【トラブル防止のために】コンタクトフォームから苦情メールを差し出すときの注意点。必須項目について

はじめまして橋本と申します。ココナラにて苦情代行サービスを出品している者です。当記事では「コンタクトフォーム経由で苦情メールを差し出す際の注意点」について説明させていただきます。

必須項目を複数設けているコンタクトフォームが増加している

ひと昔前はコンタクトフォームは気軽に使用できる連絡手段でした。というのも、必須項目がすくなく、送信者の個人情報を記さずとも送信が可能であったためです。しかし、最近は必須項目が設けられているコンタクトフォームが珍しくありません。たとえば「名前」「電話番号」「所在地（住所）」などがあげられます。これは悪戯防止の面もあるでしょう。気軽に送信ができるようになれば業務妨害をしかけてくる輩がでないとも限らないためです。一応の納得はできますよね。だとしても、苦情したい側からするとためらいが生じてしまうことはたしかです。だって、苦情をするのですから身分を伏せて伝えないと、こちらが不利益を被る結果になるかもしれない。しかし、個人情報を渡さないと送信できない（必須項目を記入しなければいけない）。ジレンマが生じます。「テキトーに記入すればいい」と考える方もいるでしょう。しかし、その行為はトラブルの種となります。また、意味をなさない文字列を記入してしまうと、送信ができません。コンタクトフォームには無意味な文字列が入力されると送信ができないようにプログラムされています。たとえば電話番号の記入欄であれば数字かハイフン（‐）しか受けつけてもらえません。

必須項目に名前があった場合

ではどうすればいいのか？ まず「名前」が必須項目である場合は偽名を使用してください。「それでは虚偽になるのではないのか？」という疑問を抱くかもしれません。その通りです。そのままでは嘘をついたとみなされます。ですので、本文中に偽名利用の釈明をするのです。

（例）どうしてもお伝えしたく、偽名を使用いたしました。鈴木太郎は偽名ですのでご了承ください。

例のように本文中で偽名である点をちゃんと説明してください。そうすれば虚偽・悪意ある行動とは捉えられないでしょう。

必須項目に住所（所在地）があった場合

コンタクトフォームの必須項目に「住所」があった場合はどうするのか？

これも名前のときとおなじく「架空の住所」を記入し、本文で釈明すれば大丈夫です。ただ、第三者を装う意図を持ち、架空の住所を記入する行為、また、実在の住所を記入するのは違法行為になるおそれがございます。その点をご注意ください。名前よりは幾分かは面倒なのがこの「住所（所在地）」であると言えます。なお、ありがちな住所として「皇居の住所（ 東京都千代田区千代田１−１）」を記入する方がいます。これは相手からしたら「ふざけている」と認識されます。正当な苦情を伝えたいのであれば避けてください。

必須項目に電話番号があった場合

実は一番困るのがこの「電話番号」です。テキトーな数字を記入すればいい、とはいきません。なぜなら、実在の電話番号を記入してしまう恐れがあるためです。素人が使用されていない電話番号を探すのは困難。また、その時点で使われていなくともその後に利用されるかもしれません。トラブルを防ぐためにはあなたがお持ちの電話番号を記入するのが一番です。でも、不安がありますよね？ 自分の電話番号に先方から連絡が届くの避けたいでしょう。そのようなときは次のような文章を苦情文章に添えてください。

（例）もし、ご返信を頂けるのであれば電話ではなくE-Mail（メールアドレス）を希望いたします。

先方からの返信が要らないのであれば次のような文章を添えてください。

（例）電話・メール問わず、ご返信をなさらずとも結構でございます。

以上。

対処法を説明してきましたが、正直に申します。電話・住所（所在地）は偽りなく記入して欲しいところではあります。苦情（クレーム）内容によってはトラブルの種になり得るからです。また、気を配るべきは必須項目だけではありません。送信する文章にも気を配らなければいけません。誹謗中傷・名誉棄損となる内容をうっかり送信してしまうと、法的な処罰を受けかねません。苦情（クレーム）が簡単にできる時代ではないのです。すこしでも苦情側に落ち度があれば相手からも反撃される時代です。むかしとは違います。

コンタクトフォーム経由の苦情は慣れていないとハマる箇所がございます。悪戯防止のためのプログラムが背後で働いているのが理由です。これらを突破してはじめて「送信」ができます。

面倒であれば私にご連絡ください

先に説明したとおり必須項目として設定されているとやっかいなのが「電話番号」「住所」のふたつ。このふたつに関しては私（橋本）が対処いたします。

便利屋と提携をしているため、実在の住所・使われている電話番号をコンタクトフォームの記入欄に記入可能です。なかには「組織・団体」を必須項目として設定しているコンタクトフォームも存在します。そのときは便利屋の事業名を使用いたしますので、これもクリアーできます。私としてもトラブル抑止のために、できるかぎりのお力添えをさせて頂く所存です。また、苦情文章の代理作成・チェックまで請け負っておりますので、ご相談がありましたらお気兼ねなくご連絡ください。