メール代行で業務効率化！メリットや料金相場、おすすめの会社を紹
メール代行とは、メールに関わる業務を代行するサービスのことです。日々の業務に追われ、メールをチェックする時間がないと悩む会社は少なくないでしょう。メール代行は、そのような会社の心強い味方です。
本記事では、メール代行の内容や料金相場、選ぶ際のポイントを解説します。また、おすすめのメール代行を7社紹介するので、どのような会社があるのか情報を得たいという方もぜひ参考にしてください。
そもそもメール代行とは
メール代行とは、メールでの問い合わせ対応や営業メールの送信、メルマガなどの配信を代行するサービスのことです。
メール対応の質が、会社の評判や信用を左右するといった側面があるため、なおざりな対応をするわけにはいきません。しかしながら、人員を雇うほどの業務があるわけではないという会社も多いでしょう。そこで、頼りになるのがメール代行です。
メール代行は、大量のメール業務を低価格で請け負います。煩雑なメール対応を代行会社に任せられ、コア業務に集中できるようになるでしょう。
メール代行に依頼できる業務内容
メール代行に依頼できる業務内容は、次のとおりです。
- メール受信や返信
- メールでのクレーム対応
- 営業メールの作成
- メルマガの制作や配信
- メール対応のデータ測定
メール代行に依頼できる業務内容のひとつは、顧客からの問い合わせメールを確認し、適切に返信することです。代行サービスによっては、プロのオペレーターが24時間365日対応してくれるため、顧客満足度も高まるでしょう。
またクレーム対応も重要な業務といえるでしょう。クレーム対応に慣れたオペレーターが対応してくれるため安心です。
営業メールやメルマガの作成や配信も依頼できます。魅力的な文章やコンテンツにより、メールの開封率やコンバージョン率の向上が期待できるでしょう。顧客のリストアップも同時に依頼すると、コンテンツ制作から送信まで一気通貫で依頼でき、より効率的です。
メール代行によっては、メール対応のデータ測定も依頼できます。メール配信の質を上げていくには、開封率やコンバージョン率の改善が欠かせません。データ測定から改善のための提案まで、幅広く請け負う代行会社もあります。
メール代行の依頼内容は多岐にわたりますが、このような業務を専門的なスキルをもった人材に依頼できるサービスがあります。それが、ココナラアシストです。
ココナラアシストであれば、必要な業務を専門的な知識をもつ人材に直接依頼できます。日本最大級のスキル登録者を誇るため、素早く必要な人材が見つかるのも魅力です。ココナラアシストの担当者が間に入るため、人材探しに時間がかかりません。
メール代行の料金相場
メール代行の料金相場は、次のとおりです。
【問い合わせ対応】
| 料金相場 | |
|---|---|
| 基本料金 | 10,000〜15,000円（月額） |
| メールの送受信 | 200〜400円（1件あたり） |
こちらは、問い合わせ対応における料金相場です。一般的な料金体系は、「基本料金＋メール件数」です。対応するメール件数が多ければ多いほど、料金も高くなります。
【メール配信】
| アドレス数 | 料金相場 |
|---|---|
| 10,000以下 | 30,000〜50,000円 |
| 10,001〜20,000 | 50,000〜70,000円 |
| 20,001〜30,000 | 70,000〜90,000円 |
| 30,001〜40,000 | 90,000〜110,000円 |
| 40,001〜50,000 | 110,000〜130,000円 |
こちらは、営業メールやメルマガなどのメール配信の料金相場です。メール配信の場合は、表にあるように対応アドレス数により料金が異なります。50,000文字以上の場合は、要相談となるでしょう。
【メール制作】
| メール制作 | 料金相場（1件あたり） |
|---|---|
| テキストメール | 5,000〜 |
| HTMLメール | 20,000〜 |
こちらは、メール制作の料金相場です。テキストメールは安価ですが、HTMLメールになると高額になります。
メール代行を活用するメリット・デメリット
ここでは、メール代行を活用するメリットとデメリットを解説します。上記のようにメール代行に依頼すると、ある程度の料金がかかります。料金をかけてでても依頼すべきかどうか悩む場合は、メリットとデメリットの内容を参考にするとよいでしょう。
メール代行のメリット
メール代行の主なメリットは、次の3つです。
- 業務効率化
- コスト削減
- メールの開封率やコンバージョン率の向上
メール代行のメリットは、メール対応にかかわる業務を丸投げできることです。メール作成や送信は、多大な労力と時間がかかります。とくに、HTMLメールの作成は専門的な知識が必要です。このような業務をプロに依頼できれば、業務効率化が図れます。
また、コスト削減にもつながります。専門的な知識がないと、余計な時間がかかり効率的とはいえません。そもそも社内にノウハウがない状態であれば、社員を教育することも難しいでしょう。
