エクセルで作る効率化ツール

はじめまして、副業でエクセル業務効率化ツールを受注製作しているbon31といいます。私は高額なアプリケーションソフトウェアを使わなくても、安価なエクセルで業務プロセスを改善できるということを多くの中小企業の方々に知っていただきたいと考えています。

エクセルはVBAというプログラムを利用することで簡単なツールから複雑なツールまで様々なものを作成することができます。これまでに、私はデータ集計や複雑な条件分岐処理、業務自動化など本業での業務プロセスの改善を行い多くの仲間からお褒めをいただきました。

副業のため、今まで製作したエクセルツールの画像をお見せすることはできませんが、エクセルでできる業務改善のイメージを持っていただくため実際に製作したエクセルツールをご紹介いたします。ご興味ありましたらbon31までお問い合わせ下さい。

bon31は本業で以下のエクセルツールを製作しました。

(1)一括顧客メール作成ツール

　定期的に送付する複数のお客様へのメールを１ボタンで作成。もちろん、お客様毎に異なる送付ファイルも"ファイルの名前"をキーとして誤りなく添付できます。このツールにより『150分→15分』へ時間短縮。90%の効率化を達成しました。

　ポイントは"メール件名"や"メール本文"を極力統一し、お客様毎に変更が必要となる部分を少なくすることでワークシート関数で対応できる部分（ユーザー修正可）とプログラムで対応する部分（VBA知識が必要）を明確に分けました。ユーザーが修正できる部分を持たせることで、使用範囲の幅を広げ、他業務へも貢献できる可能性を持たせました。

(2)リマインダー（期限チェックツール）

　個々の従業員が抱えている様々な案件をリスト化し、各案件に期限を設定。定期的に期限チェックツールにより設定した期限の「超過」や「○日前期限」を別ファイルへリスト化します。この期限チェック業務は新たに設けた仕組みのため『○○分短縮』などの指標はお示しできませんが、リスト化することで第三者のチェックが容易になり致命的な期限超過を未然に防ぐことに役立ちました。

　ポイントは最初に作成する"案件リスト"に記載する項目に「重み」を付けることで、チェックする側も従業員の予定に対する着眼点を絞り込むことができる点となります。この部分は、企業ごとに異なるため十分な業務プロセスの分析が不可欠となります。

(3)設備メンテナンススケジュール

　大量のお客様設備の点検周期をデータベース化し管理。このデータベースはユーザーフォームを使用し追加・修正・削除できます。データベースを元にして①来月の点検スケジュールを計画②お客様毎の様式に則り"点検連絡票"を作成③メール自動作成and自動印刷and自動FAXをエクセルから実行できます。

　ポイントは今まで使用していた様式を自動化に合わせて変更することはせず、今の様式に合わせて自動化の仕組みを作り上げたことにあります。このツール製作はかなりの労力をかけましたが納得いくものができたと満足しております。

業務を効率化するためのツール導入で大切なのは、効率化することは当然ですがそれ以外にも"ツールの操作性"や導入後の"保守性や拡張性"も非常に重要なポイントとなります。

ツールの導入後、ツールを使っている業務が変化した場合には①ツールの使い方に変化を加え対応②新しいツールの導入③今までのツールに手を加え対応の３択になります。

①の選択はせっかく短縮した時間効果が低減する可能性があり、②の選択は今まで使用していたツールがムダになってしまいます。

「③今までのツールに手を加え対応」の場合、従業員が対応できる範囲であればコストをかけることなく済みますし、専門知識（エクセルマクロ）が必要な場合であっても安価な料金で済むので躊躇なく『ツールの改修』が可能となります。エクセルマクロを使ったツール製作はこの部分にメリットがあります。業務効率化のためのツール導入をご検討の際は、ぜひ一度エクセルでの導入も検討に入れてみてください。

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bon31は以上をベースにご提案をいたします。

ご縁の際はよろしくお願いいたします。

ここまでの長文をお読みいただきまして本当にありがとうございました。