PDFファイルを自動で作成する仕組みを考える

Accessでは入力されたデータを基に簡単にレポートを作成することができます。

一度レポートのデザインを作成してしまえば、次からは何もする必要がありません。

見積書を作成する流れで解説してみます。

内容はまったくのダミーですが商品を選択して数量を入力すれば自動的に計算してくれるイメージは理解していただけると思います。

商品はマスタとして登録しておくので選択するだけです。

作成した見積内容を基に見積書を印刷イメージで表示します。

要するにフォームに入力した情報を、体裁を整えてレポートとして表示するだけなので仕組みとしてはとても単純なのです。

更にひと手間加えると、レポートを印刷する工程でPDFファイルを生成することが可能です。

指定したフォルダ内に自動的にPDFファイルを作成します。

ファイル名には日付が入っているので作成した日付順に保管できます。

特別にPDFファイル作成を意識することなく、自動的にどんどんPDFを保存してくれるような仕組みを作っておくと共有したい情報管理に役立ちます。

・会議の議事録

・業務日報

・公用車の予約表

・会議室の予約表

など、ネットワーク上の共有フォルダに保存して誰でも見れるようにしておけば大変便利です。

ちなみに私は病院で仕事をしていて、入院予定、退院予定、医師別、病棟別などの情報が誰でも簡単に見られるような仕組みをAccessで構築しています。

研修に参加したスタッフの報告書は、PDFで他のスタッフが読めるようにしておくことで知識の共有になります。

Excelの白紙ひな形を加工して提出書類を作成、印刷して提出する。

Excelのファイル名はごちゃごちゃして、どれが本物か分からなくなる。

誰かがひな形を修正して保存してしまい体裁がおかしい。

などなど...ファイル管理に煩雑さを感じることがあれば是非Accessを検討してみてください。

既にAccessが利用できる環境であればラッキーですし、購入しても１万５千円くらいです。

開発をしないユーザーは無料のランタイムを利用できるので費用はかかりません。

最後までお読みいただいて、ありがとうございます。

ご興味を持たれましたら、お気軽にご相談ください。

簡単なサンプルは無料で作成いたします。