【1分で読める】指示、連絡、相談、報告解説　報告編

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ビジネス・マーケティング

〇仕事の終わりは、報告

仕事は指示に始まり、報告で終わります。しかし、報告は仕事が終わった後だけにするものでもありません。場合によっては途中で報告することもあります。

報告はその区切り毎に伝えます。以下、報告するタイミングと内容です。

①完了報告

→業務が完了した時に報告します。報告の仕方は業務内容によって様々ですが、主に口頭報告やメール報告があります。

②中間報告

→業務が長期間に渡る場合、日にちや業務が一区切りした段階で進捗状況や今後の予定・見通し、新たに得た情報や問題点を報告します。

③問題報告

→業務を進める中で問題が発生した時は、すぐに報告しましょう。素早く報告することで、的確な対応と事態の鎮静化へと繋がります。また問題を報告する時は、相談の時のように、問題内容を正確に把握することが重要です。

報告する際は、初めに「結果」から伝えます。よく言われていることですが、「結果」を伝えてから、それに至った「経緯（＝原因）」を説明することで、「なぜ、その結果に至ったのか」という、これまでの流れについての理解が深まります。

また報告の際に注意しなければならない事は、「事実」と「私見」を分ける事です。

例えば、「○○の手順が作業効率を下げており、結果損害が出る」という場合の「事実」と「私見」の報告は以下のようになります。

事実

→〇〇の手順で進めてきましたが、この手順が作業効率を下げているので、○○万円の損害が出ます。

私見

→〇〇の手順で進めてきましたが、この手順が作業効率を下げていると考えられます。このままいくと○○万円の損害が出る可能性があります。

事実を伝える場合、それまでの事実に沿った流れも一緒に報告します。反対に私見を伝える場合、「考えられる」や「可能性がある」など、あくまで自分の考えであることを伝えます。どちらの場合も、根拠となる資料を用意しておくとがベターです。

このように事実は起こった出来事をそのまま報告するのに対し、私見は今後起こることを予想して報告します。しかし、この事実と私見の境界線が曖昧だと上司は正しい判断が出来ず、誤った指示をしてしまうかもしれません。「事実」と「私見」はしっかりと区別して報告しましょう。

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本来であれば、まとめを投稿するところですが、今月から忙しくなるので、しばらくの間は投稿をお休みします。