メール代行は、豊富なノウハウや技術を有し、効率的に業務をこなします。人員を増やすよりも安価にすむケースも多いでしょう。
また、プロのメール代行に依頼すると、メールの開封率やコンバージョン率の向上を期待できます。キャッチーな文章や魅力的なコンテンツで、顧客の心を捉えるメール作成が叶います。
メール代行のデメリット
メール代行のデメリットは、次の3つです。
- メール対応の遅れ
- 会社独自の表現が難しい
- ノウハウを蓄積できない
メール代行のデメリットには、メール対応の遅れが挙げられます。予測できる定型的な返信であれば問題ありませんが、緊急性の高いクレームに迅速に対応するのは困難です。緊急性の高いメールについては、別途対応を考える必要があります。
また、各会社がもつ独自の表現が難しいこともデメリットのひとつです。メール代行では、ある程度定型化された対応になりがちです。会社の理念を反映させたり、商品やサービスについて細かく答えたりといった対応は難しいでしょう。とくに、ブランドイメージを重視する会社にとって、この点は懸案事項になりえます。
ほかにも、メール対応にかかわるノウハウを蓄積できないこともデメリットといえるでしょう。メールにおける業務を外注することで、対応業務のノウハウを積む機会を失います。
またメールは、顧客との大切なコミュニケーションのひとつです。メール代行を用いることで、顧客の声や市場トレンドを捉える貴重な機会を失うことにもつながります。
メール代行を選ぶ際のポイント
ここでは、メール代行を選ぶときのポイントを解説します。数あるメール代行のなかから自社にあった会社を選ぶときの参考にしてください。
料金やサービスが自社にあっているか
メール代行を選ぶときのポイントのひとつが、料金やサービスが自社にあっているかどうかです。先述したように、メール代行に依頼する内容が多くなると、料金も高くなります。
まずは、メールにかかわる業務全般を依頼するのか、それとも必要な業務のみにするのか、依頼したい内容を決めることが先決です。内容と料金のバランスをみながら、どのメール代行に依頼するのかを決めるとよいでしょう。
また、メール代行によってはパッケージプランを用意しているところも少なくありません。プラン内容を吟味し、過不足のない内容となっているのかを確認しましょう。依頼する前に、複数の会社に見積もりを取ることが重要です。
セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策が万全かどうかも重要なポイントです。メール代行に依頼する際は、顧客の個人情報を共有することになります。
メール代行から情報が漏えいしたとしても、社会的責任を負うのは依頼側です。顧客からだけでなく、社会からの信用も失いかねません。メール代行を選ぶときは、プライバシーマーク（Pマーク）や情報セキュリティ認証（ISO14001）を取得しているかどうかの確認は必須です。
プライバシーマークは個人情報を適切に管理していることを、情報セキュリティ認証は情報セキュリティに関する規格を満たしていることを表しています。
ほかにも、データの暗号化やアクセス制限、定期的なセキュリティ監査なども重要な要素です。さらにメール代行のスタッフが、セキュリティの重要性について十分に理解しているかどうかも確認しましょう。
セキュリティ対策に力を入れているメール代行であれば安心です。
これまでの実績は十分か
メール代行を選ぶときは、これまでの実績が十分かどうかも確認しましょう。過去に、自社と同じ業種・業態の依頼を請けた実績があれば、自社のニーズをより深く理解してもらえます。
また、これまでの成果を数値で提示してもらうことも大切です。メールの開封率やコンバージョン率、クリック率などで実績を確認できれば安心して依頼できるでしょう。
おすすめのメール代行を7社厳選！
ここでは、おすすめのメール代行を7社紹介します（2025年1月調べ）。メール代行を利用したいと検討している会社は参考にしてください。
1.ココナラアシスト
おすすめのメール代行のひとつ目は、フルリモートのアシスタントに必要な業務を依頼できるココナラアシストです。主な特徴は、次の3つです。
- 月40時間から依頼できる
- 採用費は0円・月額8万円から依頼可能
- 即戦力となる人材が素早く見つかる
ココナラアシストは月40時間から依頼でき、使いきれなかった時間は翌月に繰り越せるため、リソースを無駄なく活用できます。採用費は0円、月額8万円からで、そのほかのコストは発生しません。明瞭会計も大きな特徴のひとつでしょう。
依頼できるのは、即戦力となる人材なため、教育コストがかからないのもうれしいポイントです。日本最大級のスキル登録者を誇り、欲しい人材を素早く見つけられます。緊急でメール対応を任せられる人材が必要な場合は、ココナラアシストを利用してみてください。
2.HELP YOU
HELP YOUは、平均継続率98％を誇る実績のあるメール代行サービスです。主な特徴は、次の3つです。
