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倉庫業務をマクロで改善した成功事例7選！勤務時間25％カットを達成した㊙ノウハウ公開します！
記事学び
マクロを業務で活かす前の勤務時間は平均で10時間/日程で、残業時間に直すと平均2時間/日で倉庫会社の一般的なレベルです。
マクロの設定をしていた3か月ほどは一時的に勤務時間が伸びましたが、完成した暁には平均7.5時間/日で仕事が終わるようになりました。その結果、時間に追われることなく落ち着いて仕事ができるようになり、従来よりも有給休暇を多めに取得することもできました。
1つマクロを設定するだけでは、劇的に業務量を減らすことは難しいですが、マクロで沢山効率化できる箇所はあるはずです。
時には、マクロを使えるようにお客さんや協力会社と掛け合うことも必要かもしれません。
皆さんの忙しい日々を少しでも改善できるようにご紹介していきます。
倉庫の仕事をマクロで改善した事例7選
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マクロは、Excel、Word、Powerpoint、Outlookといった普段仕事において頻度高く使うソフトの決まりきった動作を自動化することができます。
本記事では、倉庫の仕事において効果が大きいと考えられる機能とその実例をご紹介して、皆さん自身がマクロの学習に取り組んで下さったり、身近にマクロを使える人に頼んで業務をラクにして下さるきっかけになればと考えています。
今回ご紹介するのは、下記の7事例です。
事例①：Excelデータの編集
事例②：グラフ作成
事例③：フォルダ作成
事例④：メールの添付ファイルを自動保存
事例⑤：フォルダ内の複数のExcelデータ、複数のシートのExcelデータを1つにまとめる｜Excelデータを客別・納品先別に分割
事例⑥：フォーマットの決まった書類・メール作成
事例⑦：ウェブ操作
それぞれご紹介していきます。
事例①：Excelデータの編集（難易度：★☆☆）
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倉庫の仕事での具体的な活用例としては、以下が挙げらます。
具体例①：送り状作成のためのデータ編集
お客さんからもらった出荷オーダーを基に、運送会社の送り状発行システムにデータ登録を行い、送り状を作成することがあります。
ただ、出荷オーダーに以下のような不備があることもあります。
✓必要な項目の入力が漏れている
✓宛名の文字数が制限を超えている
✓送り状の作成が不要な行のデータが存在する
それぞれに対して、自動で下記の編集を行うようにしました。
✓空白のセルがあれば、そのセルに色を塗って目立つようにする
✓全角→半角の切替、株式会社→㈱と省略して文字数を節約する
✓不要な行の値は全て削除する
私が担当していたお客さんは、送り状作成時に10件程の不備が見つかっていたため、不備を見つけ修正するまでの時間が15分/日程度掛かっていました。
マクロで自動処理を取り入れたことでものの数秒でデータ編集ができるようになりました。
イメージが付きにくい方は、「全角⇔半角の切替」は下記の動画が参考になりますのでご覧下さい。
文字の置換は、下記の動画が参考になりますのでご覧下さい。
行、列の値削除は、下記の動画が参考になりますのでご覧下さい。
≫≫ソースコードは、主に以下を参照しました。
サイト：パソコンスキルの教科書
ページ：エクセルマクロVBAでWord連携！ワード操作して差し込み印刷
ページ：エクセルVBAで請求書PDF作成｜複数の取引先別に自動転記
ページ：VBAでエクセル内の複数シートのデータを一つにまとめる
ページ：エクセルマクロVBAで集計｜月末処理のデータ計算を自動化
事例②：グラフ作成（難易度：★☆☆）
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倉庫の仕事での具体的な活用例としては、以下が挙げられます。
具体例①：勤務時間、売上・費用・利益の推移等のグラフ化
お客さんや、協力会社との定例会で、数か月～数年単位での入荷量、出荷量、作業時間、ミスの発生件数といった指標をグラフ化して、その結果に対しての意見を加えた資料を作って発表していました。
コメントはグラフを見て作成しますが、以下の作業は自動化できます。
✓グラフの種類を選ぶ（円グラフor折れ線グラフor棒グラフ）
✓X軸Y軸の名称や単位を修正する
✓その他見栄えを整える（途中を波線で省略した棒グラフにする等）
グラフ作成に10個×5分で約50分/月掛かっていたのが、数秒で終わるようになりました。
イメージが付きにくい方は、下記の動画の「できること6 グラフ作成」(9:55～11:00)、「できること7 パワポへグラフを入れ込む」（11:05～12:00）が参考になりますのでご覧下さい。
≫≫ソースコードは、主に以下を参照しました。
サイト：パソコンスキルの教科書
ページ：エクセルマクロVBAで折れ線グラフを連続自動作成｜範囲選択、タイトル、軸ラベル、色も変更
ページ：パワーポイントにグラフを自動貼付！エクセルVBAでパワポを操作する方法
事例③：フォルダ作成（難易度：★☆☆）
