褒められるプレゼン資料を作る5つのポイント「①整列：要素を整えてレイアウトする」

皆さんこんにちは、Tsutawaru Labo代表のユータです。

今回から、褒められるプレゼン資料を作る5つのポイントということで、プレゼン資料を作るうえで、基本にしてもっとも重要なポイントをご紹介していきます！

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第1回目となる今回は、「整列」です。

皆さんは「デザインの4原則」というものをご存じでしょうか？「デザインの4原則」とは、デザインをする上で基本となるルールのことです。かみくだいて言えば、美しいデザインをする上で守るべきポイントってことです。

実は、この「整列」もその4原則の内の1つに数えられます。

なぜ「整列」が重要なのか

では、褒められるプレゼン資料を作るうえで、なぜこの「整列」が重要なのかというと、

「読み手に対して、必要な情報をダイレクトに届け、不要な情報を限りなく減らすことができる」からです。

…ん？急に何言ってんだこいつ？

そう思った方もご安心ください。こういった説明は、どうしても抽象的なことからだんだんと掘り下げたほうがわかりやすくなるので、もう少しおつきあいください（笑）

読み手に伝わりやすい資料とは何か？

これは別の記事で詳しく解説するので、ここでは省略しますが、要するに

「読み手が資料の情報を整理する時間が短ければ短いほど、資料は伝わりやすくなる」ということです。

例えば以下のスライドを見比べてみてください。

この例でも分かるように、資料の情報を整理する時間が長ければ長いほど、資料がわかりにくいと感じてしまいます。例外はありません。

ではここで改めて「整列」が重要な理由を確認すると、「読み手に対して、必要な情報をダイレクトに届け、不要な情報を限りなく減らすことができる」からでしたね。

これはつまり言い換えると、

「要素を整えてレイアウトすることで、必要な情報を明確にし、読み手に対してダイレクトに情報を届けることができるので、資料を読み解く時間が短くなる=わかりやすい、伝わりやすい」ということです。

どうですか？なんとなくわかるような、わからないような…という感じでしょうか。

大丈夫です！まだ完全にわからなくても、何となく、「整列」が大事な理由が理解できていればオッケーです。

次のパートで、具体的に資料を「整列」する方法を説明していきます。

プレゼン資料を「整列」する方法とは？

ここまでで「整列」のルールが褒められるプレゼン資料を作るうえで大切な理由を説明してきました。

大切なのは分かったけれど、実際にどのように資料を作ればいいのか分からない（というか、それを早く教えてくれ！）というのが皆さんのご意見だと思いますので（笑）、ここからは実践的な説明をしていきます！

「整列」を意識して資料を作成するポイントは以下の４つです。

以上のポイントを1つずつ押さえていくことで、自然と「整列」された資料が出来上がるはずですので、お楽しみに♪

それでは1つずつ解説していきましょう！

① スライドの各要素をブロック分けする

まずは、スライドの各要素ごとに、ブロック分けをしてみましょう。

イメージは以下の通りです。

まだこの段階では、本当にざっくりで大丈夫です。スライドの内容を考えていくうえでブロックの配分が変わっていっても問題ありません。（ただし、この配分は資料全体では統一しましょう）

