あ、悪い。俺の部門もうEXCEL使ってないんだよね

企業においてディファクトスタンダードなツールである

マイクロソフトのOfficeシリーズ

使い勝手がよく、誰でも利用できることから

部門最適や個人最適が進みEXCEL地獄に陥っているケースが散見される。

そんなEXECEL地獄による弊害を自社の事例を持ちいて考察してみる。

EXCEL地獄とは

エクセル地獄とは、企業内で不必要なデータのコピーが膨大に作成され、

膨大な数のエクセルファイルが共有され、最新のデータシート、

正しいデータのバージョンのファイルがどれなのか、まったくわからなくなった状況。

ととあるサイトでは定義されています。

かなり的確にEXCEL地獄を表していると思います。

みなさまも思い当たる節はあるのではないでしょうか？

営業日報や、週次報告、売り上げ見込などを全てECXELで管理しており

それぞれの部下が報告を上げてくる。

ここの部下の状況は見えやすいが、結局その個々のEXCELをマージすることに膨大な工数をかけている。

マージする工数を減らすために、マクロを個別に組み集計を効率化している。

でも社内でマクロを組める人が特定の人に限られるため、ブラックボックス化している。

ここに記載させていただいた状況は決して中小企業だけに起きていることでは有りません。

東証一部上場企業のIT企業であっても、そんな現状です。

そこで最近　「脱EXCEL」という言葉が流行り始めました。

今日はなぜ脱EXCELを実施しなければいけないのか？

EXCEL地獄の弊害の一例を自社の事例を用いて紹介し、解決策を紹介していこうと思います。

弊害１　ESの観点

ESつまりは従業員満足度に関する弊害です。

大量のEXCELが社内に蔓延している事による

管理部門、管理職を主とした　２度打ちの発生です。

２度打ちはAさんでないとできない仕事

では有りません。

そういった仕事に１日１時間かけていたと仮定すると

月間で２０時間以上の時間をEXCELの２度打ちにかけていることになります。

もちろん無駄な時間でありますが、それ以上に

「自分の存在意義がわからなくなる可能性があります。」

決して大袈裟な話では有りません。

私の会社では、この２度打ち業務が大量発生している現状があり

残業が増え、だんだんと従業員が疲弊していきました。

結果として従業員満足度が大きく低下し、退職という選択をとられてしまったのです。

管理系の部門だけでは有りません。

営業のモチベーション低下にも大きく関わります。

上長に毎日のように業務日報を提出しているのに、

週報も別途EXCELに記載して提出しなければいけない。

おまけに、案件管理表に進捗状況も記載しなければいけない。

売上管理表、見込表にも案件の状況を記載しなければいけない。

営業は管理するKPIが多いが故に、同じようなことを同じようなEXCELに何度も記入しているのです。

営業は顧客満足を創出する職種であるにもかかわらず

それとは程遠い業務に時間を割いているのが現状です。

本質と大きく異なる仕事内容であるのはいうまでも有りません。

それだけであればいいのですが、結局こういった仕事へ割く時間が増え

お客様に向かう為の時間が取れなくなっていくのです。

そしてまた嘆くのです。

「社長の一声で新しいEXCELフォーマットが増えた」と

いかがでしたでしょうか？

EXCEL地獄は徐々に従業員の方のモチベーションを蝕む要員になっているのです。

弊害２　経営層の意思決定のスピードの低下

冒頭に述べましたが、結局個別のEXCELの報告をマージする作業が発生することで、経営層のディシジョンメイクにも大きな影響を与えています。

「　見たいときに、見たい状態の情報が見れない　」

これが私が感じる一番の弊害とです。

経営企画や社長室といった部署が営業からの報告を取りまとめて

社長報告用のフォーマットに作り替えている状況。

そして経営層は決まったフォーマットの中でディシジョンメイクを実施する。

ビジネスの状況が日々変化するのに、報告のフォーマットは定型のまま。

本当にそれでいいのでしょうか？　

気がついていない指標はないのでしょうか？

当たり前のEXCEL業務を当たり前に実行しているが故に、

機会損失につながっていることは少なく有りません。

一つの解決策

今上げてきたEXCEL地獄の弊害は自社で全て起きていたことです。

私は現場の責任者として、ここに大きな問題を感じ改善に取り組んできました。

結論その一つとしてkintoneというプラットフォームに出会いました。

当時は衝撃を受けました。

ノンコーディングで開発ができる業務改善プラットフォームがやっと出てきたと。

私はこのkintoneというプラットフォームを利用して

週報の廃止、四半期事の営業会議の廃止、各種EXCELでの報告廃止を実現することができました。

それはすべてkintoneに登録された顧客情報に紐づけて、日々の営業活動状況を毎日１０分入力するだけで、

見込みに連動し、施策の進捗管理に連動し、週次の報告フォーマットに自動的に変換してくれる仕組みを構築できたからです。

結果として

プレイングマネージャーである、私の業務は大幅に効率化できました。

顧客に向かう為の時間が増え、売り上げも結果的に右肩上がり。

さらには報告の為のEXCEL準備の時間もなくなった為、残業時間も大幅に減りました。

私だけでは有りません。

部門のメンバーも日々の報告さえきちっと実施していれば

報告資料の作成など作る必要がなくなりました。

そしてITベンダーとして

同じ悩みを抱えている企業にむけて自社の仕組みをパッケージ化し展開をしています。

ココナラではそのパッケージを格安で中小企業、ベンチャー企業向けにカスタマイズして提供をしています

ここで申し上げておきたいのは

私は業務改善プラットフォームのkintoneを提供するのではなく

業務効率化によるESの向上

経営層のディシジョンメイク支援による売り上げ向上

の仕組みをご提供しているという点です。

別にEXCELのままでいいという方は世の中たくさんいますし

私はEXCELを悪とも思っていません。

しかしながら、異なる手段を用いることで、もっといい価値を享受できる状況をしらないまま終わってしまうのは損であると考えています。

ご興味のある方は一度お問い合わせください。

よい営業Lifeを