第12回「採用ってどんな仕事」

皆さんこんにちは！

週末人事のｔｍｙ(トミィ)です！

さて、今回は「採用ってどんな仕事？　なにをするの？」と言ったないようについて、お話していきたいと思います！

何故、このテーマにしたかと言うと、つい最近、ｔｍｙの会社に新しく人事で1名、入社した方がいらっしゃいました。

その方はｔｍｙと一緒に、採用業務を中心に実施することになったのですが、

「採用って、面接するだけなんですか？」

「面接以外は何をするんですか？」

等、完全に未経験の方でしたので、ｔｍｙも改めて「採用業務とは？」についておさらいすると共に、新しく入った方にキチンと教えようと思ったからです！

(その人がｔｍｙがこのブログをやっていることは知りませんが…)

もし、このブログを見てくれている方で、

「私も最近、採用の仕事に携わるようになりました！」

と、言う方がいれば、ぜひ参考にしてみてくださいね！

※あくまでｔｍｙが7年の経験を元に話しているので、全ての企業で必要と言うわけではありません。

自身の企業ではどこまでをやるべきか、キチンと整理することをオススメします！

---

・まずは採用業務にどんなことがあるかをチェック！

採用と言っても、「求人出して(›人‹；)」「わっかりました～(*'▽')」

と言うわけではありません(笑)

ざっくりですが、「人を採用する」には、以下の流れで進めて行きます。

①採用依頼

　そもそも、【他部署から依頼が来るのか？】それとも、【人事が各部署の人員を把握し、適切なタイミングで採用を提案するか】によって分かれますが、基本的には前者であることが多いです。

ｔｍｙは一応、どちらのパターンも経験したことがあるのですが、後者は採用業務＋労務管理もより把握しておく必要があります。

※前者の場合についても、必要ですが

マネジメントする立場の人が管理している場合もありますが、その管理方法が正しく運用されているか、数値は適切か、なども見ておくと良いでしょう！

▼

②人材要件の定義

さて、①で採用依頼が発生し、「じゃあ、採用していこう！( ｀ー´)ノ」となった場合でも、いきなり求人は出しません(笑)

その前に、「どんな人を採用するのか？」を、募集部署としっかりと話し合って決めていく必要があります！

例えば…

・採用する人の役職、仕事内容

・どんなターゲットにするか(未経験OK？　年齢層は？　必要資格は？)

・何人採用するか？

・どんな条件を提示するか？(給与等)

・いつまでに必要か？

みたいな感じですね！

※これで全部ではありませんが…

この部分を丁寧に作りこまないと、採用した後に、「条件と違う！」なんてことになりかねないので、時間をかけてでもしっかりと作成することをオススメします！

▼

③採用計画の作成

さて、人材要件が固まって、いよいよ採用開始！

…と、行きたいところですが、そもそも「どうやって採用するか？」と言った採用計画を提案することも、採用業務の一つだと言えるでしょう！

採用と一口に行っても、

・求人媒体(有料・無料)

・人材紹介

・ダイレクトリクルーティング

・リファラル採用

等など…様々な採用チャネル(媒体)があります。

それぞれのチャネルが、どんな特性があって、どれぐらいの費用が発生し、最終的に今回の募集に対して、どのチャネルが良いかを判断し、募集部署に提案して行きます！

ｔｍｙは上記に加えて、現在の就職・転職の市場感や、ターゲット毎の動向なども交えて提案することが多いですね！

▼

④原稿作成・リライト(修正)

人材要件、採用チャネルも決まり、いよいよ求人を出していきます！

そのためには求職者に向けた求人原稿を作成し、決定したチャネルで掲載していく必要があります。

もちろん、嘘は書いてはNGですが、それ以外にも、求人原稿にはいくつか決められたルールや、文字数制限などもありますので、いかに求職者に訴求できる原稿にするか、言い回しをどうするか等を考える必要があります。

有料媒体や人材紹介会社で掲載する場合は、初稿は依頼先のライターさんが作成してくれることが殆どですが、訴求したいポイントや、会社理解度を考えると、自身でもおおよそどんな感じにするか叩きは作成しておくと良いかと思います！

▼

⑤応募者管理・対応

さて、いよいよ原稿掲載がスタート！

応募者が来れば、書類選考や面接案内等、選考フローをスムーズに進められるように管理する必要があります。

大体ですが、掲載系の媒体であれば、管理画面上で管理することができますが、複数媒体を使用している場合などは、一括で管理できる仕組みがあると良いでしょう！

また、スカウトやDMなどと言った、企業側からのアプローチをするオプションを付けるのであれば、文面の作成や配信ターゲットのすり合わせなども行っておきましょう！

これはｔｍｙの考えですが、メールテンプレートなども作成しておくことをオススメします。

「え、テンプレートで返すのってなんだか求職者に失礼じゃない？」と思う方もいらっしゃるかと思いますが、私としては、メール内容以上に、応募者に対して選考フローを円滑に提供することこそが一番丁寧な対応だと考えていますので、案内メールや通知関連は全てテンプレートで対応するようにしています。

