コンピュータ入力の効率

前述でマスターファイルの重要性を簡単に説明しましたが、今回は実際入力の効率化と正確さをどのように両立できるかについて書きたいと思います。

また昔話になりますがこのようなシステムで日々の仕事が進んでいました。

①受注

電話で注文を受ける

↓

メモにお客様名、品名、数量、販売価格

↓

②

仕入先にFAXで注文。

または電話で注文。

（同じ商品でも仕入先によって価格が違う場合がある）

↓

③仕入処理

各仕入先から来た納品書に発送先の得意先名を手書きする。

その仕入伝票をもとに検品して発送手配にまわす。

↓

④

仕入先の納品書伝票に各販売価格を決定した担当者が販売価格を手書きで記入

その仕入伝票をもとに事務員が売り上げ伝票を作成。

納品書は間に合わないので翌日の荷物に同封。

相手先からの納品書から手打ちで仕入れデータ作成。

これが一連の仕事でした。

問題

入力者（事務員）の長時間労働。

各ミスの日常化。

発注ミス、価格違い、伝票の入力ミス、仕入データ入力ミス。

仕入先での商品発送ミス、仕入先側の価格ミスの未発見。

このような惨憺たる状態の改善にどのようにしたか

各マスターも必要でしたが、一時的な商品が多かったので、発注時点での入力データをそのまま保持し、仕入データ、納品書作成まで引き継ぐ事が一番効率がよいと考えてそのような構成にしました。

当時のExcelVBAはパソコンの能力もありましたが、システム構築は不可でしたので、MSAccessを使用しての構築としました。AccessのVBAも詳しいプログラマーにお聞きすると、VBAの使用は最低限にしてSQLを多用しての構築を提案されました。コツコツと自力で作成しましたね。頭がはげそうでしたが。

完成して、稼働して予想どうり多くのミスは解消。事務員も定時で退社。

得意先からの信頼も好調で、こちらからの納品書に相手メモ追加の要望もできるようにして、「注文してない。」などという相手の勘違いもなくなりました。

一度入力したデータをどのように効率よく最後まで使用して行くかが一つの効率化の要になるようです。

今やバーコードがあるので、もっと効率はよいでしょうけど。

こうした効率の向上もさることながら、このシステムで良かったのはその日の売り上げと利益が確定出来た事です。一品一品の利益から、得意先別の利益率

項目別での利益率など数値的に明確になって、経営に大きく貢献しました。

こうした数値によって高額なデジタル化の費用対効果とはどんなものかを実感出来るのかもしれませんね。