない販促物です。事前に構成や内容を考えて、練り直しながら作っていく必要があります。

チラシやカタログを準備するには、印刷代やインク代、製本をするための費用がかかります。チラシやカタログを印刷する用紙の質や枚数によっては、印刷会社に依頼するとスムーズに準備が可能です。

販促のためのチラシ・カタログのデザイン案に悩むのであれば、デザインのプロに依頼する方法もあるため、ぜひ検討してみましょう。

アンケート

展示ブースに来た来場者に協力してもらうアンケートを作成しておきます。アンケートは、今後の展示会や自社商品・サービスなどについての質問を入れます。他には基本情報や興味を持った内容、記入する際に使うボードなどを用意して、展示会の当日に備えることが必要です。

アンケートは、来場者に配るチラシやパンフレットに同梱したり、プレゼンテーションの終了後に配布したりして答えてもらいます。回答してもらえたアンケートは、これからの展示会に生かしたり自社のサービスに生かせるようにしましょう。

回答してもらうためには、当然筆記用具も必要です。いつでも手に取れるように、会場の見えやすい位置に置いておくと良いでしょう。

ノベルティ

ノベルティは、アンケートに回答してくれた方の粗品に利用したり、ブースで集客をするために利用します。予算に沿って、余裕のある範囲でいくつかノベルティを用意しておき、スタッフが来場者に適宜配る形を取ります。

ノベルティとして人気があるのは、ボールペンやポケットウエットテッシュなど、実生活で便利な品々です。自社製品やサービスを紹介しながら、来場者に関心を持ってもらえるような品を準備します。

オリジナルデザインのグッズやペーパークラフト、タイアップのグッズなどを用意する企業もあります。必要があれば、外部のデザイナーやクリエイターに依頼して、効果的なノベルティを提案してもらうのも良いでしょう。

マニュアル

当日のスタッフの動きや会場見取り図を把握しておくために、マニュアルは必要不可欠です。スタッフのタイムテーブルや役割分担など、要点を絞って共有事項を事前にまとめておきます。

スムーズにスタッフが動けるようにするには、できるだけ早めにマニュアルを作っておくことが大切です。

常時複数のスタッフが会場にいるようにシフトを決めておき、担当や導線等を丁寧にマニュアルに記載します。緊急時の対応や、会場出入り口の場所なども記載しておくと、いざというときに便利です。補充する物品や資料などの置き場も、あらかじめ共有しておきましょう。

展示会場では、スタッフそれぞれの役割はありますが、必ず休憩時間を挟む必要があります。休憩時間を考慮しつつ、会場にいるスタッフがどのように動くのかを明確にして、マニュアルを作成しておきましょう。

コスチューム

展示会の開催当日は、基本的にはスーツでも問題はありません。しかし、アピールしたい自社製品やサービス内容に沿って、コスチュームを用意すると宣伝効果が高まります。会社のスタッフであることが一目でわかるように、スタッフ全員で共通するネクタイや名札などを用意すると効果的です。

オリジナルのネクタイやネックストラップを用意すれば、来場者の印象に残りやすくなります。ユニフォームを準備する際は、あらかじめユニフォーム専門の業者に依頼して、理想のデザインで制作してもらいましょう。

展示会の準備にココナラを利用するメリット

展示会の準備にココナラを利用するメリットは、次のとおりです。

この章では、それぞれのメリットについて解説します。ココナラの活用を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

現場経験豊富なプロの助言を受けられる

ココナラを活用すれば、企画運営スタッフの経験が豊富な第三者にアドバイスをもらえます。社外のプロから見て、どのような企画内容にすれば良いのか等について適切なアドバイスをもらえて、思いがけないアイデアが見つけられる点がメリットです。

リーズナブルな価格で、イベント企画のアイデア提供や宣伝の方法についての助言をもらえます。</span>企画書の作成から打ち合わせ、日程調整に関しても協力してくれる出品者もいます。

社内のスタッフ以外からもアドバイスやアイデアをもらいたい方には、ココナラで専門家に依頼するのがおすすめです。

第三者からのアイディアを得られる

ココナラを利用すると、第三者からアイデアを得られます。企画内容だけではなく、チラシやフライヤーのデザインやブースのセッティングなど、目からウロコのアドバイスをもらえる点が最大の魅力です。

チラシや看板の制作に関しても、デザインを得意とするプロに依頼して、イメージに沿ったものを制作してもらえます。リーズナブルな依頼料で、クオリティの高いチラシや看板が制作してもらえる点も、ココナラを活用するメリットの一つ。

企画立案やチラシのデザイン、会場のセッティングのアイデアなど、外部から力をもらいたいときにも便利に利用できます。その道のプロに相談することで、これまで知らなかった知識を得て、次回の企画や展示会にも生かせるでしょう。

社外のプロとのつながりができる

展示会の準備にココナラを利用することで、社外のプロフェッショナルとのつながりを築くことができます。

ココナラは、さまざまな分野の専門家が集まるクラウドソーシングプラットフォームであり、展示会に必要なスキルや知識を持つ人材を見つけやすい環境が整っています。

例えば、ブースデザインや販促物制作、プレゼンテーション資料作成など、多岐にわたる業務を依頼することが可能です。これらのプロと協働することで、自社には無い新しい視点や最新のトレンドを取り入れることができ、展示会の成功につながる可能性が高まります。

さらに、一度つながりができたプロフェッショナルとは、今後の展示会や他のプロジェクトでも継続的に協力関係を築くことができ、長期的な視点でのメリットも期待できます。

展示会の準備を始めるにはココナラの利用を

展示会の準備には、時間も労力も大きくかかります。普段の仕事をしながらも、大掛かりな展示会の準備をするのには、社内の人材だけでは苦労してしまう可能性もあります。間や労力を削減するため、リーズナブルな価格で質の高いプロに依頼できるココナラの利用がおすすめです。

ココナラでは、チラシ作成のプロやイベント主催経験の豊富なアドバイザーなど、心強い見方になれる出品者が数多く登録しています。限られた時間のなかで、効率的に展示会の準備をするには、ココナラのプロの力を借りることも大切です。

これから展示会の準備を始める担当者の方は、ぜひココナラをチェックして、ニーズにぴったりの出品者を探して依頼をしましょう。