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沢山のファイルを整理して保管するために使用するフォルダですが、Excelでファイル名さえ投入すれば、一瞬で大量のフォルダ作成ができます。
倉庫の仕事での具体的な活用例としては、以下が挙げられます。
具体例①：入出荷データを保存するフォルダの作成
お客さんからExcelやPDFで出荷データを受け、それらをPCで保存することがあります。保存先が明確になるように日別でフォルダを手動作成する場合、10社程度のお客さんを担当していると、6秒×10社で約1分/日は掛かっていました。
年初めに、全社1年分作成するだけなら約1分/年で完成します。
元々掛かっていた時間が短いので効果は薄いですが、マクロを作成する難易度は非常に低く、手始めに取り掛かってみるには最適です。
イメージが付きにくい方は、下記の動画の「できること12 フォルダの自動作成」(18:20～19:45)が参考になりますのでご覧下さい。
≫≫ソースコードは、主に以下を参照しました。
サイト：パソコンスキルの教科書
ページ：マクロVBAでセルの値で同じ階層に複数フォルダ一括作成
ページ：VBAで複数フォルダを階層別に一括作成
事例④：メールの添付ファイルを自動保存（難易度：★★☆）
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倉庫の仕事での具体的な活用例としては、以下が挙げられます。
具体例：メール添付される出荷オーダーを決められたファイルに保存
メールにて送られてくる出荷データ等のExcel・PDFファイルは、保存しておくことが求められますが、メールの送信元と件名さえ決められていれば、指定したフォルダに自動的に保存することが可能です。
メール保存するファイル数は約10個/日だったので、6秒×10回＝約1分/日掛かっていたのが数秒に短縮されたことに加えて、沢山のメールの中に埋もれて見落としてしまうリスクが避けられるようになりました。
イメージが付きにくい方は、下記の動画の「できること10 受信メールの添付ファイルを自動保存」(16:10～17:20)が参考になりますのでご覧下さい。
≫≫ソースコードは、主に以下を参照しました。
サイト：パソコンスキルの教科書
ページ：VBAで定期通知されるOutlookメールの添付ファイルを自動保管
事例⑤：Excelデータを客別・納品先別に分割｜複数のExcelファイル・シートのデータを1つにまとめる（難易度：★★☆）
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倉庫の仕事での具体的な活用例としては、以下が挙げられます。
具体例①：請求書作成
お客さんから依頼を受けて、荷物を運ぶためにトラックを手配することがあります。この場合、運送会社にとってのお客さんは倉庫会社になるため、それぞれから請求明細データが届きます。
それを下記のように1つのデータとしてまとめます。
さらに、そのデータを倉庫会社にとってのお客さん別に分割して請求書を作成します。
イメージが付きにくい方は、下記の動画の「できること4 請求書作成」(7:00～8:00)、「できること5 複数のExcelに分割」(8:05～9:50)が参考になりますのでご覧下さい。
≫≫ソースコードは、主に以下を参照しました。
サイト：パソコンスキルの教科書
ページ：エクセルVBAで請求書PDF作成｜複数の取引先別に自動転記
ページ：エクセルマクロVBAで集計｜月末処理のデータ計算を自動化
具体例②：請求明細をひとまとめに
10社程度のお客さんを担当していると、運送会社も複数社起用することになるので、複数社から貰う請求明細を一度ひとまとめにした上で、上の「具体例①：請求書作成」を行います。
イメージが付きにくい方は、下記の動画の「できること13 フォルダ内のExcelを一括処理」(20:00～21:35)でExcelに関して、「PDFの情報をExcelに一覧」(21:40～22:20)でPDFに関して、参考になりますのでご覧下さい。
≫≫ソースコードは、主に以下を参照しました。
サイト：パソコンスキルの教科書
ページ：VBAでフォルダ内の全てのエクセルデータを一つにまとめる
「具体例①：請求書作成」と「具体例②：請求明細をひとまとめに」の合わせ技によって、約1時間/月掛かっていた仕事が数秒で完結するようになりました。
特に、協力会社から請求書を受け取ってから、お客さん向けの請求書を作成するまでは時間的にタイトなため、助かりました。
事例⑥：フォーマットの決まった書類・メール作成（難易度：★★☆）
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倉庫の仕事での具体的な活用例としては、以下が挙げられます。
具体例①：運送会社別納品データ、入庫予定表、年末年始・異動の挨拶
倉庫の仕事では、以下の帳票、データ、メールを作成することがあります。
✓出荷データを基に、運送会社別納品データ通知
✓入荷データを基に、入荷予定表
✓メーリングリストの宛先を基に、挨拶メール・お手紙
上記は、事例①：Excelデータの編集の応用版で、完成ファイルはをExcelだけでなく、Word・Powerpoint・PDF・メールでも可能です。
