仕事のメールはタイトルが勝負

突然ですが皆さん

仕事でメールを送るとき

「タイトル」をちゃんと考えていますか？

チャットアプリなら「タイトル＝最初の一文」

メールソフトなら「件名」にこだわってください。

■ダメなメールの例

〇〇様、おはようございます。昨日いただいたお仕事ですが、ようやく完成いたしました。「△△」を納品いたします。文字数は4000文字で提出方式はWordです。ご確認お願いします。

これ一見いいように思えますよね。

でも実はダメなメールなんです。

なぜダメなのかというと

「最後まで読まないと自分がなにをしていいのかわからないから」です。

挨拶から始まっていますよね。

しかしこれはビジネスメールでは不要です。

いきなり要件から始まらないと、相手は何をしていいのかわかりません。

そもそもこのメールには「タイトル」がありませんよね。

タイトルのないメールはわかりにくいです。

■書き換えの例

上記の悪い例をわかりやすく書き直してみます

【確認依頼】「△△」初稿が完成しました。確認をお願いします。

・文字数：4000字

・ファイル形式：Word

これでいいんです。

最初の1文で

「自分がなにをしなければいけないのか」がわかりますからね。

この場合は読んだ人が

「初稿が完成したので確認しないといけない」とすぐに判断できます。

■タイトルに【】を使う

ここではタイトル・件名に使える技を教えます

冒頭に必ず【】を使い

「相手になにをしてもらいたいのか」を書きましょう

具体的には

質問なら【質問】

確認してほしいなら【確認依頼】

提案があるなら【提案】

単に情報共有だけなら【共有】

お礼がしたいなら【お礼】

です。

タイトルや件名につけてから本文を書き始めましょう。

ビジネスメールなら必ずやってください。

これを使うことで確実に効率が上がります。

ただ気をつけてほしい点があります。

それは【】のあとに必ず具体的な1文を入れてください。

ダメな例としては

【お礼】

おはようございます。この前のMTGでは時間を作ってくださってありがとうございました。

これだと【お礼】のあとにあいさつでワンクッション置いてしまっています。

せっかく頭に【お礼】と書いたのに、

結局最後まで読まないと「なんのお礼」なのかがわかりません。

書き換えとしては

【お礼】昨日のMTGありがとうございました。

でいいです。

■ビジネスメールは効率が最優先

一見味気ないかもしれません。

しかしビジネスに限っていえば、効率最優先のやり取りでいいんです。

以上、なにか参考になれば幸いです^^