営業資料はなぜ重要？成果につながる作成のポイントをご紹介します

主に初回の営業で使用されることの多い営業資料。その内容の良し悪しが営業の成果に直結することもあるため、とても重要なものです。この記事では、営業資料を作成する際の基本や、成果につながる資料作成のポイントについてご紹介します。

営業資料とは

一般的には、取引相手に向けて個別に作成しているものではなく、幅広い人に向けて作成しているものを営業資料と言います。また、初回の営業で使用されるものを指すこともあります。

ただし、一枚もののパンフレット・会社の詳しいパンフレット・提案書・個別提案書など、営業の際に使用する、さまざまな資料を全て含めて営業資料と呼ぶこともあります。

ここでは、上記の全てを「営業資料」とし、話を進めていきます。

営業資料はなぜ重要？

そもそも、なぜ営業資料は大切なのでしょうか。

ここでは、その理由を３つに絞ってご紹介します。

成果に直結する

まず、営業資料はその良し悪しによって、契約が取れるかどうかが決まるため、大切なものと言えます。

商談相手のみが取引の可否を判断するケースもありますが、多くの場合、提案は会社に持ち帰られ、社内の会議によって採用または不採用が決定されます。

セールスマンが、商談相手にいくら上手にプレゼンを展開したとしても、商談相手がその内容すべてを会社の人に伝えられるわけではありません。そこで活躍するのが営業資料です。

クオリティの高い営業資料があれば、プレゼンに参加していなかった人にもわかりやすく、サービスや商品の良さを伝えられます。その結果、成果につながるというわけです。

営業成果の底上げができる

同じ会社の営業部門にいても、ベテランセールスマンと新人セールスマンでは、ノウハウやスキルは大きく異なります。

そこで、ベテランセールスマン・トップセールスマンが提案している内容を営業資料に生かすことで、営業成果の底上げが可能になります。

さらに、これから入社してくるセールスマンを教育し、いち早く戦力とするためにも、営業資料が役立ちます。

口頭での提案よりも伝わりやすい

口頭での商品やサービスの説明は、時間がたつと印象が薄くなってしまいがちです。

それに比べ、営業資料は手元に残るものであると同時に、図やグラフなどを使用すれば、口頭での説明よりもわかりやすく、提案を行うことが可能です。

特に、コロナ禍以降増えているオンライン営業では、営業資料の重要さが増しています。オンライン営業は対面での営業と異なり、画面に大きく映った資料を見ながら商談が進むためです。

対面営業では、営業資料が補足的な役割を果たしているのに対して、オンライン営業では、資料がメインの役割を果たしていると言っても過言ではないでしょう。

営業資料作成の基本

では、わかりやすく、成果に直結する営業資料を作成するためには、どのようなことに注意すれば良いのでしょうか。

まずは、基本の７つのポイントをご紹介します。

簡潔にわかりやすく伝える

まず、最初に意識するべきことは、簡潔でわかりやすい資料を作成するということです。営業資料を読む相手は、必ずしも自社に興味を持っている人とは限りません。

また、自社の素晴らしい点、アピールしたい点をいくら伝えようとしても、相手のニーズと合っていない内容であれば、成果にはつながりません。

例えば、営業資料の一番最初の部分に、会社の理念やビジョンがあったとしても、あまり印象には残らないでしょう。

まずは、商談相手の会社が抱えている問題点が解決する、売り上げが伸びるなど、自分ごととして捉えてもらえるような内容を、最初の部分に取り入れましょう。

最初の部分で、「これはうちに当てはまっている内容だ」と興味を持ってもらうことから、良い流れがスタートします。

理念やビジョンを掲載する場合は、資料の最後の会社概要の部分に掲載すると良いでしょう。

あまりに長すぎたり間延びしていると、ニーズに合っていても、興味を持ってもらえないケースもあります。簡潔にわかりやすく伝え、専門用語などは使用しないよう、注意が必要です。

