わかりやすい文章とは

文章を読み手にとって読みやすく、理解しやすくするために大事なことはなんでしょうか。

文章を書くときに重要なのは、その文章が読み手にとってどれだけ読みやすいか、という点です。特にビジネスの場面や、広い層に向けたコミュニケーションでは、わかりやすい文章が求められます。以下、特に「体裁を整える」という観点で重要な要点について詳しく解説します。

１体裁をととのえる

・文体を統一する

「です」「ます」と「だ」「である」が混ざらないようにしましょう。

　文章を書くときに重要なのは、その文章が読み手にとってどれだけ読みやすいか、という点です。特にビジネスの場面や、広い層に向けたコミュニケーションでは、わかりやすい文章が求められます。以下、特に「体裁を整える」という観点で重要な要点について詳しく解説します。

・表記を統一する

　同じ数を漢字で書いたり数字で書いたりするとわかりにくくなります。同様に、同じ文字も漢字で書いたりひらがなで書いたりするとわかりにくいです。

「10人が参加する」と「十人が参加する」のような表記のバラつきは避け、一貫性を持たせましょう。

・漢字や固有名詞の量に気を付ける

　漢字が多いと文章が引き締まりますが、読みにくくなります。逆に、ひらがなが多いと、読みやすくなりますが、文章が冗長になります。一般的には、文章全体の３割が漢字であると、読みやすいといわれています。

　例えば、健康関連の記事で「生活習慣病」と「メタボリックシンドローム」を使い分けると、専門的すぎてわかりにくくなります。また、漢字が多すぎると難解に感じられ、逆にひらがなが多いと幼稚に見えることがあります。

・箇条書きを活用する

　重要な項目が複数あるときや、要点を整理したい場合は箇条書きを活用しましょう。商品の特長や手順など、重要な項目が複数ある場合は箇条書きにすると一目でわかります。

２テンポをよくする

・１つの文には１つの内容だけ

必要ない表現や言い回しを減らします。1つの文に2つ以上の内容を入れるとわかりにくくなります。文学とは異なり、必要な情報だけを的確に伝えるためです。例えば、「今日は晴れていて、公園でピクニックをした後、美味しいランチを食べました。」という文は情報が多くて読みにくいです。「今日は晴れました。公園でピクニックをしました。その後、美味しいランチを食べました。」と分けると、わかりやすくなります。

・１つの文を長くしない

１つの文章はできるだけ短くします。１つの文はおおよそ40－５０文字以内におさめましょう。A4で書く際には長くても２－３行におさめましょう。

・接続詞を減らす

接続詞は減らし、リズムよく読める文章にします。

接続詞は逆接や転換など、話の流れがわかりやすくなります。しかし多用すると、文章の流れが悪くなります。接続詞がなくても前後関係が明確な場合は省略しても良いでしょう。

３読む人を混乱させないようにする

・句読点を使う

句読点を的確に使うことで、紛らわしさのない文章になります。

・あいまいな表現は避ける

　誰が読んでも何が言いたいのか伝わるような具体的な内容にします。

　あいまいな表現は言葉の順序や句読点の位置を変える、別の言葉を使うなどで修正しましょう。たとえば、「多少」という表現は、10%なのか50%なのかわかりません。具体的な数字や比率を使いましょう。

　一人で考え込むとドツボにはまってしまい、重要なポイントを見逃してしまいがちです。また、本ブログに書ききれない内容やノウハウもたくさんあります。添削サービスを出品していますので、気になる方はご覧いただけますと幸いです。