メールで「文字壁」を作るなぁ！
記事コラム
突然ですがあなたは、
メールで「文字壁」を作っていませんか？
「文字壁ってなに？」
と思った方もいると思います。
見たほうがわかりやすいので、悪い例をあげますね。
あなたが「職場の同僚」からもらったメールとして呼んでみてください
■悪いメールの例
お疲れ様です。最近忙しいですがお元気ですか？私は元気です。昨日は外食に行ってピザを食べました。今日は図書館に行こうと思います。どんな本があるか楽しみです。ちなみにおすすめの場所はありますか？私が特に好きなのは静かな時間を過ごせる場所です。また次の機会には一緒にどこかへ行けるといいですね。ご連絡お待ちしています。
このメールを読んだ相手はどう思うでしょうか？
・昨日外食に行ってピザを食べた？
・私におすすめの場所を聞いているの？
・ご連絡お待ちしている？なんの連絡？
疑問が次々とわいてきます。
なにを聞かれているのかわからず、混乱してしまいますよね…
■なぜこのようなメールになるのか
ズバリ「自分の言いたいことを書きなぐっているだけ」だからです。
自分が思いついたまま、あるがままをただ書いているだけなので、
非常にわかりにくい文章となっています。
■文字壁
それに加えて困るのが「文字の多さ」です。
画面びっしりに文字が書かれていると、
読んでいる方はそれだけでストレスが溜まってしまいます。
■最悪の場合「出し直し」も
こういうメールを送ると、
内容を読まれず「整理して出し直してください」
と言われることもあります。
そうすると「時間のムダ」になりますよね。
自分もメールを作り直さなければならない。
相手も手間がかかる。
いいことがありません。
■対処法
まずメールを送るときは
「感情のままに書きなぐらない」ようにしましょう。
言いたいことを言いたいのはわかります。
ですがビジネスにおけるメールは「わかりやすさ」が最優先です。
オススメは「一度自分のメモパッドに書いてみて読み直してみる」です。
「相手になにをしてほしいのか」
「一番重要なことはなにか」
「見やすい文章になっているか」
を必ず確認してください。
次に「前提条件」を入れましょう。
たとえば
・出かける時間帯は何時から何時まで
・交通手段はなにを使うのか
・範囲はどのあたりまでなのか
というように
「出かけるにあたってどのような条件があるのか」を明らかにすることです。
これは必ず伝えてください。
前提条件を知らせておかないと、
相手にせっかくおすすめを紹介してもらっても
「あ、そこは車がないといけません」
と塩対応をしてしまうことになります。
最後に必ず「自分の意見」も入れましょう
「おすすめの場所ありますか？」
という質問は相手に決定権を丸投げしています。
人は「決める」という行為にストレスを感じる生き物ですから、
丸投げの質問は相手にかなり負担がかかります。
聞くときは必ず「自分はこう思う・こう考える」
と意見を入れるようにしましょう。
■文字壁を作らないコツ
とはいっても画面びっしりに文字を書いてしまう人も多いと思います。
そういう方は以下の2つのルールを頭に入れておいてください。
① 1文は最大でも50文字以内
② 5行書いたら1行開ける
です。
これを守っていれば「文字壁」になりません。
■書き換えの例
では先ほどの悪い例を書き換えてみましょう
【提案】今週土曜日に外出します。一緒に出かけませんか？
■質問に至った経緯
・気分転換に外出します。
・最近仕事が忙しかったので、新しいスポットにうといです
・〇〇さんと最近遊んでいないので、会えるといいなと思いお誘いしました。
■前提条件
・11:00-18:00の間で5時間ほど
・横浜市内に限る
・電車で行けるところ
・バス・タクシーは使わない
■私の考え
昨日外食でピザを食べたら、かなりおいしかったです。
なので〇〇さんと一緒に同じお店でピザを食べたあと、
みなとみらいを散歩するのがいいかなと思います。
桜木町駅で降りて待ち合わせるのはいかがでしょうか？^^
お時間のある時に連絡お待ちしてます^^
どうですか？
かなりわかりやすくなりました。
これを読んだ相手は
「土曜日に出かけないか誘われている」
「行くか行かないか答えればいいんだな」
とすぐにわかりますよね。
これだけで「すごい人だな」と思われます。
■プライベートでもなるべく「構造化された文章」を
上記の書き換えは職場の同僚あてに送っています。
これが友人相手ならならもっとくだけた表現でいいですし、
もちろん敬語も使わなくていいです。
ですがプライベートでもなるべく
「構造化された文章」
を書くことは意識してください。
・感情のまま書きなぐらない
・前提条件を知らせる
・自分の考えも入れる
わかりやすい人だと思われた方が、人間関係が円滑に進みますからね^^
なにか参考になれば幸いです^^