文字数、文字色、文字の大きさ・フォントに注意する

次に注意するべき点は、文字数、文字色、文字の大きさ・フォントなどの細かい点です。

小さすぎる文字の資料では、読む気が失われてしまいます。パワーポイントで営業資料を作成する際には、文字のサイズは18ポイント以上にすると良いでしょう。

ただし、オンライン営業用の資料であれば、対面営業用のものよりも、フォントサイズを大きめにする必要があります。さらに、行間も揃えることで統一感を出します。

また、フォントは統一しましょう。ビジネスでは「メイリオ」や「游ゴシック」がおすすめです。

文字の量は多すぎても読む気が失せてしまい、少なすぎても説明不足で言いたいことが伝わりません。ベストなバランスを考えましょう。

文字色は、通常の文字に使う色のほか、見出しに使うメインカラー、特に強調させたい箇所に使うアクセントカラーの、3色くらいに絞って使用すると良いでしょう。

通常の文字は黒または濃いグレー、強調する箇所には赤を使用するのがおすすめです。見出しに使うアクセントカラーは、メインカラーの補色を使用すると良いとされています。

このように、文字数、文字色、文字の大きさ・フォントなどのルールを定め、細かい点にも気を配ることで、読みやすい資料が完成します。

営業資料を作成した人によって形式がバラバラになってしまうことのないよう、社内でテンプレートを決めておくと良いでしょう。

1ページ1テーマにする

１つのページに複数の事柄が盛り込まれていた場合、相手はどこに注目すれば良いのかわからず、混乱が生じてしまいます。

アピールポイントをわかりやすく相手に届けるため、紙の営業資料であれば、１ページに１テーマ、スライドであれば１スライドに１テーマを心がけましょう。

ただし、紙の営業資料の場合、枚数が多すぎると、読むのがめんどくさいと思われてしまったり、目的のページが見つけずらくなってしまったりするデメリットも生じるため、内容の厳選が大切です。

視線の流れに沿った配置を考える

人が１枚のページを見るときには、横書きの場合、目線が左から右、上から下へと動く法則が働きます。

また、情報量が多い場合は、「Zの法則」「Fの法則」が働くといわれています。

「Zの法則」は、視線が左上から右上、ななめに左下へ移って右側へと、アルファベットのゼットを書くときのように移っていくことを指します。

「Fの法則」は、視線が左上から右上、左上に戻って下へ、そしてまた右方向へと、アルファベットのエフのように移っていくことを指します。

わかりやすい営業資料を作成するためには、この法則に沿って、コンテンツの配置を考えてみましょう。

具体的に、そのページの中で一番目立たせたい情報は、一番初めに目に入る左上に配置します。タイトルは一番上に大きく配置すると良いでしょう。

具体的な数字を示す

単に「売り上げが大幅に増加した」という記載があっても、どのくらい増加したのか、どれくらいの期間がかかったのかなど、具体的なことは一切わかりません。

「大幅に」「急激な」などの抽象的な表現ではなく、「〇カ月で売り上げが〇パーセントアップ」など、具体的な数字を入れましょう。

グラフや図表などの視覚に訴えるものを入れる

一つ前の項目でご紹介した「具体的な数字を示す」際には、グラフや図表でその変化を表すと、一目で効果を実感できます。

特にパワーポイントの営業資料は、「読む」ものではなく、「見る」ものであるといわれます。

さらに、オンライン営業では、文字の多い資料は単にそれを読んでいるだけであると感じられるため、グラフや図表の果たす役割は大きなものです。

オンライン営業資料を作成する際には、グラフや図表を通常よりも多く使用し、その近くに短い説明文を添えておくとわかりやすいでしょう。

そして、ポインター機能を使用して、いまどの箇所について説明しているのか、顧客が一目でわかるように心がけましょう。

資料の内容と関係のない、イメージ画像などの使用は控えます。

利用するシーンを想定して作成する

営業資料は、どのような時でも同じものを使用すればいいというわけではありません。利用するシーンに合わせた資料作成が必要です。

そのためには、商談相手がいまどのような状況にあるのかを把握しなければなりません。

顧客がいま、どのようなステップにいるのかを考えるために「AIDMAモデル」があります。これは、Attention（注意）、Interest（関心）、Desire（欲求）、Memory（記憶）、Action（行動）の頭文字を取ったものです。

