中小企業経営のための情報発信ブログ１５１：問題解決の５つのステップ

今日もブログをご覧いただきありがとうございます。

オフィスワークでもテレワークでも、業務上の問題がひっきりなしに生じます。簡単な問題から特別でユニークなものまでさまざまです。どこから手を付けたらいいのか戸惑う問題も多いです。オフィスワークであるなら、上司や同僚にすぐに相談することもできました。しかしテレワークでは、上司や同僚に相談するには、電話を架けたりSNSを利用したりと大変です。相手がどのような状況にあるのか（ミーティング中かもしれません）分からないので、躊躇することもあります。

オフィスワークにしろテレワークにしろ、本来自分に与えられた仕事に関わる問題は自分の手で解決しなければなりません。もちろん、同僚や上司にアドバイスを求めることも重要ですが、最後は自分で判断・決断して解決に導かなければなりません。

そのために、厄介な問題を解決する際には論理的で一貫した姿勢が必要になります。

今日は、職場で微妙な問題に直面した時に、解決に導いてくれる５つのステップについて紹介します。

１．ルールやフレームワークに当てはめる

　問題が生じたら、すでに導入されている方針や評価プロセスに当てはめてみることです。例えば、会社の指針やワークストリーム、意思決定のための樹状図などに照らし合わせて、解決すべき問題を検討するのです。

　会社には、仕事を進める上での基本原則があります。この基本原則を無視することはできません。基本原則を維持しながら目前の問題を解決しなければなりません。

　問題解決に向けて指針となるルールや指針が必ずあるはずです。それを見つけてそれに照らし合わせて、問題の解決に導くのです。

２．既存のフレームワークと比較する

　批判的思考と分析スキルを駆使して、目前の問題と基準となる既存のフレームワークとを比較することです。自分が抱えている問題は、既存の基準やフレームワークにそぐわないものかを検討するのです。その答えがイエスなら、まったく合わないのか、部分的に合っていないだけなのかを見極めることです。食い違いの程度を把握することが重要です。

３．差し当たっての決断を下す

　自分の分析をもとに考えをまとめます。この問題にどのように対応すべきか、その対応は生じている問題に適しているのか、その解決方法は公正なものなのか、その対応は問題から生じた被害に対応しているのか、などを考えたうえで自分なりの決断を下すことになります。

４．同僚に意見を尋ねる

　問題を解決に導くと思えるアイデアを自分なりにまとめたら、次は他の人の意見を聞くことです。自分が気付かず見落としていた点を指摘してくれるかもしれません。自分が見落としていた新たな発見や新たなアイデアが生まれるかもしれません。

　会社の業績や評判、外部に影響を与えるような問題の解決は間違いは許されません。異なる見方や意見を取り入れることによって硬直化せず柔軟に考えることができるようになります。幅広い考え方を取り組めば、適切な対応策が見つかる可能性は格段高まります。その結果、失敗や間違いを犯すリスクは軽減されます。

５．実際に運用可能か　等を検証する

　自分なりの解決策ができたと確信すれば、次に最終段階に入ります。その解決策は「実行可能なのか」「別の問題が生じたときも対応できるのか」「決断の正しさを弁護できるか」について自問自答して、検証することです。

　計画の上では優れた解決策でも、実行できなければ意味がありません。実行に移せなければ絵に描いた餅で何の価値もありません。決断や方針のそれぞれについて、どのようにすれば実現できるのか、実行できる具体的なステップを明確にしていくことです。

　決定した解決方針を実行に移すことができても、一度しかできないとすれば、新たな問題が生じる可能性があります。様々な異なる状況でその決定が通じなければ、その決定はあまり役に立たないということです。方針というのはさまざまなシナリオに適応できるフレームワークでなければならないのです。確かに各問題が抱える背景は千差万別です。しかし、一見全く異なる問題であるように見えても共通する本質的なものは存在します。問題の解決策は、そうした共通する本質的な部分の解決に役立つものでなければならないのです。最終的には作り上げた解決策がスケールアップでき、自動化できるようなものであれば最高です。

　決定事項や方針は、ユーザーや利害関係者、社会全体を末永く守るべきものでなければなりません。また企業の評判を維持するのに役立つものでなければなりません。いくら会社の利益を上げるものであっても、法やコンプライアンスに違反するようなものであってはいけないのです。

コロナ禍でテレワークが導入され、自宅で仕事をする機会が増えました。多くの人が仕事に関する問題や課題を抱えて苦労しています。厳しい言い方ですが、自分が担当する仕事に関わる課題や問題は自分で解決するしかありません。問題の解決には論理的な思考法が必要です。先ず既存のフレームワークに沿っているかを検討し、どのように解決されるべきかを考えることからのスタートです。自分なりの解決法が見つかったら、テレワークであっても他の人の意見を聞くことです。他の人の意見や見方を加味してさらに解決策を進化させ、最後は運用可能かどうかを検証するのです。

以上の5つのステップで大抵の問題はなんとか解決への目鼻はつくと思います。参考にしてください。