※個別で案内することがあれば、そのテンプレートに追記するような形にしています。

▼

⑥内定出し、フォロー

さて、無事にターゲット人材からの応募、選考も通過し、内定出しを行います！

もちろん、自社以外にも選考を受けている企業がある可能性があるので、せっかく良い人に内定を出したのに、辞退してしまった…なんてことが無いように、状況確認や、自社で働くメリットなどは、選考時点からお伝えしたり、内定後にもしっかりと再度お伝えして、求職者の意向度を上げて行きましょう。

▼

⑦入社対応、初期研修

ついにターゲット人材からの内定承諾ももらい、入社日も決まった！

これで採用担当の仕事は終わり！…と言う会社もありますが、できれば、入社当日の対応や、初期研修なども採用担当が担っておくと、良いかと思います。

内定者(求職者)側からすれば、応募から面接、内定後まで人事が一番関わってきた人間であり、言わば「会社＝人事担当」と思う人がほとんどです。

仮に、別部署の採用であったとしても、こちらから送付した入社書類を一緒に確認したり、自社とはどんなサービスを提供し、どんな部署があり、あなたにどんな仕事をして欲しいかなどを説明することで、内定者は安心してくれます。

ここは他部署や、会社の仕組みなどにも関わるので、マストで必要な事ではないかもしれませんが、少なくとも、「何かあれば、会社のことをよく知っている人事に相談しよう」と、思ってもらうことで、早期離職を防止したりすることもできます。

---

・人事に必要なスキルとは？

前項が少し長くなってしまいましたが、これでも流れとしてはざっくりしてますし、まだまだ細分化してみる必要がある項目もあるんです(笑)

これについては、また別の回でお伝えするとして、本項では、上記の採用業務に対して、採用業務をする上で、備えておくべき基本的スキルをご紹介します！

※こちらについても、全て詳細にお伝えすると長くなるので、また別の回で触れて行きたいと思います！

ｔｍｙが思う、採用業務に必要なスキルは、

①コミュニケーションスキル

②計画力

③分析力

④交渉力

⑤会社理解度

この5つです。

「いや、別に採用業務以外でも必要でしょ？」と思う方も多いと思います。

もちろん、その通りなのですが、例えば、営業の仕事と人事で使う「コミュニケーションスキル」は別ですし、企画と人事で使う「分析力」もまた異なるものになります。

言葉にすると大きく括られがちですけどね(笑)

ちなみに、この5つの能力は後天的に伸ばせるスキルになりますので、「自分はコミュニケーション力が無いから無理…」などと、悲観する必要はありません。

まぁ、仕事で必要な事は99％、後天的に身に付けられるスキルだと、ｔｍｙは思っているんですが…(*´ω｀*)

---

・人事に向いてる人

最後に、ｔｍｙが思う「人事に向いてる人」をご紹介します！

ちなみに、これに該当しないからと言って、人事に向いてない！…と言うつもりはありません！

これもｔｍｙの持論ですが、仕事の向き不向きも、99％後天的なものなので、

あくまで、目安としてお考え下さい<m(__)m>

①情に流されない

採用業務で面接をする中で、いろんな人に出会うと思います。

中には、「なんでこんな人が応募したの？」とか「この人は採用したい！」と思うケースもあるかと思います。

しかし、採用担当者が私情を入れてしまうと、公正な選考が出来ないと言うのも事実なので、あくまで最終評価は事前に取り決めた基準に則り、採否の判断をしましょう！

②言葉選びが出来る人

これも語弊が内容に先にお伝えすると、「嘘をつく」と言う意味ではありません。

採用に伴っては、会社の情報など、かなり細部に収集する必要があったり、「本音」と「建前」があったりと、様々です。

大人の世界ですからね(笑)

しかし、求職者にとっては、そんな会社の事情は関係ないので、必要な情報を取捨選択し、求職者と企業がフェアになるよう、情報提供をしなければなりません。

言い方、伝え方等を考えずに、ストレートに行ってしまうと、会社自体が誤解されることもありますので、こちらも出来れば事前に、「この情報はどんな言い回しにすべきか」「どうすれば求職者にも理解しやすい内容になるか」を考えておくと良いでしょう。

---

いかがでしたでしょうか？

今回はあくまでざっくりとした内容なので、腑に落ちない方もいるかと思います。

伝え方って難しいですよね(笑)

ｔｍｙもまだまだ採用業務の全てを理解したとは言い難い部分もありますが、一人でも多くの人が採用担当としてスキルアップすることで、会社は大きく成長すると考えています。

なので、これからも一緒に勉強・実践を繰り返し、会社に欠かせない、

「ヒト」の採用力を上げて行きましょう！

でわでわ！

週末人事ｔｍｙ