それぞれの資料の共通の目的は、顧客を次のステップへと進ませることです。資料を使用するシーンを具体的にイメージしてから、作成を行いましょう。

営業資料作成の流れとポイント

ここでは、これまでご説明してきた基本を押さえた上で、営業資料作成の流れとポイントをご紹介します。

大切なことは、いきなり資料を作成し始めるのではなく、流れとポイントを押さえた上で構成を考えることです。

表紙では概要を簡潔に伝える

表紙は、営業資料の中でも一番最初に目に入るものであり、重要なページです。

まず、営業資料の内容をわかりやすく一言で表すタイトルをつけ、大きく配置しましょう。

装飾は控えめを心がけ、社名やロゴなどを入れます。商品やサービスのイメージに合ったデザイン、会社のイメージに合ったデザインを選ぶと良いでしょう。

自社のカラーがある場合は、表紙に取り入れることで、サービスや商品をイメージしやすくなります。

商談相手に向けて個別に営業資料を作成している場合は、相手の会社名を入れましょう。

商品やサービスの説明を簡潔に掲載する

表紙の次のページでは、これから紹介する自社のサービスや商品について、概要を簡潔に紹介します。

特に見出しは、文章を読み飛ばされても内容が理解できるくらい、わかりやすいものにすると良いでしょう。

相手の課題と解決策を示す

前のページで簡潔に説明したことについて、さらに詳しく、具体的に説明を行うのがこの項目です。

まず、顧客が抱えている課題を大きいものから順に、具体的に挙げましょう。そして、自社サービス・商品を導入することで、その課題が解決できることと、解決の方法を示します。

解決できる根拠と、解決したあとに得られるメリットについても記載しておきましょう。

例えば、相手の課題が「コスト削減」であれば、どれくらい削減できるのかを、棒グラフを使って示すと成果が「見える化」されます。

競合他社との比較で自社を目立たせる

このページでは、他社にない強み、自社の特徴を紹介します。

顧客満足度・販売実績・利用者数・上場なども、選ばれている理由になります。「なぜ自社でないといけないのか」を明確に示しましょう。

事例紹介で信頼性を向上させる

顧客と同じ課題を抱えていた会社・状況が似ていた会社をいくつかピックアップし、利用前と利用後でどのような変化が起こったのかを紹介します。

ここでも、グラフや写真があれば使用し、具体的な数字を提示して、わかりやすく導入の効果を示しましょう。

具体的な数字で表せない事柄であれば、「利用者の声」などのリアルな感想が効果的です。

また、多くの導入企業がある場合は一覧で表示することで、信頼につながります。

料金・費用対効果をわかりやすく掲載する

料金・費用対効果は、顧客が気になる大きなポイントです。

プランが複数ある場合は、料金や期間サポート内容の違いなどがわかるよう一覧にして、比較がしやすい構成にしましょう。

それぞれのプランに「〇〇な方向け」などの表現を入れておくと、よりわかりやすくなります。

導入時に別途費用がかかるなどの場合は、そちらもわかりやすく明記しておきます。

Q＆Aや「よくある質問」を掲載する

Q＆Aや「よくある質問」は、顧客の不安解消に役立ちます。　

「〇〇は対応不可」などの顧客にネガティブな印象を与える表現は使用せず、表現の工夫を行いましょう。

導入までの流れをわかりやすく掲載する

契約までの流れ、そして契約してから納品などが終了するまでの流れをわかりやすく示しましょう。

いまどの段階にいるのか、次に何をすれば良いのかが明確になります。

会社概要を掲載する

最後に、会社名や所在地などの会社概要のページを作成します。従業員数や資本金など、信用につながる情報がある場合は、一緒に記載します。

さらに、会社概要のあとには、自社の連絡先も明記しておきましょう。商談相手が商品やサービスに興味を持った際、連絡ができなければ意味がありません。

ホームページのアドレス、メールアドレス、電話番号はもちろん、場合によってはFAXでの連絡が便利なケースもあります。さまざまな連絡手段について、情報を載せておきましょう。

拾ったニーズは次回に生かす

初回営業などで拾ったニーズは、個別提案書に生かします。

また、ニーズはQ＆Aや「よくある質問」を更新するためにも役立ちます。

重要な営業資料はココナラへの外注を検討しよう

ここまで、営業資料作成のポイントをご紹介してきましたが、他の業務もあり手が回らない、デザインが得意な社員がいない、などの悩みはないでしょうか。

そんなときには、ココナラに外注するという手があります。

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営業資料の作成で困った際には、ぜひ、ココナラをチェックしてみてはいかがでしょうか。

営業資料は外注も視野に入れて納得できるものを作成しチャンスを手に入れよう

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