「出荷データを基に、運送会社別納品データ」に関して、出荷データを基に、運送会社別にフィルターを掛けて総重量や総容積がどれくらいになるか計算して、メール、FAX、電話にてお知らせしていました。
マクロを制作した段階で、各運送会社に対してメールによるデータ送付に変更させて頂けるようお願いしたこともあり、3分×5社で15分/日掛かっていた仕事が数秒で終わるようになりました。
「入荷データを基に、入荷予定表」に関して、お客さんが発注した全リストを頂いて、そのリストの中から納品予定が1週間後以降のデータを削除したり、入荷作業に影響のない商品の仕入値等の項目を消去したりして、その上で見栄えを整えて帳票として、作業会社に提供していました。
5分/日は掛かっていましたが、これも数秒で終わるようになりました。
「メーリングリストの宛先を基に、挨拶メール・お手紙」に関しては、年末年始・異動の挨拶、夏季・冬季休暇のお知らせ等、本文は使い回しで、宛先のメールアドレスと宛名だけ変更して、送付していました。
お客さん、協力会社等の取引先が50社程度と多いので、10秒×50社で10分弱は掛かっていましたが、これも数秒で終わるようになりました。さらに、送り忘れてご迷惑をお掛けすることもなくなりました。
このマクロを使用する機会は10回/年以下ですが、このようなメールやお手紙をお送りする時は忙しい時期であることから、助かったと感じています。
イメージが付きにくい方は、下記の動画の「できること3 チームへの定期配信」(5:00～6:55)と「できること9 メール送信」(13:35～16:05)でメールに関して、「できること8 Wordに差し込み処理」(12:05～13:30)でWordに関してご紹介されておりますのでご覧下さい。
この動画では、マクロを起動させることも自動化しています。
≫≫ソースコードは、主に以下を参照しました。
サイト：パソコンスキルの教科書
ページ：Excel×Outlook｜VBAでエクセル表をメールに貼り付け通知（運送会社別納品データ通知）
ページ：エクセルVBAで請求書PDF作成｜複数の取引先別に自動転記（入荷予定表）
ページ：エクセルマクロVBAでWord連携！ワード操作して差し込み印刷（挨拶メール・お手紙）
ページ：VBAで複数Outlookメールを個別作成し一斉送信｜添付ファイルも付ける（挨拶メール・お手紙）
事例⑦：ウェブ操作（難易度：★★★）
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倉庫の仕事での具体的な活用例としては、以下が挙げられます。
具体例①：値転記
Excelで出荷データを受け取って、そのデータの値をコピーして、ヤマト運輸、佐川急便等の送り状発行システムに貼り付けて、送り状作成します。
コピーして貼り付けて送り状作成するだけなら、約30秒/件で完了しますが、正しくコピーして、貼り付けられたのか心配でチェックしていたので、約1分/件掛かっていました。
マクロでは、数秒で処理が完了し、ヒューマンエラーも起こらないため正しく送り状作成できたかのチェックも要りません。30件/日の送り状作成に30分程度掛かっていましたが、数秒で完了するようになりました。
イメージが付きにくい方は、下記の動画が参考になりますのでご覧下さい。
具体例②：自動データ取得
「具体例①：値転記」の逆ですが、ウェブページに載っているデータを取得することも可能です。
運送会社の追跡システムにアクセスして、到着状況を一覧で取得して、Excelに貼り付けて、運送会社の不手際によって到着が遅れている荷物がないか確認していました。
「具体例①：値転記」の技術で追跡システムに送り状№を入力し、当技術でデータ取得することで30分/日掛かっていた仕事が数秒で終わるようになりました。
イメージが付きにくい方は、下記の動画の「ウェブ情報をExcelに一覧」(22:25～23:35)が参考になりますのでご覧下さい。
具体例③：入出庫処理の自動化
当日の入庫リストがお客さんから提供され、現場作業員がその通りに届いているか確認した後、確定処理を行うことがあります。
この確定処理を商品ごとに行わなければならないお客さんのシステムでは、入庫処理№を入力して、「合致」ボタンをクリックすることの繰り返しを手動で行っていました。
ウェブページの反応も遅かったために、付きっ切りで約1時間/日掛かっていましたが、全自動で行えるようになりました。
イメージが付きにくい方は、下記の動画が参考になりますのでご覧下さい。
≫≫ソースコードは、いずれも主に以下を参照しました。
サイト：パソコンスキルの教科書
ページ：VBAでie操作！リンクやボタンを自動クリックしてウェブ情報を取得
最後に
マクロの活用例についてご紹介致しましたが、如何でしたでしょうか。
マクロを学んでみようと思われた方は、下記の記事でどのように学んでいくことが近道であるか解説しておりますので、ご一読下さい。
学んでいる際に困ったら、ご相談に乗りますのでお気軽にメッセージ下さい。
また、マクロを学ぶのが面倒だけど、業務をラクにしたいという方は、以下のサービスで、業務改善の対象を見つける所から、制作までお受け致します。
これってマクロで自動化できるのかなという疑問をお持ちでしたら、まずはお気軽にメッセージ下さい。