② ブロックごとに必要な余白エリアを決める

コンテンツ部は、グラフや図形、文章といったさらに細かい要素を考慮したうえで、レイアウトを細分化していきます。

そして重要なポイントが、スライドに窮屈な印象を与えないように、各ブロックごとに十分な余白を取ることを意識しましょう。

上記をスライドにあらわしたのが以下のイメージです。

ちなみに、こうして余白を決めたところで、スライド上にどう表現すればいいのでしょうか？イメージ図のように、いちいち色分けするのは大変ですよね？

その場合は、パワーポイントの機能「ガイド線」を活用しましょう！

具体的な設定方法・活用方法については、別の記事で解説していますので、もし気になる方はそちらも合わせてご覧ください♪

③ 決めた範囲の中で、要素ごとに位置を揃える

ざっくりと、スライドの内容をもとにブロックの配置と余白をイメージできたのなら、スライドは半分以上出来上がったといっても過言ではありません。

実はスライドを美しく仕上げるコツは、まさにこの「事前に構想する」部分にあるからです。やみくもにスライドに書きたいことを表現していくだけだと、結果として

「スライドの情報量が多すぎてわかりづらい」

「結局何が言いたい資料なのかわからない」

といった結末に陥ってしまいます…。ぜひともそれだけは避けたいですね。

さて、少し脱線してしまいましたが、先ほどの資料に戻りますと、予め決めたブロックに実際に要素を配置していきます。後で最終調整は行いますので、まずは各ブロックに置きたい要素を並べましょう。

いかがでしょうか？今回の資料は内容が非常にシンプルなので、予め決めておいたブロック・余白に沿って要素を「整列」するだけで、かなり見やすい資料になっているのがわかると思います。

あとは、画像の大きさが若干異なっているので、全体のバランスを見ながら、次のステップで最終調整を行っていきましょう。

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【COLUMN：テキストは「左揃えor中央揃え」どちらがいいのか？】

この記事をご覧いただいている皆さんの中にも、文章を「左揃えで入力すべきか、中央揃えで入力すべきか」悩んだことがある方もいると思います。これに関して、一概に正解はないですが、あえて言わせていただくと、

基本的にテキストは「左揃えで書くべし」

横書きの文章であれば、人間の目は自然と左から右に読むようになっています。ですので、左側のラインがそろっていると、それだけで人は「読みやすい」と感じることができます。ただし、以下のような場合については、中央揃えでもいいと思います。

・画像の上にタイトルを記載する
・キャッチコピーやメインメッセージのみを1スライドで表現する
・20文字以内で短い文章を吹き出しで記載する

こういった場合は、時には中央揃えで書くことで読みやすい・印象的なデザインにすることができます。この使い分けについては、試行錯誤していく中で、どの場合はどの揃え方にするかを身に着けるしかないと思います。

※先ほどのスライドを中央揃えで表現した場合。

テキストを「中央揃え」にしてしまうと、「左右の余白がバラバラになってしまう」ことが原因で非常に読みづらい印象を与えてしまいます。

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④ 全体のバランスを見て最終的な位置調整を行う

さて、本題に戻りまして、資料の「整列」は残すところ最後のステップとなりました。後は、実際に並べた要素のバランスを見ながら、細かな調整を行っていきます。

今回は画像のサイズが異なるので、それを調整していきます。調整の仕方は様々ですが、基本的には画像の内容を損なわないレベルでトリミングして調整しましょう。

上下のバランスを均等にすることで、「各要素を同レベルの要素として配置」することができました。

※これは、【5つのポイント「②対比」】の内容になるので、ここでは詳しく書きませんが、人はどうしても大きいもののほうに目が行きがちで、より重要な要素として偏見を持ってしまいます。

今回は、上下の要素に優劣は無いので、均等な情報として配置してあげましょう。

これにて、資料の「整列」は完了です！

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さいごに

さて、今回は、資料の「整列」について解説してきました。

内容をまとめると以下の通りです。

【「整列」が重要な理由】

要素を整えてレイアウトすることで、必要な情報を明確にし、読み手に対してダイレクトに情報を届けることができるので、資料を読み解く時間が短くなる

【「整列」を意識した資料作り４ポイント】

① スライドの各要素をブロック分けする。

② ブロックごとに必要な余白エリアを決める。

③ 決めた範囲の中で、要素ごとに位置を揃える。

④ 全体のバランスを見て最終的な位置調整を行う。

「整列」は相手が見やすい資料を作成する上で、最も基本的で重要なポイントですので、ぜひ次に作る資料から意識してみてください！

また、当記事の筆者であるTsutawaru Laboでは、

皆さんのパワポ作成・デザイン修正代行を行っていますので、

もしよろしければお気軽にご相談ください♪

今回の記事もご覧いただきありがとうございました！

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