名誉棄損を避ける手紙の出し方-あなたが悪者にならないために-

正当なクレームであっても手段を間違えればこちらが悪者になってしまいます。当記事では「名誉棄損」とならない手紙の出し方を紹介します。

親展のハンコを押しただけではダメ？

人の信用を貶めるような情報を不特定多数に見せる、伝えるような行為は名誉棄損となる恐れがあります。そこで手紙にてクレームや告発をする場合によくとられるのが「親展扱い」とする手段。個人名（宛名）＋親展印を押し、封書にして手紙を差し出す方法ですね。しかし、人によっては「間違い」が起きる場合もあるのです。親展扱いの手紙はあくまでも個人、1人に宛てたものでなければなりません。クレームの手紙を差し出す方によくある間違いが宛先を

部門名・機関名・係だけにする行為。

（例）

「ｘ〇会社 コンプライアンス部門」

「株式会社〇ｘ お客様相談室」

親展印を押して送付した場合、最初に受け取った部門内の従業員が開封してもおかしくありません。上の役職の方に手紙が届くまで、複数の人のあいだで手紙の内容が共有されるおそれがるのですね。そうなると万が一、ことが露呈した場合、相手に攻める口実を与えてしまいます。

（例）「なんであなたはわざわざ部門宛てにしたのですか？ もしかして多数の方に私の個人情報を知らせようとしてたんですか？」

お店自体に対するクレームや告発であればまだ弁明の余地はあるかもしれません。ですが、個人を名指しした手紙であればあなたは知らず知らずのうちに「名誉を貶めようとした人」とされるかもしれないのです。

では、回避するためにはどうしたらよいのか？

すでに答えは冒頭に記しています。必ず個人宛にするだけです。

「でも、コンプライアンス部門の部門長（部長）の氏名なんて知らない」

という悩みあるでしょう。そのときは役職宛てに記せば大丈夫です。

（例）

「ｘ〇会社 コンプライアンス部門 部長様」

「株式会社〇ｘ お客様相談室 室長様」

補足説明：部長（役職）＋様は敬語の重複（二重敬語）です。

しかし、中には二重敬語と知らない方もいます。

ただ、役職＋様のほうが無難なため例にあげています。

こちらでも取引のない社外（外部）からの手紙ですので問題ありません。

企業によっては公式ウェブサイトで担当者の氏名を公開しています。

一応調べてみましょう。できるだけ個人指名を記入するのがマナーです。

なお、個人宛のときは役職＋氏名＋様と記入します。

（例）コンプライアンス部門 部長 田中一郎 様

氏名が判明しているときは役職に様は付けず、氏名のあとに様を付けます。

注意！ 親展印を押しただけでは不十分です。

必ず個人（1人）を指名してください。

実際には複数の人物に手紙の内容が共有されるかもしれません。

ここで肝心なのはこちら（差し出す側）は「個人情報を無暗に周知しない」

という姿勢をあらわすことです。

そうです。相手方に「不特定多数に見られないように配慮している」と思われないといけません。この措置は万が一、ことが露呈してしまった際にも効果を発揮するでしょう。

身分の高い方ではなく、現場責任者レベルに開封してもらいたい

でも、氏名は分からない。そんなときにも有効な方法です。

万全を期すため「注意書き」を記す

万全を期すのであれば封筒表面に注意書きを記すのもありです。

（例）

・個人情報含む。部長様のみご開封ください。

・重要書類在中。ご本人様のみお開けください。

和封筒であれば「親展印」を押すのは封筒の外脇付け（左下）です。

注意書きは外脇付けより右に記してください。

ここで疑問があるかもしれません。

「え？ 封筒にそんな注意書きをしてもいいの？ 手紙は届くの？」と。

大丈夫です。日頃受け取っている請求書の封筒に注目してください。

「お早めにご開封ください」「請求書在中」「折り曲げ厳禁」など、

注意書きが記してあるはずです。

NG行為　やってはダメ！

名誉棄損となり得る方法も紹介します。

まず、はがきで送ってはいけません。

はがきですと仕分け作業員（局員）・配達員・家族・社内便担当者・窓口係など、関係のない人物の目に触れてしまいます。親展印を押しても親展扱いとはみなされないでしょう。かならず封書でないといけません。

ふたつめは「文字が透けた状態で差し出す」行為。

わざと薄い封筒を使用するのは考え物です。

文字が透けやすい封筒裏側に文章が見えるように折りたたみ封入し、

そのまま送付してしまうと名誉棄損と解釈されるおそれもあるためです。

もし、薄い封筒しか用意できないのであれば 遊び紙代わりとして

もう１枚用紙・便箋を重ねて入れてください。サイズが合わないときは

紙を切り、透け防止として紙片を封入すれば大丈夫です。

よくある間違い

親展扱いで関係のある個人宛だとしても「多数」に送るのは控えてください。

親展というのは免罪符ではありません。

いくら親展扱いだからといって数十人に送り付ければ名誉棄損・信用棄損となるおそれがあるでしょう。誰もかれもに言い触れる行為とみなされるのでしてはいけません。

最後に

いくら正当なクレーム・告発であったとしても、すこし手段を間違うと不法行為となってしまいます。いくら気を付けていてもはじめてだとうっかりミスはあるものです。そのようなときは私にご相談ください。あなたの味方として動きます。

簡単なご相談であれば無料で対応しています。

疑問・質問がありましたらお気兼ねなくご連絡ください。

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