- パソコン業務ならなんでも相談できる
- トライアル・チームプラン・1名専属プランの3つのプランを用意
- データ入力・資料作成などのバックオフィス作業が強み
HELP YOUは、メール代行のみならず、パソコン業務ならなんでも相談できます。営業事務や秘書、経理、マーケティング、広報など幅広い業務に対応可能です。そのなかでもデータ入力や資料作成、スケジュール調整などのバックオフィス作業を得意としています。
トライアル・チームプラン・1名専属プラント3つのプランを用意しており、トライアルであれば契約期間は1ヶ月です。本格的に依頼する前に、メール代行を試してみたい会社にぴったりでしょう。
3.【PR】グロップ
【PR】グロップは、創業45年を誇るメール代行で、主な特徴は次のとおりです。
- 短期間で正確なサービスを提供
- 事務業務とコールセンターが2大サービス
- 短期間の利用も可能
【PR】グロップは、短期間で正確なサービスを提供するメール代行です。事務業務とコールセンターが2大サービスで、事前に徹底的なヒアリングをおこない、希望に叶う業務や費用を提案します。短期間での利用も可能で、繁忙時期のみ依頼したいといった要望にも柔軟に対応できます。
4.IMOSS（アイモス）
IMOSSS（アイモス）は、メールマーケティング全般に対応できるメール代行です。主な特徴は、次の3つです。
- メール制作からメールマーケティングまで対応
- メール配信用の動画制作も依頼できる
- フォーム制作・マイページ制作・サイト制作も可能
IMOSS（アイモス）は、メール制作からメールマーケティングまで、メールにかかわる幅広い業務に対応できます。メール配信の際は、高セキュリティ顧客管理・配信システム「クライゼル」を用いておこなうため安心です。
動画制作も対応可能で、動画やアニメーションを取り入れたい要望のある会社におすすめでしょう。フォーム制作やマイページ制作、サイト制作も依頼できます。
5.KDDI Message Cast
KDDI Message Castは、KDDIが提供するメール代行で、主な特徴は次のとおりです。
- 初期費用・月額費用0円
- 2ヶ月間（3,000通）までお試しで依頼できる
- 660文字までの長文も送付可能
KDDI Message Castの大きな特徴は、SMS送付通数に応じた従量課金制を採用しており、初期費用や月額費用は不要なことです。2ヶ月間（3,000文字）までお試しできるため、メール代行の成果を確認してから依頼できます。
660文字までの長文も送付でき、多くの情報を顧客に届けられます。到達率98％以上、開封率80％以上と実績も確かです。
6.TELシンク24
TELシンク24は、24時間365日対応可能なメール代行です。主な特徴は、次の3つです。
- メール代行にコールセンターをプラスすると割引あり
- メールの返信は10分以内とスピーディー
- さまざまなパッケージプランを用意
TELシンク24は、24時間・年中無休なため、年末年始やゴールディンウィークのメール代行を依頼したい会社に適しています。電話代行が本業のため、メール代行にコールセンターをプラスすると割引を受けられます。
メールの返信は10分以内と、高い品質のメール対応が可能です。購買意欲が高くなる深夜の潜在顧客の掘り起こしにも役に立つでしょう。さまざまなパッケージプランを用意しており、使い勝手のよさも魅力です。
7.メールの見張り番
メールの見張り番は、メールのフィルタリングからエスカレーション、対応内容の月次レポート作成まで、メールにかかわる業務を中心に請け負うメール代行です。主な特徴は、次の3つです。
- メール受信・フィルタリング・メール管理・月次レポート作成に対応
- オプションでメールマガジン配信やメールアドレス取得などもサポート
- 基本料金は月額5,000円からと安価な料金設定
メールの見張り番は、メール受信やフィルタリングから月次レポートの作成まで、メールに関わる業務を中心に請け負います。オプションでメールマガジン配信やメールアドレス取得などもサポート可能です。
基本料金は、月額5,000円からと安価な料金設定で利用しやすいのも特徴です。メールのやり取りに不慣れな場合や、簡単な返信のみだけでもアウトソーシングしたい会社にぴったりでしょう。
メール代行を活用してコア業務に集中しよう！
メール代行とは、メールでの問い合わせや営業メール、メルマガなどの配信を代行するサービスのことです。メールでの対応は欠かせないものの、コア業務に時間を取られ、メール対応がおろそかになっている会社が少なくありません。このような会社にとって、メール代行は心強い味方です。
ココナラアシストも、メール代行としておすすめのサービスです。即戦力となる人材が素早く見つかり、必要な業務を信頼できる人材に任せられます。ココナラアシストであれば、メール代行だけでなく、経理やマーケティングといったほかの業務も同時に依頼でき便利です。業務効率化が課題という会社は、ココナラアシストの利用を検討してみてください。
